OfisYönetimi

Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi, hafta içi her gün 09:00'da açılmaktadır. Birimin kapanış saati ve öğle arası hakkında bilgi bulunamamıştır.

Ofis Teknolojileri ve Veri Yönetimi Programı mezunları, kamu ve özel sektör kuruluşlarında çeşitli pozisyonlarda çalışabilirler. Başlıca iş alanları: Veri yönetimi ve analitik: Veri yönetimi uzmanı, veri analisti, veri tabanı yöneticisi. Ofis yönetimi ve idari işler: Ofis yöneticisi, idari işler uzmanı, büro elemanı. Belge ve arşiv yönetimi: Belge yönetimi uzmanı, dijital arşiv uzmanı, arşiv sorumlusu. Bilgi sistemleri ve teknoloji: Sistem yöneticisi, IT destek uzmanı, ağ yöneticisi. Müşteri ilişkileri yönetimi: CRM uzmanı, müşteri hizmetleri uzmanı. Proje yönetimi ve koordinasyon: Proje asistanı, proje koordinatörü. Mezunların sahip olması gereken bazı beceriler: Ofis yazılımları bilgisi (Microsoft Office, Google Workspace). Veri tabanı yönetimi. Veri analizi ve raporlama. Bilgi güvenliği. Proje yönetimi araçları kullanımı. İletişim becerileri. Organizasyon ve planlama. Problem çözme. Dijital okuryazarlık.

Hukuk işleri müdürü, genellikle bir şirketin veya kurumun hukuki işlerinden sorumlu olan ve hukuk departmanını yöneten bir üst düzey yöneticidir. Başlıca görevleri: Hukuki stratejiler belirleme. Hukuki uyumluluğu sağlama. Yasal riskleri yönetme. Şirketin çıkarlarını koruma. Dava süreçlerini takip etme. Hukuki görüş talepleri karşılama. Anlaşmazlıkları önleyici tedbirler alma. Hukuk işleri müdürü, ayrıca belediye gibi kamu kurumlarında da görev yapabilir ve bu durumda belediyenin yasal işlemlerini yürütmek, tüzel kişiliği temsil etmek gibi ek sorumluluklar üstlenebilir.

"Serty" kelimesinin ne anlama geldiğine dair bilgi bulunamadı. Ancak, "sekreter"in iş tanımı şu şekilde özetlenebilir: Sekreter, bir şirket veya yönetici için büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişidir. Görevleri arasında: çağrıları cevaplamak ve mesajları not almak; müşterileri kabul edip ilgili birimlere yönlendirmek; günlük iş raporu tutmak; randevuları ayarlamak ve toplantı tarihlerini düzenlemek; fatura ve giderleri kaydetmek veya işlemek; ofis malzemeleri envanterini tutmak ve siparişlerini vermek; müşteri bilgilerini gizli tutmak yer alır. Sekreterler, çalıştıkları sektöre göre farklı görevler üstlenebilir.

Personel kartlarının formatı, Millî Eğitim Bakanlığı Personel Kimlik Kartları Yönergesi'ne göre şu şekilde olmalıdır: Bilgi başlıkları: Kartlar, Türk Standartları Enstitüsü'nün Mart 1990 tarihli TS 8058 sayılı standardında belirtilen özelliklere ve EK-1 örneğinde yer alan bilgi başlıklarına uygun olmalıdır. Fotoğraf: Son 6 ay içinde çekilmiş renkli fotoğraf yapıştırılmalı ve fotoğrafın sağ alt köşesi küçültülmüş soğuk damga ile mühürlenmelidir. Kişisel bilgiler: Çalışanın adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, görev unvanı ve görev yeri gibi detaylar yer almalıdır. Kurum bilgileri: Kartta, kurumun adı ve logosu bulunmalıdır. Barkod veya RFID çip: Güvenlik amacıyla barkod veya RFID çip gibi teknolojik detaylar eklenebilir. Personel kartlarının genellikle tercih edilen ölçüsü, kredi kartlarıyla aynı büyüklükte olup 85,60 mm × 53,98 mm'dir.

Phomemo M110 şeffaf etiket, genellikle fiyat etiketleri, barkod etiketleri, logo etiketleri ve DIY (kendin yap) etiketleri gibi çeşitli uygulamalarda kullanılır. Bu etiketler, suya dayanıklı, yağa dayanıklı, aşınmaya dayanıklı ve güçlü yapışma özelliklerine sahiptir. Phomemo M110 etiket yazıcısı ile uyumlu olan bu şeffaf etiketler, giyim, bakkal, süpermarket, telekom, takı, posta, okul ve ev kullanımı gibi alanlarda tercih edilir.

Proje Yönetim Ofisi (PMO) şu özelliklere sahip olmalıdır: Misyon ve Amaç: PMO'nun rolü, sağlayacağı değer ve projeler üzerindeki etkisi açıkça tanımlanmalıdır. Yapı: Şirketin ihtiyaçlarına bağlı olarak destekleyici, denetleyici veya yönetimsel bir yapı seçilmelidir. Organizasyonel Konumlandırma: PMO, organizasyon yapısında merkezi bir birim olarak veya departmanlara özgü birimlerle entegre bir şekilde yapılandırılabilir. Süreçler ve Politikalar: Proje yaşam döngüsü süreçleri, risk ve değişiklik yönetimi, performans ve raporlama için standart süreçler ve araçlar tanımlanmalıdır. Paydaş Katılımı: Üst yönetim desteği sağlanmalı, ekipler eğitilmeli ve değişim yönetimi stratejileri uygulanmalıdır. Araç ve Teknolojiler: Proje yönetimini destekleyecek yazılımlar, iletişim araçları ve raporlama sistemleri kullanılmalıdır. Sürekli İyileştirme: PMO'nun performansı düzenli olarak gözden geçirilmeli ve şirketin ihtiyaçlarına göre güncellenmelidir.

Sekreter, bir şirket veya yöneticinin büro ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişidir. Sekreterin bazı görevleri: Randevu ve toplantı düzenleme. Telefon ve e-posta trafiğini yönetme. Müşterileri karşılama ve yönlendirme. Ofis yazışmalarını düzenleme. Gelir gider hesaplarını tutma. Şirket bilgilerini gizleme. Ofis malzeme stokunu takip etme. İş raporları hazırlama. Sekreterlik, tıbbi sekreterlik, yönetici sekreterliği, hukuki sekreterlik gibi farklı alanlarda uygulanabilir.

Desimal dosyalama sisteminde izin dönüşü işlemi, aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir: 1. Dosyanın Eski Yerine Geri Konulması: İzin dönüşü yapan dosyanın, eski yerine geri konulması gerekir. 2. Kartın Yerleştirilmesi: Dosyanın alındığı eski yere, dosyanın eski ve yeni adlarını içeren bir kart yerleştirilir. 3. Değişme Nedeninin Belirtilmesi: Dosyanın adının değişme nedeni bu karta eklenir. 4. Yeni Göz veya Rafın Belirtilmesi: Dosyanın geçirildiği yeni göz veya rafın adı ve tarih yazılır. Örneğin, "LÜTFİYE AYDIN" dosyası evlenme nedeniyle "LÜTFİYE ALEÇAKIR" olarak güncellenir ve "AL" gözüne geçirilir. Desimal dosyalama sisteminde, bir konuya verilen numara (örneğin 1621 mühendislerin yıllık izin işleri) örgütün merkez ve taşra birimlerinin tümünde aynen kullanılır.

Özbek sekreterlerin ne iş yaptığına dair bilgi bulunamadı. Ancak, genel olarak sekreterlerin görevlerinden bazıları şunlardır: randevuları ve toplantıları düzenlemek; gelen aramaları cevaplamak ve not alarak ilgili kişilere iletmek; ofis için gerekli malzeme siparişlerini vermek; gelen müşterileri karşılayarak ilgili bölümlere yönlendirmek; gelir gider hesaplarını not tutarak sisteme işlemek; şirket ve müşteri bilgilerinin gizliliğini sağlamak. Sekreterler, çalıştıkları şirketin veya yöneticinin faaliyet alanına göre farklı görevler üstlenebilirler.

Gezi inceleme raporu hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Hedef belirleme. 2. Araştırma konusu seçimi. 3. Kaynak kullanımı. 4. İzlenim raporu. Raporda dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Gözlemlerin objektif bir şekilde aktarılması; Elde edilen bilgilerin güvenilir kaynaklardan doğrulanması; Raporun sistematik bir şekilde sunulması (giriş, gelişme, sonuç); Görseller veya haritalar kullanılarak raporun zenginleştirilmesi.

Nöbet değişim formu genellikle şu şekilde hazırlanır: 1. Formun Tanzimi: Nöbet değişimi yapacak personel, formu 2 nüsha halinde hazırlar. 2. İmza: Form, ilgili personel tarafından imzalanır. 3. Teslim Süresi: Form, en az 2 iş günü öncesinden idari büroya teslim edilir. 4. Müdür Onayı: Müdürün onayı ile nöbet değişimi gerçekleşir ve formun ikinci nüshası personel tarafından alınır. Örnek bir nöbet değişim formu, "Demo Hastanesi Nöbet Değişim Formu" olarak prokalite.com sitesinde mevcuttur. Önemli Notlar: Nöbet değişimi, Çağrı Merkezi Müdürünün bilgisi ve izni dışında yapılamaz. Yıllık, sağlık ve mazeret izni kullanan personel, izinleri öncesinde ve sonrasında vardiya değişimi yapamaz.

Destek personelinin görev tanımı, çalıştığı kuruluşun veya işletmenin işleyişine destek veren profesyonelleri kapsar. Bazı görev tanımları: Müşteri hizmetleri: Müşteri şikayetlerini dinlemek ve çözüm önerileri sunmak. Teknik destek: Teknik sorunları teşhis etmek ve kullanıcıları bilgilendirmek. Operasyonel süreçler: İnsan kaynakları süreçlerini desteklemek ve veri girişi ile raporlama görevlerini yerine getirmek. Temizlik ve düzen: Ofis temizliği, havalandırma ve gerekli durumlarda klima açma gibi işlemleri yapmak. Getir-götür işleri: Fotokopi ve diğer basit işleri yerine getirmek. İş sağlığı ve güvenliği: İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili önleme, koruma, tahliye, yangınla mücadele ve ilk yardım konularında görev almak. Destek personelinin görev tanımı, çalıştığı kuruma ve pozisyona göre değişiklik gösterebilir.

Yardımcı hizmetli memurun görevleri, çalıştığı kuruma ve amirinin talimatlarına göre değişiklik gösterebilir. Genel olarak şu işleri yaparlar: Evrak ve kargo işleri: Gelen evrak ve kargoların teslimatı ile ilgilenirler. Temizlik: Kurumun iç ve dış temizliğinden sorumludurlar. Büro işleri: Ofis malzemelerinin temini, giriş-çıkışlarının denetimi ve depolanması gibi görevleri vardır. Diğer destek hizmetleri: Çay-kahve servisi, misafir yönlendirme, kırtasiye düzeni gibi destek işlerinde görev alırlar. Görev tanımı, kurumdan kuruma farklılık gösterebilir ve "amirin vereceği diğer işler" maddesi ile genişleyebilir.

Resmi yazışma kuralları, genel olarak dört ana bölüme ayrılır: 1. Başlık: Yazıyı gönderen kurum veya kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. 2. Metin: "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır. 3. İmza: Belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı, soyadı ve unvanının yazıldığı bölümdür. 4. Ek, Dağıtım ve İletişim Bilgileri: Belgenin ekleri, dağıtım yapılacak yerler ve iletişim bilgilerinin yer aldığı bölümdür.

Resmi mesai saatleri, kamu kurumları için genellikle 13.00'e kadar devam eder. Özel sektörde ise çalışma saatleri işverenin politikalarına bağlı olarak değişir; bazı işletmeler yarım gün mesai yaparken, diğerleri tam gün çalışmayı tercih edebilir. Haftalık çalışma süresi ise 4857 sayılı İş Kanunu'na göre en fazla 45 saattir.

Adliyede idari işler müdürünün bazı görevleri: Personel yönetimi: Personel işe alımı ve eğitimi, atama ve terfilerin koordinasyonu. Bütçe ve finans yönetimi: Bütçe planlaması, gelir ve giderlerin izlenmesi, mali raporların hazırlanması. Malzeme ve kaynak yönetimi: Ofis malzemeleri, ekipman, bilgisayar ve yazılım temini, bakım ve onarımlarının sağlanması. Dokümantasyon ve kayıt tutma: Tüm dokümanların ve kayıtların yasal düzenlemelere uygun şekilde tutulması. İş sağlığı ve güvenliği: İş sağlığı ve güvenliği konularında işbirliği yapma ve gerekli önlemlerin alınması. İdari süreçler ve politikalar: Operasyonların düzgün yürütülmesi için gerekli süreç ve politikaların oluşturulması ve uygulanması. Ayrıca, idari işler müdürü, UYAP ve diğer kamu hizmetleri ile ilgili süreçlerin takibi ve denetiminden de sorumludur.

Avukatlık bürosunda sekreter, diğer bir adıyla hukuk sekreteri, çeşitli görev ve sorumlulukları yerine getirir: Yazışmalar: Celp kâğıdı, dava dilekçesi, mahkeme davet yazısı, dava dosyası gibi yazışmaları hazırlar. Randevu ve görüşmeler: Randevuları düzenler, işyerine gelen iş sahiplerini (müvekkilleri) ve ziyaretçileri kabul eder. Adliye işlemleri: Avukatlık bürosunda çalışıyorsa, avukatın hazırladığı dilekçeleri daktilo eder ve adliyeye götürür. Belge takibi: Adliyeden gelen dava dosyalarını ilgili dosyalara takar ve izleme defterine duruşma günlerini kaydeder. Mali işlemler: Makbuzları hazırlar ve imzalattırır. Diğer büro işleri: Büro malzemelerini kullanır, ofis düzenini sağlar ve gerekli durumlarda kent içi veya kent dışı seyahatler yapar. Hukuk sekreteri, ayrıca bilgi iletişim sistemlerini aktif olarak kullanarak raporlama gibi sorumlulukları da yerine getirir. Hukuk sekreteri olmak için hukuk büro yönetimi ve sekreterliği ön lisans programı gibi ilgili bir bölümden mezun olmak veya bu alanda eğitim almak gereklidir.

Avukatlık bürolarında kullanılan bazı cihazlar ve teknolojiler şunlardır: Bilgisayar ve internet. Telefon, faks ve çağrı merkezi. Hukuk otomasyon sistemleri. Elektronik imza ve güvenli iletişim araçları. İçtihat arama programları. Doküman yönetim sistemleri. Yapay zeka destekli hukuki araştırma araçları. Bulut bilişim. Şifreli mesajlaşma ve e-posta platformları. Blockchain ve akıllı sözleşmeler.

Karar sayısı olmayan evrakın nasıl kaydedileceğine dair bilgi bulunamadı. Ancak, genel evrak kayıt süreci hakkında bilgi verilebilir. Evrak kayıt işlemi şu şekilde yapılır: Gelen ve giden her evrak, elektronik ortamda veya kağıt ortamında kaydedilir. Kayıtta, yazının tarihi, sayısı, geldiği yer, gideceği yer, konusu gibi bilgiler yer alır. Evrak kayıt defterlerinde, gelen evraklar "Gelen Evrak" bölümüne, giden evraklar ise "Giden Evrak" bölümüne kaydedilir. Her yılın başında kayıt numaraları 1'den başlar. Evrak kayıt işlemleri, kullanılan yönetim sistemine göre değişiklik gösterebilir.