ResmiYazışmalar

LCV'ye (Lütfen Cevap Veriniz) cevap verirken dikkat edilmesi gerekenler: Talimatları takip etmek: LCV'ye nasıl cevap verileceği konusunda talimatlar yer alır. Davete uygun dil kullanmak: Formal bir etkinlik için resmi bir dil, samimi bir etkinlik için kişisel bir dil tercih edilmelidir. Zamanında yanıt vermek: Ev sahibinin, katılacak konuk sayısını bilmesi için mümkün olan en kısa sürede yanıt verilmelidir. Örnek LCV cevap şablonları: Resmi bir daveti kabul etmek için: "Merhaba Bayan/Bay [ev sahibi ismi], Beni [etkinlik adı] davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Etkinliğe katılacağım ve takvimimdeki tarihi işaretledim. [Tarih] görüşmek üzere. Saygılarımla [İmza].". Resmi bir daveti reddetmek için: "Merhaba Bayan/Bay [ev sahibi ismi], [Tarih] tarihindeki [etkinlik] davetiniz için teşekkür ederim. Maalesef etkinliğe katılamayacağım. Davetiniz için minnettarım ve gelecek sene katılmayı umuyorum. Saygılarımla, [İmza].". Samimi bir daveti kabul etmek için: "Merhaba [ev sahibi ismi], Beni [etkinliğe] davet ettiğin için teşekkür ederim! Katılacağım ve takvimimdeki tarihi işaretledim.".

Arz etmek ve arz ederim arasındaki fark, kullanım yerlerine göre belirlenir: Arz etmek, bir durumu veya talebi yetkili bir makama sunmak anlamına gelir. Arz ederim, özellikle üst makamlara hitap eden resmi yazışmalarda ve dilekçelerde kullanılır. Arz ederim ifadesi, alt makamlara yapılan yazışmalarda kullanılmaz; bu durumlarda "rica ederim" ifadesi tercih edilir.

''Arz ederim'' ve ''rica ederim'' ifadelerinin kullanım alanları şu şekildedir: ''Arz ederim''. Üst ve aynı düzeydeki makamlara yapılan yazışmalarda kullanılır. Örnek kullanım: "Gereğini bilgilerinize arz ederim". ''Rica ederim''. Alt makamlara yapılan yazışmalarda kullanılır. Örnek kullanım: "Gereğinin yapılmasını rica ederim". ''Arz ve rica ederim'' veya ''arz/rica ederim''. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda kullanılır. Örnek kullanım: "Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim". Gerçek kişilere yönelik yazışmalar. ''Saygılarımla'', ''İyi dileklerimle'' veya ''Bilgilerinize sunulur.'' ibareleriyle bitirilir. Ayrıca, bakanlıklarla yapılan yazışmalarda Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında ''Rica ederim.'' ibaresi kullanılır.

''Arz ederim'' ifadesi, Türkçede ''sunmak'', ''göstermek'' ve ''saygı ile bildirmek'' anlamlarına gelen ''arz etmek'' fiilinin bir kullanım şeklidir. Hukuki metinlerde sıkça kullanılan ''arz ederim'' ifadesi, resmi bir kapanış formülüdür. ''Arz ederim'' ifadesinin kullanıldığı bazı durumlar şunlardır: Mahkemelere sunulan dava ve savunma dilekçelerinin sonunda ilgili talebin incelenmesi ve karar verilmesi için saygılı bir şekilde sunulduğunu belirtmek amacıyla kullanılır. Kamu kurumlarına yapılan başvuruların sonunda kullanılır. Resmi talep yazılarının sonunda kullanılır. Askeri disiplin gereği emir-komuta zinciri içinde yapılan yazışmalarda kullanılır. Kamu ve devlet görevlileri arasında yapılan resmi yazışmalarda kullanılır. Avukatların mahkemelere sunduğu dilekçelerde ve beyanlarda kullanılır. ''Arz ederim'' ifadesi, ''rica ederim'' ile karıştırılmamalıdır.

Resmi kurum isimleri şu şekilde yazılır: Büyük harfle başlama: Kurum ve kuruluş isimlerinin her kelimesi büyük harfle başlar. Eklerin yazımı: Kurum, kuruluş, kurul, oturum, birleşim adlarına gelen ekler kesme işareti ile ayrılmaz. Örnekler: Türkiye Büyük Millet Meclisi, Türk Dil Kurumu, Mavi Köşe Bakkaliyesi. Özel isimler ve kısaltmalar bu kuralın dışındadır; özel isimler ve kısaltmalardan sonra gelen takılar kesme işareti ile ayrılır.

Antetli kağıt ve zarf arasındaki temel farklar şunlardır: Kullanım Amacı: Antetli kağıt, şirketlerin resmi yazışmalarında ve belgelerde kullanılır. Zarf, mektup, belge veya davetiyeleri göndermek için kullanılır. Tasarım ve İçerik: Antetli kağıt, genellikle şirketin logosu, adı ve iletişim bilgilerini içerir. Zarf üzerinde de şirketin adı, logosu ve adres bilgileri bulunabilir. Boyut: Antetli kağıt, Kuzey Amerika dışında genellikle A4 boyutunda (297 mm x 210 mm) üretilir. Zarf farklı boyutlarda (A4, A5, DL gibi) üretilir.

Resmi yazışmalarda "sehven" kelimesi, "yanlışlıkla", "dalgınlıkla" veya "istemeden yapılan hata" anlamına gelir. "Sehven" kelimesi genellikle resmî, hukuki ve iş yazışmalarında kullanılır. Bazı kullanım örnekleri: "Rapor sehven eksik gönderilmiştir". "Dosya numarası sehven hatalı girilmiştir". "Öğrencinin notu sehven düşük girilmiştir". "Faturada yer alan miktar sehven fazla yazılmıştır". "Sehven" kelimesi, hatanın kasıtlı olmadığını belirterek gerekli düzeltmenin yapılmasını sağlar.

Beyan dilekçesinde yer alması gereken bazı bilgiler: Başlık. Dosya numarası. Resmi kurum adı. Konu açıklaması. Deliller. Tarih. İmza. Ayrıca, beyan dilekçesinde davaya konu iddialara açık yanıt, hukuki gerekçeler ve talep bölümü de yer almalıdır. Beyan dilekçesi yazarken ilgili mevzuat ve yargı kararlarına dikkat edilmelidir.

Dilekçe yazarken kullanılan bazı ifadeler: Başlık: Dilekçenin başında, başvurunun yapıldığı makamın adı ve gerekirse adresi yer alır. Hitap: Kuruma veya kişiye uygun bir şekilde hitap edilir, örneğin "Sayın Yetkili" veya "Mahkemeye Sunulur". Giriş Bölümü: Kendini tanıtma ve talebin özetlenmesi. Gelişme Bölümü: Talebin detayları ve gerekçelerinin açıklanması. Sonuç ve Talep: Net bir şekilde ne istendiğinin belirtilmesi. İmza: Dilekçeyi imzalayan kişinin adı, soyadı ve unvanı. Tarih: Dilekçenin yazıldığı tarih. Adres: Dilekçe sahibinin tam adresi. Ayrıca, dilekçede "arz ederim", "rica ederim", "saygılarımla" gibi ifadeler de kullanılabilir.

Dilekçe ile şikayet yapmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Dilekçe Hazırlama: Olayın ne zaman, nerede, kim tarafından işlendiği ve nasıl öğrenildiği açık şekilde yazılır. Yetkili makam başlığı, şikayet edenin bilgileri, deliller, hukuki nedenler, sonuç ve talep bölümleri eklenir. 2. Sunuş: Dilekçe, suçun işlendiği yerin bağlı olduğu Cumhuriyet Başsavcılığı'na sunulur. Doğrudan elden verilebileceği gibi, PTT aracılığıyla da gönderilebilir. 3. Süreç: Savcılık, ihbarı değerlendirerek ya ifade çağırır ya da doğrudan soruşturma başlatır. Soruşturma sonunda “kamu davası açılması” ya da “takipsizlik” gibi karar verilir. Bazı durumlarda şikayet dilekçesi sözlü olarak da verilebilir: Valilik veya kaymakamlığa yapılan ihbar veya şikayet, ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına gönderilir. Bir kamu görevinin yürütülmesiyle bağlantılı olarak işlendiği iddia edilen bir suç nedeniyle, ilgili kurum ve kuruluş idaresine yapılan ihbar veya şikayet, gecikmeksizin ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına gönderilir. Yurt dışında işlenip ülkede takibi gereken suçlar hakkında Türkiye'nin elçilik ve konsolosluklarına da ihbar veya şikâyette bulunulabilir. Şikayet dilekçesi yazarken hukuki terimlere aşina olunmuyorsa veya olay karmaşıksa bir avukattan yardım alınabilir.

Arz ve rica ile "bilgilerine arz ederim" arasındaki fark, resmi yazışmalarda kullanılan ifadelerin hiyerarşiye göre değişiklik göstermesidir. "Arz ederim" ifadesi, üst makamlara hitap eden resmi yazışmalarda ve dilekçelerde kullanılır. "Rica ederim" ifadesi, eşit statüdeki kişiler veya resmi olmayan başvurular için kullanılır. "Bilgilerine arz ederim" ifadesi, resmi yazışmalarda genellikle "arz ederim" ifadesinin bir parçası olarak kullanılır ve üst makamlara bilgi sunmak için kullanılır. Özetle, "arz ederim" daha resmi ve üst makamlara yönelik, "rica ederim" ise daha nazik ve eşit veya alt makamlara yönelik bir ifadedir. "Bilgilerine arz ederim" ise genellikle "arz ederim" ile birlikte kullanılır ve bilgi sunma amacını taşır.

HİTAP (Hizmet Takip Programı) kullanımı için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Giriş: 3 numaralı kullanıcı adı ve şifresi ile sisteme giriş yapılır. 2. Personel Bilgileri: T.C. kimlik numarası ile personel bilgileri ekrana getirilir. 3. Hizmet Bilgileri: "Hizmet Bilgileri" menüsünden "Hizmet Belgesi" tıklanarak bilgiler kontrol edilir. 4. Emeklilik İşlemleri: "Emeklilik İşlemleri" menüsünden "Emeklilik Belgesi" doldurularak "Güncelle ve Devam Et" butonu tıklanır. 5. Belge Yükleme: Emeklilik belgeleri HİTAP'a yüklenir ve "Emeklilik Evraklarını Gönder" seçimi yapılır. HİTAP'a aktarılacak bilgilerin doğruluğundan kamu idareleri sorumludur ve bu bilgiler adli ile idari makamlar nezdinde resmi belge olarak geçerlidir. Hitap ayrıca, bir diyalog esnasında karşı taraftaki bireye sevgi, saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcükler anlamına da gelir.

Resmi yazışmalarda "arz ederim" ve "rica ederim" ifadelerinin kullanımı, yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşiye göre değişir: Alt makamlara yapılan yazışmalar: "Rica ederim" ifadesiyle bitirilir. Üst ve aynı düzeydeki makamlara yapılan yazışmalar: "Arz ederim" ifadesiyle bitirilir. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte yapılan yazışmalar: "Arz ve rica ederim" veya "arz/rica ederim" ifadesiyle bitirilir. Bakanlıklarla yapılan yazışmalarda, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında "Rica ederim" ifadesi kullanılır. Gerçek kişilere yönelik yazışmalarda, "Saygılarımla", "İyi dileklerimle" veya "Bilgilerinize sunulur" ifadeleri tercih edilir.

Dilekçeye, başvurulan makamın adı yazılarak başlanır. Örnek: "Ankara Valiliği". Dilekçede ayrıca, kendini tanıtan ve dilekçenin amacını özetleyen bir giriş bölümü bulunmalıdır. Örnek: "Ben, Ahmet Yılmaz, 15 yıldır Ankara’da ikamet eden bir vatandaş olarak, belediyeye ait olan bir parkın bakımsızlığı konusunda şikayetimi belirtmek istiyorum".

Dilekçe yazımı için dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Başlık ve tarih: Dilekçenin başında, başvurunun yapıldığı kurumun adı ve adresi ile başvuru tarihi belirtilmelidir. Hitap: Kuruma veya kişiye uygun bir şekilde hitap edilmelidir, örneğin "Sayın Yetkili" veya "Mahkemeye Sunulur". Giriş bölümü: Dilekçenin ilk paragrafında kendini tanıtma ve taleplerin özetlenmesi gerekir. Gelişme bölümü: Talebin detayları ve gerekçeleri açıklanmalıdır. Sonuç ve talep: Net bir şekilde ne talep edildiği belirtilmelidir. İmza ve iletişim bilgileri: Dilekçenin sonunda, dilekçe sahibinin adı, soyadı, imzası ve iletişim bilgileri yer almalıdır. Ek belgeler: Dilekçeye eklenecek ek belgeler, "Ekler" başlığı altında sıralanmalıdır. Dil ve üslup: Ciddi, resmi ve saygılı bir dil kullanılmalıdır. Kâğıt seçimi: Dilekçe, çizgisiz beyaz A4 kâğıda yazılmalıdır. Dilekçe yazarken emin olunmayan noktalar için hukuki danışmanlık almak faydalı olabilir.

Resmi yazışma kuralları, genel olarak dört ana bölüme ayrılır: 1. Başlık: Yazıyı gönderen kurum veya kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. 2. Metin: "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır. 3. İmza: Belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı, soyadı ve unvanının yazıldığı bölümdür. 4. Ek, Dağıtım ve İletişim Bilgileri: Belgenin ekleri, dağıtım yapılacak yerler ve iletişim bilgilerinin yer aldığı bölümdür.

Resmi yazışma kuralları, genel olarak dört ana bölüme ayrılır: 1. Başlık: Yazıyı gönderen kurum veya kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. 2. Metin: "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır. 3. İmza: Belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı, soyadı ve unvanının yazıldığı bölümdür. 4. Ek, Dağıtım ve İletişim Bilgileri: Belgenin ekleri, dağıtım yapılacak yerler ve iletişim bilgilerinin yer aldığı bölümdür.

Hayır, KEP adresi ile TC aynı değildir. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi, kişilerin ve kurumların elektronik ortamda güvenilir, izlenebilir ve yasal olarak geçerli iletişim kurmalarını sağlayan bir sistemdir. TC kimlik numarası ise Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarını tanımlamak için kullanılan 11 haneli bir sayı dizisidir. KEP adresi formatı, gerçek kişi veya tüzel kişiye göre değişiklik gösterir.

İlmühaber kelimesi, Arapça kökenli olup iki farklı anlama gelir: 1. Birinin yer, hâl, medeni durum vb.ni gösteren resmî belge. 2. Bir şeyin teslim alındığını gösteren belge, alındı kâğıdı. Ayrıca, ilmühaber kelimesi şu anlamlara da gelebilir: Tapu sicillerinin kaydedildiği sırada kadastro tarafından yapılan hataların düzeltilmesini sağlamak amacıyla hazırlanan belge. Hisse senetlerinin yerini tutmak üzere çıkartılabilen, menkul kıymet niteliğinde geçici belge.

Olur yazısını, yetkili kişiler onaylar. Onay gerektiren yazılar, ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Ayrıca, yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Örnek: >Atama yetkisi Bakan'a ait olan bazı personelin atama veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü'ne devredilmiştir. Böyle bir yetkiye dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime “şef” olarak ataması yapılacak personele ilişkin onay; BAKANLIK MAKAMINA .................................................. .İmza) Hüseyin ACAR Genel Müdür Yardımcısı OLUR / / 1994 (İmza) Turgut AKAN Bakan a. Genel Müdür.