OfisYönetimi

Aylık plan çizelgesi, her ayın başında hazırlanır. Aylık plan çizelgesinde genellikle şu unsurlar yer alır: özel günler ve doğum günleri; aile ziyaretleri ve arkadaş buluşmaları; spor takvimi; doktor randevuları ve cilt bakımı takvimi; film ve kitap listeleri; alışveriş planı; boş geçirilen günler.

Milletvekilinin özel kalemi, üst düzey yöneticinin günlük işlerini kolaylaştırmak için çeşitli görevler üstlenir. Bu görevler arasında: Randevu ve toplantıların düzenlenmesi. Yazışma ve iletişimin yürütülmesi. Dosyalama ve arşivleme. Seyahat düzenlemelerinin yapılması. Protokol hizmetlerinin yürütülmesi.

Bursa Büyükşehir Belediyesi (BŞB) idari personeli, çeşitli görevler üstlenir: 1. Personel Yönetimi: Personel atamalarını, yükselmelerini, nakil ve birimler arası yer değişikliklerini koordine eder. 2. Özlük İşlemleri: İzin, istirahat, intibak, terfi, hizmet birleştirme gibi özlük işlemlerini yürütür. 3. Belge ve Arşiv Yönetimi: Belge oluşturma, kopyalama, sınıflandırma ve arşivleme süreçlerini yönetir. 4. Toplantı ve Seyahat Düzenlemeleri: Toplantı ve seyahat takvimlerini planlar, rezervasyonlar yapar. 5. Ofis Yönetimi: Ofis malzemelerinin teminini ve yönetimini sağlar, ofis ortamının düzenli ve temiz olmasını sağlar. 6. Teknik Şartname Hazırlama: Yapım, hizmet ve mal alımları ile ilgili teknik şartnamelerin hazırlanmasını ve ihalelerin gerçekleştirilmesini kontrol eder.

Ön bürodan evrak gönderme işlemi, genellikle aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir: 1. Evrakın Hazırlanması: Gönderilecek evrakın gerekli kurallara uygun şekilde hazırlanması ve gerekli düzenlemelerin yapılması gerekir. 2. Kimlik İbrazı: Evrakın teslimi, dilekçe sahibi tarafından bizzat kimlik ibraz etmek suretiyle yapılmalıdır. 3. Posta İşlemi: Evrak, ön büroda kabul edilip tarama işleminden sonra posta işlemine tabi tutulur. 4. Ücret Ödeme: Gönderi için talep edilen kargo veya posta ücretinin ödenmesi gerekir. 5. Takip Kodu Alma: Postanın takip edilebilmesi için bir takip kodu veya numarası alınmalıdır. Önemli evrakların gönderilmesinde iadeli taahhütlü posta seçeneği tercih edilebilir, bu yöntem göndericinin evrakın ulaştığından emin olmasını sağlar.

Sekreter, müdüre çeşitli nedenlerle bilgi ve belgeler sunar: 1. Günlük işlerin takibi: Sekreter, yöneticinin günlük programını düzenler ve önemli işleri hatırlatır. 2. İletişim yönetimi: İç ve dış iletişimi koordine eder, telefon çağrılarını yanıtlar ve e-postaları yönetir. 3. Toplantı organizasyonu: Toplantı tarihlerini belirler, katılımcıları bilgilendirir ve toplantı mekanlarını ayarlar. 4. Doküman hazırlığı: Raporlar, dokümanlar ve sunumlar hazırlar, dosyaları düzenler ve arşivler. 5. Destek hizmetleri: Seyahat düzenlemeleri yapar, gerekli belgeleri hazırlar ve dağıtır.

Üst makamdan alt makama dilekçe gönderilirken aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Başlık: Dilekçenin üst kısmına gönderici bilgileri, tarih ve alıcı bilgileri yazılmalıdır. 2. Hitap: "Sayın ..." ifadesiyle yetkili kişi veya kuruma saygı sunulmalıdır. 3. Konu Metni: Dilekçenin konusu net bir şekilde belirtilmelidir. 4. Talep: İstenilen şey yasalara uygun olmalı ve belgelere dayandırılmalıdır. 5. İmza: Dilekçe sahibi adını, soyadını ve adresini belirtmeli, dilekçeyi imzalamalıdır. 6. Ekler: Eğer ek belgeler varsa, yazının sonunda "ekler" başlığı altında maddeler halinde sıralanmalıdır. Bitirme İfadesi: Dilekçenin sonunda "Gereğini saygılarımla arz ederim" gibi uygun bir ifade kullanılmalıdır.

Denktaş Hukuk Bürosu'nda asistan olarak görev yapan kişi, yönetici asistanı olarak çalışabilir ve aşağıdaki görevleri yerine getirebilir: Toplantı ve randevu yönetimi: Yöneticinin günlük programını organize etmek ve değişiklikleri bildirmek. İletişim yönetimi: Telefon, e-posta ve yazışmalar aracılığıyla yöneticinin iletişim trafiğini yönetmek. Dokümantasyon ve raporlama: Şirket içi ve dışı belgeleri düzenlemek ve yöneticinin karar alma sürecine katkıda bulunmak. Seyahat planlaması: Yöneticinin seyahatlerini düzenlemek ve lojistik gereksinimlerini karşılamak. Gizlilik ve güvenlik: Stratejik bilgilerle çalıştığından, bilgileri gizli tutma konusunda sorumluluk sahibi olmak.

Genel sekreter ve yönetici arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Görev ve Sorumluluklar: Genel sekreter, genellikle bir ofis veya kurumda yöneticilere destek sağlar ve temel resepsiyon görevlerini yerine getirir. 2. Eğitim: Genel sekreterler genellikle lise diplomasına sahiptir ve işle ilgili ek eğitim alırlar. 3. Maaş: Yöneticiler, daha geniş bir eğitim geçmişine sahip olduklarından ve diğer çalışanları yönettiklerinden, genel sekreterlerden daha yüksek maaş alırlar.

Gelen evrak kaydı, takvim yılının ilk günü itibariyle yapılmaya başlanır ve aynı takvim yılı sonunda tamamlanır.

Dosya sırtında olması gereken bilgiler şunlardır: 1. "Kurum Adı": Üniversitenin amblemi kullanılır. 2. "Birim Kodu": İlgili birimin kodu yazılır. 3. "Dosya Numarası": Kurum dosyalama planında ilgili dosyayı temsil eden kod. 4. "Dosya Konu Adı": "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı"na göre verilen ad. 5. "Konu Dosya/Klasör Sıra Numarası": Aynı konuda birden fazla dosya oluşmuşsa sıra numarası verilir. 6. "Özel Bilgi Alanı": Dosya içinde bulunan belgelerin sayısı gibi erişimde kolaylık sağlayacak bilgiler için kullanılır. 7. "Dosyanın Yılı": Dosyanın ait olduğu yıl yazılır. Ayrıca, dosya sırtlık şablonlarında dosya adı, anahtar kelime, arşiv/envanter numarası gibi ek bilgiler de yer alabilir.

Güzel bir sekreter şu özelliklere sahip olmalıdır: 1. Organizasyon Yeteneği: Belgeleri düzenli tutmak, randevuları takip etmek ve zaman yönetimi konusunda becerikli olmak. 2. İletişim Becerileri: Hem sözlü hem de yazılı olarak net ve etkili bir şekilde ifade edebilmek, iyi bir dinleyici olmak. 3. Teknolojik Yeterlilik: Bilgisayar programları ve ofis yazılımları konusunda yetkin olmak. 4. Problem Çözme: Karşılaşılan sorunlara hızlı ve etkili çözümler üretebilmek. 5. Gizlilik ve Etik: Kurumsal veya kişisel bilgileri özenle korumak. 6. Kişisel Görünüm: Kişisel bakımına ve giyimine özen göstermek. Ayrıca, yabancı dil bilmek ve yabancı müşterilerle etkili iletişim kurabilmek de avantaj sağlar.

Bilgi işlem dokümantasyonu şu işleri yapar: 1. Dokümanların Oluşturulması: Kullanım kılavuzları, teknik raporlar, standart işletim prosedürleri ve politikalar gibi dokümanların kesin, açık ve düzenli olmasını sağlar. 2. İnceleme ve Güncelleme: Mevcut belgelerin doğruluğunu ve güncelliğini kontrol eder, gerekli düzeltmeleri ve güncellemeleri yapar. 3. Dokümanların Düzenlenmesi ve Yönetilmesi: Belgeleri düzenli ve erişilebilir tutar, belge kitaplıkları oluşturur ve sürdürür. 4. Mevzuata Uygunluğun Sağlanması: Düzenleyici gereklilikler ve standartlara uyumu garanti eder. 5. Kalite Güvencesi: Belgelerin hatasız, tutarlı ve yüksek kalitede olmasını sağlar.

Acil durum krokisi, işyerinin her bölümü için hazırlanmalıdır. Acil durum krokisinde bulunması gereken unsurlar: yangın söndürme ekipmanlarının yerleri; ilkyardım malzemelerinin yerleri; kaçış yolları ve toplanma yerleri; uyarı sistemlerinin krokisi; görevli çalışanların bilgileri. Örnek hesaplama: İnşaat sektöründe faaliyet gösteren ve 65 çalışanı olan bir işyerinde, çok tehlikeli sınıfta yer aldığı için, söndürme, kurtarma ve koruma ekiplerinde her 30 çalışana kadar 1 kişi, ilkyardım ekibinde ise her 10 çalışana kadar 1 kişi görevlendirilmelidir. Acil durum krokisi, işyerinin veya bölümlerinin tahliye planını içermelidir.

Hukuk ön büro müdürü, hukuk bürosunda işlerin düzenli ve zamanında yürütülmesini sağlayan kişidir. Görevleri arasında: İletişim yönetimi: Telefon görüşmelerini yapmak, e-postaları yanıtlamak ve müşterilerle iletişim kurmak. Randevu planlama ve takip: Avukatların randevularını düzenlemek, müşterileri bilgilendirmek ve takip etmek. Dosya yönetimi: Hukuk davaları için belgeleri düzenlemek, sınıflandırmak ve arşivlemek. Dava öncesi hazırlık: Mahkemeye sunulacak belgelerin hazırlanması ve diğer tarafla iletişim kurulması. Belge hazırlama: İş sözleşmeleri, mahkeme belgeleri ve mektuplar gibi hukuki belgelerin hazırlanması. Ofis malzemelerinin yönetimi: Ofis malzemelerinin sipariş edilmesi, stokların takip edilmesi ve yeniden tedarik edilmesi. Toplantı organizasyonu: Avukatların toplantılarını düzenlemek ve gerekli belgeleri hazırlamak. Posta ve kurye işleri: Gelen ve giden postayı yönetmek, kurye işlerini takip etmek. Faturalandırma ve ödeme işleri: Müşterilere fatura göndermek, ödemeleri takip etmek ve tahsilat yapmak. Ofis güvenliği: Giriş kontrolleri yapmak ve güvenliği sağlamak. Teknolojik destek: Ofis teknolojisinin çalışmasını sağlamak ve bilgisayar sorunlarına çözüm bulmak.

İş emri numarası, bir işin yapılması veya tamamlanması için verilen resmi talimat belgesinde yer alan benzersiz bir tanımlayıcıdır.

Ses yalıtımında gizlilik sağlamak için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: 1. Kapı ve pencere yalıtımı: Kapı ve pencerelerde ses yalıtım bantları ve sızdırmazlık sağlayan malzemeler kullanmak, sesin içeri girmesini ve dışarı çıkmasını engeller. 2. Duvar yalıtımı: Duvarlara ses emici malzemeler (mineral yün, akustik paneller) yerleştirmek, sesin yansımasını ve geçişini azaltır. 3. Zemin yalıtımı: Zemin üzerine ses yalıtım malzemeleri sermek veya akustik halılar kullanmak, yerden gelen sesleri engeller. 4. Tavan yalıtımı: Tavan arasına ses yalıtım malzemeleri yerleştirmek veya akustik tavan panelleri kullanmak, üst kattan gelen sesleri önler. Bu yöntemler, özellikle ofisler, hastaneler ve oteller gibi yerlerde gizliliği korumak için etkilidir.

Bölüm başkanına imza kaşesi kullanılır.

Temizlik takip formu doldurmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Formun başlık bilgilerini doldurun: Yıl, ay ve form numarasını yazın. 2. Günlük bakım ve temizlik bölümlerini işaretleyin: Kuvözlerin içi ve dışı, kapakçıklar, su haznesi gibi alanların temizlenip temizlenmediğini belirtin. 3. Kontrol eden kişinin adını ve imzasını ekleyin: Temizlik işlemini gerçekleştiren kişinin bilgilerini forma yazın. 4. Diğer temizlik türlerini ekleyin: Eğer varsa, tuvalet, lavabo, zemin gibi diğer alanların temizlik durumunu da forma işleyin. Bu adımlar, genel bir temizlik takip formu doldurma sürecini kapsamaktadır. Formun içeriği, kurumun ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir.

Otomatik evrak kapatma işlemi yapıldı ifadesi, evrakın sistem tarafından belirli bir süre sonunda veya işlem gerektirmediğinden dolayı otomatik olarak klasöre kaldırılması anlamına gelir.

Personel imza takip çizelgesi yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. İhtiyaçları Belirleme: Hangi verilerin takip edileceğini belirlemek önemlidir (iş saatleri, görevler, izinler, performans vb.). 2. Çizelge Şablonu Oluşturma: Excel veya benzeri bir program kullanarak çizelge şablonu oluşturun. 3. Veri Toplama: Çalışanların giriş-çıkış saatleri, izin günleri gibi verileri doğru bir şekilde toplayın. 4. Kontrol ve Onay: Doldurulan çizelgenin kontrol edilmesi ve gerekli onayların alınması gerekmektedir. 5. Arşivleme: Çizelgelerin belirli bir süre boyunca saklanması ve arşivlenmesi önemlidir. Otomasyon Araçları: Manuel çizelge oluşturmak zaman alıcı olabilir, bu nedenle otomatik personel takip yazılımlarını kullanmak süreci kolaylaştırabilir.