OfisYönetimi

Aylık plan çizelgesi, her ayın başında hazırlanır. Aylık plan çizelgesinde genellikle şu unsurlar yer alır: özel günler ve doğum günleri; aile ziyaretleri ve arkadaş buluşmaları; spor takvimi; doktor randevuları ve cilt bakımı takvimi; film ve kitap listeleri; alışveriş planı; boş geçirilen günler.

Milletvekilinin özel kalemi, üst düzey yöneticinin özel ve resmi işlerini yapmakla yükümlüdür. Özel kalemin bazı görevleri: Randevu ve takvim yönetimi: Toplantı, seyahat ve diğer etkinliklerin planlanması. Yazışma ve iletişim: Resmi yazışmaların hazırlanması ve yönetilmesi. Dosyalama ve arşivleme: Belgelerin düzenlenmesi ve arşivlenmesi. Toplantı düzenleme ve koordinasyon: Toplantı yerinin ve zamanının ayarlanması, katılımcıların bilgilendirilmesi. Ziyaretçi karşılama ve ağırlama: Protokol kurallarına uygun olarak ziyaretçilerin karşılanması. Özel kalem, aynı zamanda amirinin sırlarına vakıf olduğu için gizliliğe önem veren ve güvenilir bir kişi olmalıdır.

Bursa Büyükşehir Belediyesi (BŞB) idari personeli, işletme veya kurumun iş akışının düzenlenmesi, kayıtların tutulması, belgelerin arşivlenmesi ve diğer idari işleri yürütmekle görevlidir. Bursa BŞB idari personelinin yaptığı bazı işler şunlardır: Personel işleri: Personel atamalarını, yükselmeleri, nakil ve yer değişikliklerini, izin ve özlük işlemlerini takip etmek. Kadro planlaması: Kurumun kadro ihtiyaçlarını planlamak ve kadro iptal-ihdas işlemlerini yapmak. Disiplin işlemleri: Kurumun disiplin amirleriyle ilgili yönetmelikleri hazırlamak ve güncelliğini sağlamak. Güvenlik araştırmaları: Kurumda çalışan personelin güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmalarını yapmak. Lojman işlemleri: Belediyeye ait lojmanların tahsis, tahliye, bakım ve onarım işlemlerini yürütmek.

Ön bürodan evrak göndermek için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Dilekçe veya evrakların hazırlanması: Dilekçeler ve evraklar, mahkeme adı, dosya numarası ve taraf bilgileri belirtilerek hazırlanmalıdır. 2. Kimlik ibrazı: Evraklar, dilekçe sahibi veya yetkili kişiler tarafından kimlik ibraz edilerek teslim edilmelidir. 3. Gerekli harç ve avansların yatırılması: Harç ve avans gerektiren durumlarda, bu ödemeler vezneye yapıldıktan sonra evrakların taranması ve UYAP sistemine kaydedilmesi sağlanmalıdır. 4. Evrakların teslim edilmesi: Evraklar, ön büro personeli tarafından taranarak ilgili mahkemenin iş listesine aktarılır. 5. Alındı belgesi: Evrakların teslim alındığına dair belge, ilgili kişilere verilir. İstisnai durumlarda, mahkeme hakiminin veya yazı işleri müdürünün yazılı görüşü doğrultusunda hareket edilebilir.

Sekreterin müdüre neden "verdiği" hakkında bilgi bulunamadı. Ancak, sekreterin müdüre yardımcı olduğu bazı alanlar şunlardır: Randevu ve toplantı organizasyonu. Yazışma ve belge yönetimi. Telefon trafiği ve ziyaretçi yönetimi.

Denktaş asistanının ne iş yaptığına dair bilgi bulunamadı. Ancak, genel olarak asistanların yaptığı işler şunlardır: Toplantı ve randevuların planlanması. Yazışma ve iletişim yönetimi. Ofis ihtiyaçlarının karşılanması. Dosyalama ve belge yönetimi. Seyahat ve etkinlik planlamasının yapılması. Raporlama. Üst düzey yöneticilerin isteklerinin yerine getirilmesi. Asistanların görevleri, çalıştıkları sektöre ve işverene bağlı olarak değişebilir.

Üst makamdan alt makama dilekçe gönderilirken dikkat edilmesi gereken bazı kurallar şunlardır: Hitap: Dilekçeye, ilgili üst makama hitap edilerek başlanmalıdır. Üslup: Ciddi, resmi ve saygılı bir dil kullanılmalıdır. Hiyerarşi: Üst makam alt makamdan isterken "rica ederim", alt makam ise üst makamdan isterken "arz ederim" ifadesini kullanmalıdır. İçerik: Dilekçe, kısa, açık ve yasalara uygun bir şekilde yazılmalıdır. Ekler: Dilekçeye eklenecek belgeler, "ekler" başlığı altında sıralanmalıdır. Örnek bir dilekçe yapısı: 1. Tarih. 2. Makam adı (ve gerekirse ili veya açık adresi). 3. Konu metni. 4. İmza. 5. Dilekçeyi yazan kişinin adı ve adresi. Dilekçeye, gerekli durumlarda "Gereği:" ve "Bilgi:" kısımları da eklenebilir.

Genel sekreter ve yönetici arasındaki temel farklar şunlardır: Sorumluluklar: Genel sekreter genellikle daha operasyonel ve destekleyici görevlerle ilgilenirken, yönetici daha stratejik ve karar alıcı bir rol üstlenir. Yetki: Yöneticiler, belirli durumlarda daha fazla inisiyatif kullanabilir ve karar alabilirken, genel sekreterin karar alma yetkisi daha sınırlıdır ve genellikle talimatlara bağlı hareket eder. İletişim: Yöneticiler, üst yönetim ve dış paydaşlarla aktif iletişim halindedir; genel sekreter ise genellikle şirket içi operasyonel iletişimi sağlar. Bu farklar, şirketin yapısına ve yöneticinin beklentilerine göre değişiklik gösterebilir.

Dosya sırtında bulunması gereken bilgiler şunlardır: 1. Kurum Adı: Üniversitenin amblemi kullanılabilir. 2. Birim Kodu: İlgili birimin kodu yazılır. 3. Dosya Numarası: Kurum dosyalama planında ilgili dosyayı temsil eden koddur. 4. Dosya Konu Adı: "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı"na göre verilen ad yazılır. 5. Konu Dosya/Klasör Sıra Numarası: Aynı konuda birden fazla dosya/klasör oluşmuşsa sıra numarası verilir. 6. Özel Bilgi Alanı: Dosya içinde hangi belgelerin bulunduğunu gösteren özel kod alanıdır. 7. Dosyanın Yılı: Dosyanın ait olduğu yıl yazılır. Bu bilgiler, dosya/klasörün sırtına takılacak veya yapıştırılacak etiket üzerinde yer alır.

Gelen evrak kaydının kaç gün içinde yapılması gerektiği, evrakın türüne ve ilgili kurumun iş yüküne bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Basit ve standart evraklar: Genellikle birkaç hafta içinde sonuçlanabilir. Karmaşık veya özgün evraklar: Daha fazla inceleme süresi gerektirebilir. Acele belgeler: En kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır. Gizli belgeler: Kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem görür. Ayrıca, elektronik ortamda tutulan evrak kayıt defterlerinde, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılının sonunda son iş günü verilen son numara tespit edilir. Daha spesifik bir süre için ilgili kurumun iç yönergelerine veya mevzuatına başvurulması önerilir.

Güzel bir sekreter şu özelliklere sahip olmalıdır: Mesleğini sevmeli ve işine saygı duymalıdır. Organizasyon becerisi yüksek olmalı, dosyaları ve evrakları kolayca bulabilmeli, ofis malzemelerinin yerini bilmelidir. Telefon görgü kurallarına hakim olmalı, profesyonel ve kibar bir ses tonuyla konuşmalıdır. Problem çözme yeteneği olmalı, müşteri krizleri gibi durumlarla başa çıkabilmelidir. Yazma becerileri gelişmiş olmalı, dil bilgisi kurallarına dikkat ederek hızlı yazabilmelidir. İletişim becerileri güçlü olmalı, hem sözlü hem de yazılı iletişimde başarılı olmalıdır. Bilgisayar ve ofis ekipmanlarına hakim olmalıdır. Gelişime açık olmalı, mesleki kurslara katılmalı ve yeni yazılımlardan haberdar olmalıdır. Ayrıca, dikkatli, sorumluluk sahibi, gözlemci ve meslek ahlakına sahip olması da önemlidir.

Bilgi işlem dökümantasyonunun temel görevleri şunlardır: Belge oluşturma. Belgelerin incelenmesi ve güncellenmesi. Belgelerin düzenlenmesi ve yönetilmesi. Mevzuata uygunluğun sağlanması. Kalite güvencesi. Bilgi işlem dökümantasyonu, bir şirketin veya kuruluşun belgeleme süreçlerini yönetir.

Acil durum krokisi, işyerinin her bölümü için hazırlanmalıdır. Acil durum krokisinde bulunması gereken unsurlar: yangın söndürme ekipmanlarının yerleri; ilkyardım malzemelerinin yerleri; kaçış yolları ve toplanma yerleri; uyarı sistemlerinin krokisi; görevli çalışanların bilgileri. Örnek hesaplama: İnşaat sektöründe faaliyet gösteren ve 65 çalışanı olan bir işyerinde, çok tehlikeli sınıfta yer aldığı için, söndürme, kurtarma ve koruma ekiplerinde her 30 çalışana kadar 1 kişi, ilkyardım ekibinde ise her 10 çalışana kadar 1 kişi görevlendirilmelidir. Acil durum krokisi, işyerinin veya bölümlerinin tahliye planını içermelidir.

Hukuk ön büro müdürü, hukuk bürosunun günlük operasyonlarını denetlemekten sorumludur. Bu kişinin bazı görevleri şunlardır: Personel yönetimi: Ofis personelini yönetmek, eğitim ve koçluk sağlamak. Bütçe yönetimi: Firma bütçelerini oluşturmak ve sürdürmek. Yasal destek personeli denetimi: Sekreterler ve avukat yardımcıları gibi diğer yasal destek personelinin çalışmalarını denetlemek. Finansman yönetimi: Firmanın finansmanını yönetmek, banka hesap özetlerini gözden geçirmek ve nakit akışı sağlamak. Müşteri ilişkileri: Müvekkillerle iletişim kurmak ve dava dosyaları hakkında bilgi vermek. Hukuk ön büro müdürünün maaşı, eğitim düzeyi, deneyim süresi ve hukuk bürosunun büyüklüğüne ve konumuna göre değişiklik gösterebilir.

Ses yalıtımında gizlilik sağlamak için aşağıdaki yöntemler uygulanabilir: Kapı ve pencere yalıtımı: Kapılarda ses yalıtım bantları kullanmak ve pencere camlarını çift cam veya ses yalıtımlı camlarla değiştirmek, sesin en çok giriş yaptığı noktalardan sızıntıları önler. Duvar ses yalıtımı: Taş yünü, süngerpan gibi malzemelerle duvar ses izolasyonu yapılabilir. Tavan ses yalıtımı: Süngerpan gibi malzemeler veya çelik profil kullanılarak ses bariyeri oluşturulabilir. Zemin ses yalıtımı: Parke veya seramik gibi sert zeminlerin altına ses yalıtım malzemeleri yerleştirilebilir veya akustik ses yalıtımlı halılar kullanılabilir. Mobilya ve dekorasyon: Yumuşak koltuklar, perdeler ve kitaplıklar gibi eşyalar sesi absorbe eder. Hava boşlukları: İç duvarlar ve asma tavanlar arasında hava boşluğu bırakmak sesin yayılmasını azaltır.

İş emri numarası, bir iş emrinin bağlı olduğu üretim emrindeki iş emri numarasını ifade eder. İş emri numarası, genellikle iş emri formlarında yer alan ve iş emrinin tanımlanmasını sağlayan bilgilerden biridir.

Bölüm başkanına kullanılacak kaşe, kurumun ihtiyaçlarına ve kullanım amacına göre değişiklik gösterebilir. Bazı kaşe türleri: Şirket kaşesi: Şirketin tüzel kişiliğini temsil eder. Özel tasarım kaşe: Şirket logosu veya belirli bir yazı stili ile özelleştirilebilir. Tarih kaşesi: Belgelerin hızlı onaylanmasını sağlar. Numaralandırma kaşesi: Belgelerin düzenini sağlar. Kaşe kullanımında dikkat edilmesi gerekenler: Kaşe içeriği: İşletmenin unvanı, vergi numarası ve adres bilgileri eksiksiz yer almalıdır. Baskı kalitesi: Silik kaşeler, belgenin geçerliliğine gölge düşürebilir. Belgenin uygun yerine basım: Genellikle "düzenleyen" bölümüne basılır. İmza ile destekleme: Yetkili kişinin imzası, belgenin geçerliliğini artırır. Kaşe seçimi ve kullanımı hakkında daha fazla bilgi için uzman bir matbaa veya kaşe üreticisine danışılması önerilir.

Temizlik takip formu doldurmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Müşteri veya personel bilgileri eklenir. 2. Tarih ve saat belirtilir. 3. Görev kontrol listeleri oluşturulur. 4. Malzeme kullanımı kaydedilir. 5. Geri bildirim derecelendirmeleri yapılır. 6. Notlar eklenir. 7. İmza atılır. Temizlik takip formları, dijital olarak çevrimiçi form oluşturma araçlarıyla da doldurulabilir. Örnek bir temizlik takip formu için hinis.meb.gov.tr ve cdn.duzce.edu.tr sitelerindeki dokümanlar incelenebilir.

Otomatik evrak kapatma işlemi, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile olan yazışmalarda, bazı evrakların işlem yapılmadığından sistem tarafından otomatik olarak dosyaya kaldırıldığını ifade eder. Bu durum, evrakın tamamlanmak üzere kayda alındığını gösterir. Otomatik evrak kapatma işlemi yapıldığında, evrakla ilgili yeni bir işlem yapılamaz ve yeni bir işlem başlatmak için ayrı bir evrak teslim edilmesi gerekebilir. Daha fazla bilgi almak için SGK'nın resmi web sitesini ziyaret etmek veya bir SGK şubesine başvurmak önerilir.

Personel imza takip çizelgesi oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Çizelge Tasarımı: Çizelgede çalışanların isimleri, tarih, giriş-çıkış saatleri ve imza alanları yer almalıdır. 2. Veri Toplama: Çalışanların giriş-çıkış saatleri, izin günleri ve diğer bilgiler doğru bir şekilde kaydedilmelidir. 3. Kontrol ve Onay: Çizelge kontrol edilmeli ve gerekli onaylar alınmalıdır. 4. Dijital Ortam: Çizelgenin dijital ortamda tutulması, erişim kolaylığı ve veri güvenliği sağlar. Örnek çizelge ve dosyalar için aşağıdaki kaynaklar kullanılabilir: excel.web.tr: Personel imza çizelgesi örnekleri içeren dosyalar mevcuttur. exceldepo.com: Personel devam imza çizelgesi hazırlama hakkında bilgiler ve örnek dosyalar bulunmaktadır. hangisoru.com: Personel takip ve imza çizelgesi programı indirilebilir.