DokümanYönetimi

DDK (Devlet Denetleme Kurulu) ve DKSÖ (Doküman Yönetim Sistemi) farklı amaçlara sahiptir: 1. DDK: Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı'na bağlı olarak çalışan bu kurul, yönetim işlerinin hukuka uygun, düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesini ve geliştirilmesini denetlemek amacıyla kurulmuştur. 2. DKSÖ: Kamu kurumlarının belgelerini güvenli ve şeffaf bir şekilde dijital ortamda yönetmelerini sağlayan bir sistemdir.

Şablon, belirli bir yapının veya formatın örneğini sunarak, kullanıcıların belirli bir içerik oluşturma sürecini kolaylaştıran bir araçtır. Şablonların işe yarar yönleri: - Zaman tasarrufu: Standart görevler için her seferinde sıfırdan başlamak yerine, şablon üzerinde küçük değişiklikler yaparak zaman kazanılır. - Hata minimizasyonu: Önceden test edilmiş ve düzenlenmiş şablonlarla çalışmak, hataları en aza indirir. - Tutarlılık: Birden fazla kişinin aynı türde belgeler üzerinde çalışması durumunda, şablonlar tüm dokümanların biçim ve içerik açısından tutarlı olmasını sağlar. - Eğitim kolaylığı: Yeni çalışanlar veya deneyimsiz kişiler için, önceden oluşturulmuş şablonlar üzerinde çalışmak, programın öğrenilmesini hızlandırır. Şablonlar, tasarım, yazılım, eğitim ve proje yönetimi gibi birçok alanda kullanılarak iş süreçlerini optimize eder.

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) modülleri genellikle aşağıdaki özellikleri içerir: 1. Merkezi Depolama: Belgelerin tek bir dijital platformda toplanması. 2. OCR Teknolojisi: Taranan fiziksel belgeleri dijital ortama aktarma ve aranabilir hale getirme. 3. Versiyon Kontrolü: Belgelerin farklı versiyonlarını takip etme ve değişiklikleri izleme. 4. Arama ve Filtreleme: Belgeleri anahtar kelime, tarih, belge türü gibi kriterlere göre arama. 5. Güvenlik ve Erişim Yönetimi: Kullanıcı erişim yetkileri tanımlama ve belgelerin güvenliğini sağlama. 6. Otomasyon ve İş Akışı Yönetimi: Belgelerin onay süreçlerini otomatikleştirme. 7. E-posta Bildirimi: Belge değişiklikleri hakkında ilgili kişilere otomatik bildirimler gönderme. 8. Loglama ve Tarihçe: Belgeler üzerinde yapılan tüm işlemlerin kaydını tutma.

Ofis içi içerik yönetimi, kurumsal süreçlerle ilgili içerik ve dokümanların bulunması, tanımlanması, yönetilmesi, depolanması, korunması ve kullanıma sunulması için yapılan işlemleri kapsar. Bu yönetim süreci genellikle aşağıdaki adımları içerir: 1. İçerik Stratejisi: İçeriklerin oluşturulması, planlanması, yayınlanması ve değerlendirilmesi gibi adımları içerir. 2. İçerik Oluşturma ve Planlama: Hedef kitleye ve marka kimliğine uygun içeriklerin üretilmesi ve önceden planlanması. 3. İçerik Yayınlama: Oluşturulan içeriklerin doğru zamanda ve doğru platformda yayına alınması. 4. İçerik Güncellemesi: Var olan içeriklerin düzenli aralıklarla kontrol edilmesi ve güncellenmesi. 5. Analiz ve Değerlendirme: İçeriklerin geri dönüşlerinin, etkileşim oranlarının ve siteye çekilen trafiğin incelenmesi. Bu süreç, iş süreçlerinin verimliliğini artırmak, veri güvenliğini sağlamak ve kurum stratejisine göre içerikleri kullanmak için önemlidir.

Kimlik çipiniz düştüyse yapmanız gerekenler: 1. Kayıp Bildirimi: En kısa sürede e-Devlet Kapısı üzerinden veya Alo 199 Çağrı Merkezi'ni arayarak kimlik kartınızın kaybolduğunu veya düştüğünü bildirin. 2. Yeni Kimlik Başvurusu: Kayıp bildirimi yaptıktan sonra, yeni bir kimlik kartı başvurusu yapmanız gerekmektedir. 3. Ücret Ödeme: Yeni kimlik kartı başvurusu için 2024 yılı itibarıyla 61 TL ücret ödemeniz gerekmektedir. 4. Teslim Alma: Yeni kimlik kartınız yaklaşık 15 iş günü içinde basılarak adresinize gönderilecektir.

QDMS'de doküman oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Mevcut Belgelerin Taranması veya Dijital Formatta Oluşturulması: Öncelikle, kağıt tabanlı belgeler taranır veya dijital formatlarda oluşturulur ve QDMS'e yüklenir. 2. Belgelerin Kategorize Edilmesi: Yüklenen belgeler, kategori ve alt kategorilere göre düzenlenir. 3. Doküman Hazırlama: QDMS'in "Doküman Hazırlama" menüsü kullanılarak yeni bir doküman oluşturulur. 4. Yetki Tanımlamaları: Klasör veya doküman bazında yetkilendirmeler yapılır, böylece her kullanıcı sadece yetkili olduğu dokümanlar üzerinde işlem yapabilir. 5. Onay ve Kontrol Süreçleri: Doküman, belirlenen kontrol, onay ve görüş aşamalarından geçirildikten sonra yayınlanır.

PDF formatında aşağıdaki belgeler saklanabilir: Resmi belgeler. Sunumlar. Raporlar. E-kitaplar. Broşürler ve broşürler. Formlar. Ayrıca, PDF dosyaları metin, görüntü, grafik ve diğer elemanları içerebilir.

Raporun güncellenmesi için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Raporu Açın: İlgili program veya uygulamada raporu açın. 2. Verileri Güncelleyin: Raporda yer alan verilerin güncel olmasını sağlayın, bu genellikle veri kaynaklarının güncellenmesi ve veri tablolarının yeniden oluşturulması gibi adımları içerir. 3. Grafikleri ve Tabloları Güncelleyin: Raporunuzdaki grafikler ve tabloları da güncelleyin. 4. Görsel ve Metinsel Düzenlemeleri Yapın: Metinleri ve görselleri güncel verilere ve bilgilere göre düzenleyin. 5. Raporu Kaydedin veya Paylaşın: Güncellemiş raporu kaydedin ve gerekirse paylaşın. Süresiz engelli raporu gibi belirli raporlar için ise: - Sağlık Durumunun Değerlendirilmesi: Mevcut sağlık durumunun bir sağlık kuruluşunda veya uzman bir doktor tarafından değerlendirilmesi gereklidir. - Gerekli Belgelerin Toplanması: Sağlık kuruluşu veya doktor, raporu güncellemek için gerekli olan belgeleri sağlayacaktır. - Başvurunun Yapılması: İlgili yerel sağlık kuruluşuna veya engellilik hizmetlerinden sorumlu resmi kurumlara başvuru yapılmalıdır. - Değerlendirme ve Onay: Başvurunun incelenmesi ve raporun güncellenmesi için gerekli değerlendirmeler yapılacaktır. - Raporun Alınması: Başvurunuz onaylandıktan sonra, güncellenmiş raporu alabilirsiniz.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve DYS (Doküman Yönetim Sistemi), belgelerin elektronik ortamda yönetimini sağlayan benzer sistemlerdir, ancak bazı farklılıkları vardır: - Kapsam ve İşlevsellik: EBYS, genellikle kurumların tüm belgelerini elektronik olarak yönetmek için kullanılırken, DYS daha çok elektronik olarak oluşturulan belgelerin yönetimini destekler. - Sistem Esnekliği: EBYS ve DYS, genellikle özel bir yazılım veya platform üzerinde kurulum gerektiren sistemlerdir. - Ek Özellikler: EBYS, belgelerin dijital imza ile imzalanmasını, arşivlenmesini ve iş süreçlerinin standartlaştırılmasını da sağlar.

DOCAT iki farklı uygulamaya atıfta bulunabilir: 1. DOCAT (Document Management): Bu, belgeleri hosting ve yönetme amacıyla tasarlanmış, sürüm kontrollü ve kullanıcı dostu bir yazılım çözümüdür. 2. DOCAT (Catholic Church'ün Sosyal Öğretisi): Youcat Foundation gGmbH tarafından geliştirilen, Katolik Kilisesinin sosyal öğretisinin özetini sunan bir Android uygulamasıdır.

MechSoft çeşitli alanlarda dijital dönüşüm çözümleri sunan bir teknoloji şirketidir. Başlıca hizmetleri şunlardır: - Akıllı doküman yönetimi: M-Files ile yapay zeka destekli doküman ve iş akış yönetimi. - Toplam deneyim platformu: CloudOffix ile satıştan pazarlamaya, faturalamadan İK'ya tüm süreçlerin tek platform üzerinden yönetimi. - 2D ve 3D çizim programı: BricsCAD ile maliyet açısından uygun ve güçlü CAD çözümleri. - Performans yönetim sistemi: Synergita ile performans değerlendirmelerinin kolay ve etkili bir şekilde yapılması. - Bilgi güvenliği çözümleri: Bilgi varlıklarının ve altyapısının korunması.

UUMK Akademik Arşiv, İTÜ UUMK tarafından oluşturulan ve kurumun akademik dokümanlarının arşivlendiği bir sistemdir. Bu arşivde, kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları gibi akademik çıktılar saklanmaktadır.

Word'de yazar adı, belgenin "Dosya" sekmesinde, "Bilgi" bölümünde yer alır.

İhalelerde belgelerin sıralaması, ihale dokümanını oluşturan belgeler arasında belirli bir hiyerarşiye göre yapılır. Bu sıralama, sözleşme türüne göre değişiklik gösterebilir: Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde belgelerin öncelik sıralaması şu şekildedir: 1. Yapım İşleri Genel Şartnamesi; 2. İdari Şartname; 3. Sözleşme Tasarısı; 4. Uygulama Projesi; 5. Mahal Listesi; 6. Özel Teknik Şartname; 7. Genel Teknik Şartname; 8. Açıklamalar (varsa); 9. Diğer Ekler. Teklif birim fiyatlı sözleşmelerde ise sıralama şu şekildedir: 1. Yapım İşleri Genel Şartnamesi; 2. İdari Şartname; 3. Sözleşme Tasarısı; 4. Birim Fiyat Tarifleri; 5. Mahal Listesi; 6. Özel Teknik Şartname; 7. Ön/Kesin Projeler; 8. Açıklamalar (varsa); 9. Diğer Ekler.

Docs platformu, Fransa ve Almanya hükümetleri tarafından geliştirilmiştir ve satılmamıştır.

Yandex Dokümanlar hizmeti ücretsiz olarak 10 GB depolama alanı sunmaktadır.

Ehliyet boş şablonu, ehliyet alırken gerekli olan bilgilerin ve belgelerin sistematik bir şekilde düzenlenmesini sağlar. Bu şablon şu işe yararlar: 1. Düzenli bilgi toplama: Tüm gerekli belgelerin eksiksiz bir şekilde toplanmasına yardımcı olur. 2. Zaman yönetimi: Hangi belgelerin ne zaman temin edilmesi gerektiğini belirleyerek sürecin her aşamasında zamanında hareket etmeyi sağlar. 3. Stres azaltma: Süreç boyunca hangi adımları atmanız gerektiğini bilmek, stres seviyenizi düşürebilir. 4. Hedef belirleme: Hedeflerinizi belirlemenize yardımcı olarak motivasyonunuzu artırabilir.

KKD zimmet tutanakları, malzemelerin kullanım süresi doluncaya kadar saklanır.

MEBBİS ve DYS aynı sistemi ifade eder, ancak farklı anlamlara sahiptirler: - MEBBİS (Millî Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemleri), Milli Eğitim Bakanlığı tarafından oluşturulmuş, tüm resmi evrak işlemlerinin yapılabildiği bir web yazılımıdır. - DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ise MEBBİS içerisinde yer alan, dijital ortama aktarılan bilgi, belge ve dokümanların dağıtım ve yönetimini sağlayan uygulamadır.

Ozalit katlama makinesi, uzun ve geniş projelerin kolay taşınması, dosyalanması ve okunabilmesi için projeleri standart A4 ölçülerine göre katlamak amacıyla kullanılır. Bu makineler ayrıca: Teknik çizimlerin, planların ve projelerin çoğaltılmasını sağlar. Zaman ve emek tasarrufu sağlar.