DokümanYönetimi

Arşivlik evrak, saklama süresini doldurduğunda ve kullanılmasına gerek görülmediğinde imha edilir. İmha işlemi, ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile gerçekleştirilir ve her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlarlar.

Arşiv yönetim sistemi belgelerin dijitalleştirilmesi, saklanması, organize edilmesi ve erişilmesi süreçlerini otomatikleştiren yazılım çözümleridir. Çalışma prensibi şu adımlardan oluşur: 1. Belgelerin Dijitalleştirilmesi: Tarayıcılar veya doküman yönetim yazılımları kullanılarak, kağıt üzerindeki veriler dijital dosyalara dönüştürülür. 2. Dokümanların Depolanması: Dijitalleştirilmiş belgeler, merkezi bir veritabanında veya bulut tabanlı bir depolama alanında saklanır. 3. Arama ve Erişim: Belgeler, anahtar kelime aramaları, etiketleme ve meta veriler kullanılarak aranabilir ve erişilebilir hale getirilir. 4. Doküman Yönetimi: Belgelerin düzenlenmesi, güncellenmesi ve sürüm kontrolü yönetilir. 5. Yedekleme ve Kurtarma: Düzenli yedekleme işlemleri yapılır, böylece veri kaybı durumunda belgeler hızlı bir şekilde geri yüklenebilir. Bu sistemler, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını, alan tasarrufu sağlanmasını ve iş süreçlerinin verimliliğini artırmayı amaçlar.

PDF arşivleme için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: 1. Bulut Depolama Çözümleri: PDF dosyalarını Google Drive, Dropbox veya OneDrive gibi bulut depolama hizmetlerine yükleyerek arşivleyebilirsiniz. 2. PDF/A Formatı: PDF dosyalarını PDF/A standardına göre arşivlemek, uzun vadeli koruma sağlar. 3. Doküman Yönetim Sistemleri (DMS): M-Files, DocuWare veya SharePoint gibi DMS yazılımları kullanarak PDF dosyalarını yönetebilir ve arşivleyebilirsiniz. 4. Dış Hard Diskler: PDF dosyalarını harici hard disklerde saklamak, fiziksel bir yedekleme çözümü sunar. 5. Optik Medya (CD/DVD/Blu-ray): PDF dosyalarını optik medyaya yakmak, uzun süreli arşivleme için uygundur. Ayrıca, PDF dosyalarını ZIP formatına dönüştürmek de bir arşivleme yöntemi olarak kullanılabilir.

Ortak teknik doküman, belgelerin oluşturulması, depolanması, erişilmesi, paylaşılması, korunması ve imha edilmesinden sorumlu olan bir dizi süreç ve uygulamadır. Bu tür dokümanlar ayrıca şu şekillerde de tanımlanabilir: - Teknik analiz dokümanı: Müşteri gereksinimlerinin teknik ekip tarafından daha rahat anlaşılmasını ve ekibin aynı dili konuşmasını sağlar. - Teknik yayın: Ürünün ömrü boyunca kurulum, işletim, bakım, onarım ve destek için gerekli olan basılı veya elektronik dokümanları ve verileri kapsar.

Kupür koleksiyonu yapmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Kaynak Belirleme: Güvenilir kaynaklardan, örneğin gazete veya dergilerden, gerekli bilgileri içeren makaleleri, haberleri veya fotoğrafları seçin. 2. Kesme ve Yapıştırma: İlgili bölümleri kesin ve karton veya kağıtlara yapıştırın. 3. Kategorilendirme: Kupürleri konu veya zaman gibi kategorilere ayırarak dosyalayın. 4. Dijitalleştirme (Opsiyonel): Kupürleri dijital ortamda saklamak için tarayıcı kullanabilir veya yüksek çözünürlüklü fotoğraflar çekebilirsiniz. Kupür koleksiyonları, tarihî olayların belgelenmesi, araştırma çalışmaları veya hatıra amaçlı kullanılabilir.

Esselte Speedbox arşiv kutusu, dokümanları arşivlemek ve taşımak için kullanılır. Özellikleri arasında: - Otomatik kurulum sayesinde zaman kazandırır. - Maksimum sağlamlık ve kolay üst üste yerleşim için güçlendirilmiş taban ve yan kısımlar. - 5 adet Esselte 75 mm klasör kapasitesi. - %100 geri dönüştürülmüş oluklu karton malzemeden üretim. - FSC sertifikalı olması.

İndeksleme programları, dijitalleştirilmiş belgelerin verimli bir şekilde arşivlenmesi için çeşitli işlevler sunar. Bu programlar genellikle aşağıdaki işleri yapar: Otomatik etiketleme: Belge içeriğine göre anahtar kelimeler oluşturur. Hızlı arama: İndekslenmiş belgeler arasında saniyeler içinde arama yapmayı sağlar. Veri düzenleme: Belgeleri tarih, yazar, konu gibi kriterlere göre düzenler. Entegrasyon: Bulut tabanlı depolama ve içerik yönetim sistemleriyle uyumlu çalışır. Ayrıca, indeksleme programları, PDF ve metin dosyalarını metin dosyalarına dönüştürerek, bu dosyaları belirli bir klasörde saklama gibi özel işlevler de sunabilir.

Taranacak belgeler, fiziksel formattaki belgelerin dijital formatlara dönüştürülmesi anlamına gelir. Taranacak belge örnekleri arasında şunlar bulunabilir: - faturalar; - maaş bordroları; - işletme ilkeleri; - sözleşmeler; - imza sertifikaları; - özel belgeler.

Microsoft Word belgelerinde değişiklikler arası takibi sağlamak için "Değişiklikleri İzle" özelliği kullanılır. Bu özelliği kullanmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekir: 1. Word belgenizin üst kısmındaki "İnceleme" sekmesini tıklayın. 2. Sağ tarafta "Değişiklikleri İzle" seçeneğini göreceksiniz, üzerine tıklayın. 3. Değişiklik yaptığınızda, belge düzenlemelerinizi takip edecek ve bunların kırmızı yazı tipinde görünmesini sağlayacaktır. Değişiklikleri izlemeyi kapatmak için aynı "Değişiklikleri İzle" kutusunu tekrar tıklayın. Ayrıca, "Basit İşaretleme", "Tüm İşaretlemeler", "İşaretleme Yok" veya "Orijinal" gibi farklı görüntüleme seçenekleri arasından seçim yaparak değişiklikleri gizleyebilir veya gösterebilirsiniz.

Kimlikli fotoğraf arşivleme, kimlik belgelerine uygun fotoğrafların düzenlenmesi ve saklanması sürecidir. Bu süreç, genellikle aşağıdaki adımları içerir: 1. Fotoğrafın Özellikleri: Kimlik fotoğraflarının belirli kriterlere uygun olması gerekir; arka plan düz ve açık renk olmalı, yüz ifadesi doğal olmalı, kıyafetler desenli olmamalı ve kafa pozisyonu düz olmalıdır. 2. Fotoğraf Çektirme: Profesyonel bir fotoğrafçıdan hizmet almak veya akıllı telefonun kamerasını kullanmak önerilir. 3. Fotoğrafın Formatı ve Boyutu: Genellikle JPEG veya PNG formatında ve 50×60 mm boyutunda olmalıdır. 4. Başvuru İşlemi: Kimlik başvurusu sırasında, dijital ortamda fotoğraf yüklenmesi gerekebilir. Ayrıca, Google Fotoğraflar gibi uygulamalar da kimlikli fotoğrafları otomatik olarak kategorilere ayırarak arşivleme imkanı sunar.

Logo Cloud Connect'te taslak kaydetmek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Tasarım Şablonları bölümüne girin ve Yeni Ekle butonu ile yeni bir şablon ekleyin. 2. Belge Türü olarak e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye vb. seçeneklerden birini seçin. 3. Şablon Tipi ve Öncelik gibi değerleri belirleyin. 4. Dosya Seç işlemi ile XSLT dosya yolunu girerek şablonu yükleyin. Ayrıca, cari hesap kartı üzerinde F9 Eşlemeler seçeneği ile de manuel eşlemeleri aktarabilirsiniz.

Adli vakalara ilişkin tüm tahlil, tetkik sonuçları ile her türlü kayıt ve dokümanlar en az yirmi yıl süreyle yataklı tedavi kurumunun arşivinde saklanır.

PDF'de doğrudan alıntı, bir metnin veya fikrin, alıntı yapılan çalışmada hiçbir değişiklik yapılmadan aynen kullanılması anlamına gelir. Doğrudan alıntılar genellikle tırnak işareti ile gösterilir ve üç/dört satırdan uzunsa, ayrı bir paragrafta girintili yazılarak yapılır.

MEB BKDS ifadesi, "Milli Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemleri" (MEBBİS) ve "Doküman Yönetim Sistemi" (DYS) kısaltmalarının bir birleşimi olabilir. MEBBİS, Milli Eğitim Bakanlığı'nın tüm resmi evrak işlemlerini yürüttüğü bilişim sistemidir.

UYAP safahat ifadesi, UYAP sistemindeki belgelerin, dosyaların veya evrakların toplu olarak saklandığı birimi ifade eder.

Reçeteler PDF olarak gönderilir çünkü bu format, belgelerin orijinal biçimini koruyarak yazı tipleri, grafikler ve düzenlemelerin değişmeden kalmasını sağlar. PDF dosyaları ayrıca: Platform bağımsızdır: Farklı cihazlarda ve işletim sistemlerinde aynı şekilde görüntülenir. Güvenlik özellikleri sunar: Parola koruması, dijital imza ve şifreleme gibi özelliklerle hassas bilgilerin güvenli şekilde paylaşılmasını sağlar. Dosya boyutunu optimize eder: Sıkıştırma teknikleri kullanarak daha hızlı paylaşılmasını sağlar.

Patlamadan Korunma Dokümanı (PKD) 5 yılda bir yenilenmelidir.

E-Yaygın belgeleriniz, sisteme giriş yaptıktan sonra "Belgelerim" veya "Eğitim Bilgileri" sekmesinde yer alır.

Yasal doküman, yasal gerekliliklere uygun olarak hazırlanmış ve işletmelerin yasal uyumunu sağlamak için kullanılan belgelerdir. Bu dokümanlar arasında şunlar yer alabilir: - Veri sorumlusu politikaları: Genel KVKK politikası, çalışanlar ile ilgili KVKK politikası, özel nitelikli kişisel veriler ile ilgili politika gibi. - Aydınlatma metinleri ve açık rızalar: Çeşitli konularda hazırlanan bilgilendirme metinleri ve rıza formları. - Sözleşme metinleri: Müşteri, tedarikçi ve veri işleyenler ile yapılan sözleşmeler. - Taahhütnameler: Veri işleyen ve veriye erişen personelden alınan taahhütler. Ayrıca, doküman yönetimi kapsamında da yasal dokümanlar, belgelerin oluşturulması, sınıflandırılması, saklanması, korunması ve imha edilmesi süreçlerini içerir.

Evet, Excel'de eklenen üstbilgi ve altbilgi diğer sayfalarda görünür. Üstbilgi ve altbilgi, yalnızca Sayfa Düzeni görünümünde ve basılı sayfalarda görüntülenir.