DokümanYönetimi

DYS'ye (Destek Yönetim Sistemi) giriş yapabilecek kişiler şunlardır: Kamu çalışanları: Yetkilendirildikleri takdirde DYS'ye erişim sağlayabilirler. Vatandaşlar: e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması yaparak DYS'ye giriş yapabilirler ve yalnızca kamuya sundukları belgelerini kontrol ve takip etme imkanına sahiptirler. DYS'ye giriş için kamu çalışanlarının kullanıcı adı ve şifreye, vatandaşların ise e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması için gerekli bilgilere ihtiyacı vardır. Ayrıca, DYS'ye giriş için MEB internet hattı kullanımı zorunludur; MEB tarafından sağlanan internet hattını kullanmayan bir bilgisayardan DYS'ye erişim mümkün değildir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. e-Devlet üzerinden giriş: Vatandaşlar, e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ilgili kurumun DYS portalına ulaşabilir. 2. Arama kriterleri doldurma: Evrak arama ekranında arama kriterleri (evrakın konusu, açıklaması vb.) doldurulur. 3. Sorgulama yapma: “Sorgula” butonuna tıklanarak evrak aranır. 4. Evrakı bulma: Aranan evrak bulunduğunda “Listeye Ekle” veya “Ekleri ile Birlikte Listeye Ekle” butonlarına tıklanarak evrak takip listesine eklenir. DYS sisteminde evrak takibi yaparken, kullanılan browserın cache (geçmiş) verilerinin temizlenmesi ve en az 1600x900 ekran çözünürlüğü kullanılması önerilir. DYS evrak takibi ile ilgili daha detaylı bilgilere, kullanılan kurum veya kuruluşun hazırladığı kullanıcı kılavuzlarından ulaşılabilir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden gelen evrakın cevaplanma süresi, evrakın ivedilik durumuna ve gizlilik derecesine bağlı olarak değişir. Belgelerin işlem sürecindeki herhangi bir gecikmenin zamanında tespit edilip çözülmesi için DYS sistemi tarafından otomatik hatırlatmalar gönderilebilir. DYS evrak takibi ile ilgili daha fazla bilgiye aşağıdaki kaynaklardan ulaşılabilir: ticaret.gov.tr; turkiyegazetesi.com.tr; sgkbilgisi.com.

Sağlık Bakanlığına DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ile yazı yazmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Başlık: Cevap yazısının en üst kısmına "Konu" veya "İlgi" başlığı yazılmalı ve konu kısa ve öz bir şekilde belirtilmelidir. 2. Tarih ve Referans Numarası: Sağ üst köşeye tarih ve referans numarası eklenmelidir. 3. Hitap: Yazının başlangıcında "Sayın" veya "Değerli" gibi hitaplar kullanılarak alıcıya selamlama yapılmalıdır. 4. İçerik: Gelen yazıya yönelik detaylı cevap verilmeli, cevap kesin, net ve açık olmalıdır. 5. Sonuç ve İmza: Yazının sonunda cevabın neticesi belirtilmeli ve gerekli ise ilgili kişilerin imzaları eklenmelidir. Ayrıca, Sağlık Bakanlığı'nın DYS sistemine giriş yaparak da yazı yazma işlemleri gerçekleştirilebilir. DYS sistemine giriş için kamu çalışanlarının kullanıcı adı ve şifreye ihtiyacı varken, vatandaşlar e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması yaparak giriş sağlayabilir.

Vergi levhası, her yıl güncellenerek 1 yıl süreyle geçerlidir. Gelir vergisi mükellefleri 1 Nisan - 31 Mayıs, kurumlar vergisi mükellefleri ise 1 Mayıs - 31 Mayıs tarihleri arasında gerekli işlemleri tamamlayarak yeni vergi levhasını almak zorundadır. Vergi levhasının beş yıl boyunca muhafaza edilmesi gereken durumlar da olabilir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ile yapılabilecek işlemler kullanım alanına göre değişiklik göstermektedir: Kamu kurumları için: Resmi yazışmalar gerçekleştirme. Kurumlar arasında resmi belgeleri dijital olarak yönlendirme, sisteme ekleme ve arşivleme. Vatandaşların başvurularını alma, işleme, sonuçlandırma ve takip etme. Vatandaşlar için: Kamu kurumlarına ilettikleri belgelerin takibini yapma. e-Devlet üzerinden giriş yaparak ilgili kurumun DYS portalına ulaşma ve evraklarını sorgulama. Diğer kullanım alanları: Hastanelerde hasta bilgilerini saklama. Belediyelerde ruhsat, inşaat projeleri, vergiler ve harç belgelerini takip etme. Adli işlemlerde dava dosyalarını kaydetme. Ayrıca, Ticaret Bakanlığı'nın DYS sistemi üzerinden ihracat destekleri başvurusu ve takibi gibi işlemler de yapılabilir.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile yapılabilecek bazı işlemler: Belgelerin dijital ortamda oluşturulması, saklanması, paylaşılması ve yönetilmesi. Belge kayıplarını ve karışıklıkları önleme. Onay ve akış süreçlerini otomatikleştirme. Güvenli ve yetkilendirilmiş erişim sağlama. Arşivleme ve yedekleme işlemlerini kolaylaştırma. İş süreçlerini hızlandırma ve verimliliği artırma. Uyumluluk ve mevzuat gereksinimlerine destek olma. Denetim süreçlerini kolaylaştırma. Çevre dostu ve maliyet tasarruflu bir çözüm sunma. Diğer kurumsal yazılımlar ve sistemlerle entegre çalışabilme. EBYS, özellikle kamu kurumları ve e-devlet ile entegre çalışan kuruluşlar tarafından dijital belge yönetimi için kullanılmaktadır.

İntranet, bir organizasyon içinde bilgi, iş birliği araçları, işletim sistemleri ve diğer bilgi işlem hizmetlerini paylaşmak için kullanılan özel bir bilgisayar ağıdır. Başlıca işlevleri: İletişim: Çalışanlar arasında hızlı ve güvenli iletişim sağlar. Belge yönetimi: Belgelerin sürüm kontrolü ve kolay erişimini mümkün kılar. İş birliği: Proje yönetimi ve ekip takvimleri gibi araçlarla iş birliğini artırır. Bilgi paylaşımı: Önemli güncellemeleri ve haberleri çalışanlara hızlıca yayar. Güvenlik: Yetkisiz erişimleri engelleyerek veri güvenliğini sağlar. İntranet, internet ile karıştırılmamalıdır; internet halka açık bir ağ iken, intranet sadece yetkili kullanıcıların erişebildiği özel bir ağdır.

Evet, doküman ve belge aynı anlama gelir. Doküman, gündelik hayatta belge ile aynı anlamda kullanılsa da, resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynakları ifade eder. Belge ise, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da bu fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve format ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi aracıdır. Bu iki kelime bazen eş anlamlı olarak da kullanılır.

SharePoint, özellikle iş birliği ve içerik yönetimi için kullanılan bir platformdur. Başlıca kullanım amaçları: Dosya paylaşımı ve yönetimi: Belgelerin versiyonlama, içerik onaylatma ve birden fazla kişinin aynı anda çalışabilmesi gibi özellikler sunar. İntranet ve internet siteleri: Şirket içi iletişim ve bilgi paylaşımı için kullanılır. Sosyal çalışma ortamı: Kullanıcıların birlikte çalışmasına ve bilgiye kolayca ulaşmasına olanak tanır. İş zekası ve raporlama: Verileri dashboardlar şeklinde gösterip raporlayabilir. İş süreç yönetimi: Şirket içi işlerin otomatize edilmesini ve daha verimli çalışılmasını sağlar. SharePoint, bulut tabanlı (SharePoint Çevrimiçi) veya şirket içinde (SharePoint Sunucusu) olarak kullanılabilir.

MEB DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) aynı değildir, ancak aralarında bazı benzerlikler bulunmaktadır. EBYS, kurumların fiziksel belge ve evraklarını elektronik ortama taşıyarak yönetmelerini sağlar. 5 Temmuz 2024 tarihinden itibaren MEB, DYS'nin yerine EBYS kullanmaya başlamıştır.

Sertifikaların muhafazası için şu yöntemler önerilir: Dijital kopya oluşturma: Sertifikaların dijital kopyalarını oluşturup güvenli bir yerde saklamak. Fiziksel saklama: Sertifikaları dosya veya klasör gibi düzenli yerlerde, nem, ısı ve güneş ışığından uzakta muhafaza etmek. Sigorta: Değerli sertifikalar için özel sigorta seçeneklerini değerlendirmek. Yedekleme: Sertifikaları harici disk veya şifreli USB sürücü gibi cihazlarda yedeklemek. Güçlü parola kullanımı: Sertifika yöneticilerine erişim için karmaşık ve düzenli olarak değiştirilen parolalar belirlemek. Çift faktörlü kimlik doğrulama: Sertifika yönetim sistemlerine girişlerde iki faktörlü kimlik doğrulama kullanmak. Fiziksel güvenlik: Sertifikaların saklandığı cihazların güvenliğini sağlamak. Eğitim ve farkındalık: Sertifika yönetimi hakkında çalışanları veya kullanıcıları bilgilendirmek. Ayrıca, sertifikaların son kullanma tarihlerini ve yenileme gereksinimlerini takip etmek için bir sistem kurmak önemlidir.

Okul öncesi evrak takibi için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: Dijital sistemler: Okuloncesievrak.com gibi otomasyon sistemleri, evrak yönetimini kolaylaştırır. Evrak takip dosyaları: Kurumlar, evrakları bölümlendirerek saklar ve düzenli bir arşiv oluşturur. Tarama ve saklama: Evraklar taranarak bilgisayarda saklanabilir, bu hem yerden kazanç sağlar hem de belge güvenliğini artırır. Bazı okul öncesi evrak türleri: Kayıt ve kabul evrakları: Kayıt formu, veli izin belgesi, sağlık bilgileri formu. Gelişim takip evrakları: Gözlem formları, gelişim raporları, portfolyo. Eğitim planları ve etkinlik evrakları: Günlük ve haftalık planlar, etkinlik kayıtları, materyal listeleri. Veli iletişim evrakları: Veli bilgilendirme mektupları, veli toplantı tutanakları, geri bildirim formları.

Arşivlemenin önemli olmasının bazı nedenleri: Yasal uyum: Belgelerin yasal olarak belirlenen süreler boyunca saklanması zorunludur. Kurumsal bellek: Arşivlenmiş veriler, şirketin geçmişteki projelerini ve iş süreçlerini yansıtan bir kurumsal hafıza işlevi görür. Risk yönetimi: Düzenli arşivleme, doğal afetler veya siber saldırılar gibi felaket anlarında veri kaybını minimize eder. Verimlilik ve tasarruf: Dijital ortamda saklanan belgeler, alan tasarrufu sağlar ve korunan verilere hızlı ve kolay bir şekilde erişilmesi verimliliği artırır.

İçindekiler tablosu oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Başlıkların formatını ayarlama. 2. Başlıkları seçme. 3. İçindekiler tablosunu ekleme. 4. Güncelleştirme. Ayrıca, Canva gibi çevrimiçi araçlar da kullanılarak içindekiler tablosu oluşturulabilir. Google Dokümanlar'da içindekiler tablosu eklemek için ise, içinin içindekiler tablosunun yer almasını istenen yer tıklanır, "Ekle" menüsünden "Sayfa öğeleri" ve ardından "İçindekiler" seçilir.

Leitz 3971 95, Leitz WOW Sekreter Notluğu'dur. Kullanım amaçları: Toplantılarda önemli notlar almak. Günlük planları düzenlemek. Evrakları düzenli tutmak. Özellikleri: Dayanıklı yapı. Kompakt tasarım. Asma kancası. 75 sayfa kapasite. Metalik siyah renk.

Milli Eğitim Bakanlığı'nda (MEB) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yerine Doküman Yönetim Sistemi (DYS) kullanılmaya başlanmıştır. 4 Temmuz 2024 tarihinden itibaren DYS'de evrak oluşturma, onaylama ve sayı alma işlemleri yapılamamaktadır.

Belge ve logo kullanımı, ilgili akreditasyon kurallarına ve kullanım talimatlarına uygun olarak yapılmalıdır. İşte bazı genel kurallar: Belge Kullanımı: Belgeler, sadece belge kapsamı dahilindeki faaliyet alanlarında ve reklamlarda kullanılabilir. Belgenin geçerliliği devam ettiği sürece kullanılabilir, aksi takdirde atıflar kaldırılmalıdır. Logo Kullanımı: Logolar, oranlar sabit kalmak şartıyla küçültüp büyütülebilir. Ürün üzerinde, birincil ambalajlarda ve deneye tabi tutulmuş ürünler üzerinde kullanılamaz. Belgenin ürüne değil, yönetim sistemine ait olduğunu belirtecek bir ifade ile birlikte, ürünlerin taşınması için kullanılan dış ambalajlarda kullanılabilir. Reklam amaçlı yayınlarda ve tanıtım broşürlerinde, belgenin ilgili yönetim sistemine verildiğini belirterek veya belirtmeksizin kullanılabilir. Belgeli kuruluşlar, ilgili akreditasyon kurumunun (örneğin TÜRKAK, MYK) logo ve marka kullanım esaslarına uymak zorundadır. Daha detaylı bilgiler için ilgili kurumların web sitelerinden güncel talimatlara ulaşılabilir.

Doküman yönetimi, belgelerin oluşturulması, sınıflandırılması, saklanması, korunması ve imha edilmesi gibi aşamaları kapsar. İşte doküman yönetiminin nasıl yapılacağına dair bazı adımlar: Doküman hedeflerinin belirlenmesi. Doküman süreçlerinin tanımlanması. Uygun çözüm modelinin düşünülmesi. Doküman yönetimi yazılımlarının seçilmesi. Doküman yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin oluşturulması. Eğitimlerin verilmesi.

Gri tonlamalı PDF'nin bazı kullanım amaçları: Mürekkep tasarrufu: Gri tonlamalı PDF'nin yazdırılması sadece siyah mürekkep kullanır, bu da renkli mürekkepten tasarruf sağlar. Dosya boyutu küçültme: Özellikle çok sayıda resim içeren PDF'lerde dosya boyutunu azaltır. Ofset baskı: PDF'yi gri tonlamaya dönüştürmek, belgeyi ofset baskı için hazırlamayı kolaylaştırır. Gerçekçi görüntü çoğaltma: Gri tonlama, fotoğraflardaki renk ve tonların daha gerçekçi bir şekilde yeniden üretilmesini sağlar.