DokümanYönetimi

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) girişine kimler yapabilir: 1. Kamu çalışanları: Yetkilendirildikleri takdirde DYS'ye erişim sağlayabilirler. 2. Devlet memurları, belediye çalışanları, üniversiteler, sağlık kurumları, bakanlıklar ve mahkemeler de DYS'yi kullanabilirler. 3. Vatandaşlar: E-Devlet üzerinden giriş yaparak DYS portalına ulaşabilir ve belgelerini sorgulayabilirler. Ancak, vatandaşların veritabanındaki tüm özelliklere erişimleri sınırlıdır; sadece kamuya sundukları belgelerini kontrol ve takip etme imkanları vardır.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Belge Kaydı Oluşturma: İlk olarak, belgenin sistemde tanımlanması ve tüm bilgilerinin (belge numarası, adı, tarihi vb.) girilmesi gerekmektedir. 2. Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Belgenin hangi departmanlarda hangi işlemlerden geçeceği belirlenmelidir. 3. Belge Takibi: Belgenin hareketleri takip edilmeye başlanır, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu gibi bilgiler kaydedilir. 4. Raporlama: Belge hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır. DYS evrak takibi için genellikle bulut tabanlı bir yazılım kullanılır ve internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir. e-Devlet üzerinden DYS evrak takibi yapmak için ise aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. e-Devlet Kapısı'na giriş yapın ve kimlik doğrulamasını tamamlayın. 2. SGK'nın DYS Evrak Takip sayfasına yönlendirileceksiniz, buradan evrak yılı bilginizi girerek başvurunuzun durumunu sorgulayabilirsiniz.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden gelen evrakın cevaplanma süresi, evrakın ivedilik durumuna ve gizlilik derecesine bağlı olarak değişir. Evrakın cevaplanma sürecini hızlandırmak için, "Cevap Tarihi" alanına belgenin ilgili yere gönderilmesi için son tarihin girilmesi gerekmektedir.

Sağlık Bakanlığına DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ile yazı yazmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlık: Cevap yazısının en üst kısmına "Konu" veya "İlgi" başlığı yazılmalı ve konunun kısa ve öz bir şekilde belirtilmesi sağlanmalıdır. 2. Tarih ve Referans Numarası: Sağ üst köşeye tarih ve referans numarası eklenmelidir. 3. Hitap: Yazının başlangıcında "Sayın" veya "Değerli" gibi hitaplar kullanılarak alıcıya selamlama yapılmalıdır. 4. İçerik: Gelen yazıya yönelik detaylı cevap verilmeli, cevap kesin, net ve açık olmalıdır. 5. Sonuç ve İmza: Yazının sonunda cevabın neticesi belirtilmeli ve gerekli ise ilgili kişilerin imzaları eklenmelidir. Ayrıca, Sağlık Bakanlığı'nın DYS sistemine giriş yaparak da yazı yazma işlemleri gerçekleştirilebilir.

Vergi levhası, mükellefler için her yıl yenilenir ve saklanma süresi 5 yıldır.

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ile aşağıdaki işlemler yapılabilir: 1. Belgelerin Dijital Ortamda Saklanması: DYS, belgelerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. 2. Belgelerin Organize Edilmesi: Belgeler etiketlenir, kategorize edilir ve içerik bazlı aramalar yapılabilir. 3. İş Akışı Yönetimi: Belgelerin organizasyon içindeki hareketi otomatikleştirilir, onay süreçleri ve paylaşım kuralları önceden tanımlanabilir. 4. Versiyon Kontrolü: Belgelerin farklı versiyonları takip edilir ve değişikliklerin izlenmesi sağlanır. 5. Güvenlik: Dosya bazında yetkilendirme ile her kullanıcının sadece yetkisi dahilindeki dokümanlara erişimi sağlanır. 6. OCR Teknolojisi: Taranan belgelerdeki metinler otomatik olarak dijital formata dönüştürülür. 7. Konuşma Metni Dönüşümü: Ses dosyalarındaki konuşmalar yazılı metne çevrilebilir.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile aşağıdaki işlemler yapılabilir: 1. Var olan veri kaynaklarına bağlanma: SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı, telefon gibi kaynaklara bağlanarak dokümanları sıfır noktasında oluşturup işleme. 2. Veri kaynaklarını dinleme: E-mail, faks, SMS ile Twitter, Facebook gibi sosyal medya kanallarını dinleyerek, anket sistemleri ve kampanya yönetimleriyle hareket etme. 3. Etkileşime geçme: Dinleyip harekete geçebilen, alternatif ve paralel yollarla otomatik değişebilen bir diyalog sistemine sahip olma. 4. İş akışı otomasyonu: Belgelerin zamanında ve doğru kişiye ulaştırılmasını sağlama. 5. Doküman yönetimi: Belgeleri hızlı bir şekilde dosyalama ve arşivleme, yetki seviyelerine göre arama yapma. 6. Elektronik imza: Elektronik imza ile onaylama sürecini hızlandırma ve güvenliği artırma. 7. Performans ölçümü: Personelin verimliliğini ölçme ve performansını değerlendirme.

İntranet, bir işletme veya kurum içerisinde kullanılan, yalnızca belirli kullanıcıların erişimine açık özel bir ağ sistemidir. İşe yararları: - İç iletişim: Çalışanlar arasında anlık iletişim ve bilgi paylaşımı sağlar. - Doküman yönetimi: Belgeleri merkezi bir yerde saklar ve yetkilendirilmiş erişim sunar. - Proje yönetimi: Ekiplerin projelerini izlemelerini ve görevlerini organize etmelerini sağlar. - Şirket duyuruları: Tüm çalışanlara hızlı ve etkili duyuru yapma imkanı verir. - Maliyet tasarrufu: Geleneksel iletişim yöntemlerine göre daha az maliyetlidir. Ayrıca, intranet güvenlik, mobil uyum ve özelleştirilebilirlik gibi avantajlar da sunar.

Döküman ve belge aynı şeyi ifade etmez, ancak birbirleriyle ilişkilidir. Döküman, genel anlamda yazılı, basılı veya elektronik biçimde bilgi içeren her türlü belgeyi ifade eder. Belge ise daha spesifik olarak, resmi veya yasal önemi olan yazılı veya basılı materyalleri ifade eder. Dolayısıyla, tüm belgeler dökümandır, ancak tüm dökümanlar belge değildir.

SharePoint Microsoft tarafından geliştirilen, kurum veya şirketlerin işlerini tek bir çatı altında toplayan bir iş yönetimi ve doküman yönetim sistemi platformudur. SharePoint'in başlıca faydaları ve kullanım alanları: - Doküman paylaşımı ve yönetimi: Birden fazla kişinin aynı doküman üzerinde çalışmasına imkan sağlar. - Arama ve indeksleme: Gelişmiş arama fonksiyonları ile dosyaları ve kişileri kolayca bulmayı sağlar. - İş zekası: Verileri düzenleyerek daha anlaşılabilir ve yorumlanabilir hale getirir. - İş süreçleri: İş akışları ve görev tanımlamaları gibi süreçleri web üzerinden takip etmeyi sağlar. - Sosyal özellikler: İç ve dış iletişim için siteler, topluluklar ve bloglar oluşturma imkanı sunar. - Diğer Microsoft ürünleri ile entegrasyon: Office ürünleri ve diğer sistemlerle ortak çalışma ortamları sağlar.

MEB DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) aynı şeylerdir. EBYS, DYS'nin elektronik ortama uyarlanmış halidir ve belgelerin dijital ortamda yönetilmesini sağlar.

Sertifikalar, farklı yöntemlerle muhafaza edilebilir: 1. Kağıt Sertifikalar: Uzun süre dayanmaları için kaliteli malzemelerden üretilmiş ve selofan kaplama ile korunmuş olabilirler. 2. Ticari Sertifikalar: Uluslararası ticarette, sertifikaların orijinalliğinin korunması için her sayfanın resmi mühürlü olması ve mühür ile imzanın baskı renginden farklı bir renkte olması gereklidir. 3. Elektronik Sertifikalar: Dijital ortamda saklanan sertifikalar için, düzenli yedekleme ve güvenlik yazılımlarının kullanılması önemlidir.

Okul öncesi evrak takibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir: 1. Dijital Ortam: Evrakların dijital ortamda saklanması, arşivlenmesi ve gerektiğinde kolayca ulaşılması önemlidir. 2. Doküman Yönetim Sistemi (DYS): Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı kurumlarda kullanılan DYS üzerinden giden evrak takibi yapılabilir. 3. Okul Öncesi Eğitim Kurumları İçin Özel Yazılımlar: "Okul Öncesi Evrak" gibi özel yazılımlar, öğrenci bilgilerini düzenleme, belge hazırlama ve evrak takibini kolaylaştırabilir.

Arşivlemenin önemli olmasının bazı nedenleri: Yasal uyum: Belgelerin yasal olarak belirlenen süreler boyunca saklanması zorunludur. Kurumsal bellek: Arşivlenmiş veriler, şirketin geçmişteki projelerini ve iş süreçlerini yansıtan bir kurumsal hafıza işlevi görür. Risk yönetimi: Düzenli arşivleme, doğal afetler veya siber saldırılar gibi felaket anlarında veri kaybını minimize eder. Verimlilik ve tasarruf: Dijital ortamda saklanan belgeler, alan tasarrufu sağlar ve korunan verilere hızlı ve kolay bir şekilde erişilmesi verimliliği artırır.

İçindekiler tablosu oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlıkları Belirleme: Belgenizdeki başlıkları (Başlık 1, Başlık 2 vb.) seviyelendirerek belirleyin. 2. Yer Seçimi: İçindekiler tablosunu eklemek istediğiniz yere gidin. 3. "Başvuru" Sekmesi: Word'ün "Başvuru" sekmesine tıklayın. 4. "Tablo İçerikleri" Düğmesi: "Tablo İçerikleri" düğmesini seçin. 5. Özelleştirme: Açılan iletişim kutusunda, otomatik içindekiler tablosunun görüntülenme şeklini özelleştirin. 6. "Tamam" Düğmesi: İçindekiler tablosunu oluşturmak için "Tamam" düğmesine tıklayın. Güncelleme: Belgenizin yapısını değiştirdiğinizde veya yeni başlıklar eklediğinizde, içindekiler tablosunu güncellemek için "Tablo İçerikleri'ni Güncelle" düğmesini kullanabilirsiniz.

Leitz 3971-95 modeli, Leitz WOW sekreter notluğu olarak bilinir ve belgeleri güvenli bir şekilde taşımak ve düzenlemek için kullanılır. Özellikleri: - Güçlü metal klips, dokümanları bir arada tutar. - Asma kancalı, A4 boyutuna uygun. - 75 A4 sayfa kapasitesi (80 gsm).

MEB'de EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) yerine DYS (Doküman Yönetim Sistemi) kullanılmaya başlanmıştır.

Belge ve logo kullanımı için genel kurallar şunlardır: 1. Belge Kullanımı: - Belgeler sadece belge sahipleri tarafından kullanılabilir ve başka şahıs veya tüzel kişiler tarafından izinsiz kullanılamaz. - Belgenin geçerliliği devam ettiği müddetçe kullanılabilir, geçerlilik süresi dolan veya iptal edilen belgeler iade edilmelidir. 2. Logo Kullanımı: - Logolar, sadece belge kapsamı dâhilindeki faaliyet alanlarında kullanılabilir. - Logoların boyutları değiştirilebilir, ancak oranlar sabit kalmalı ve okunabilirliği bozulmamalıdır. - Logolar tek başına görünmeli, diğer grafik veya metin öğelerle arasında boşluk olmalıdır. - Logonun renkleri ve yazı karakterleri değiştirilemez. Logo ve belge kullanımına ilişkin güncel bilgiler, ilgili kurumların web sitelerinden temin edilmelidir.

Doküman yönetimi, belgelerin oluşturulması, saklanması, paylaşılması, güncellenmesi ve imha edilmesi gibi aşamaları kapsar. İşte doküman yönetiminin temel adımları: 1. Doküman Hedeflerini Belirleme: Yönetilecek dokümanların amaçlarını açıkça tanımlamak gereklidir. 2. Doküman Süreçlerini Tanımlama: Belgelerin nasıl işleneceğini, onay ve revizyon süreçlerini belirlemek önemlidir. 3. Çözüm Modelini Seçme: Doküman yönetim sistemi için bulut tabanlı veya şirket içi yazılım gibi uygun bir model seçmek gerekir. 4. Dokümanların Dijitalleştirilmesi: Belgeleri elektronik formata dönüştürmek ve merkezi bir depolama alanında saklamak gereklidir. 5. Güvenlik Önlemleri: Kullanıcı yetkilendirme, şifreleme ve veri yedekleme gibi güvenlik önlemlerini uygulamak önemlidir. 6. İş Akışı Otomasyonu: Belge onay süreçleri ve bildirimler gibi iş akışı adımlarını otomatikleştirmek verimliliği artırır. Doküman yönetimi yazılımları ve standartları, bu süreçlerin etkinliğini ve yasal uyumu sağlamak için kullanılabilir.

Gri tonlamalı PDF belgeleri, belgenin karmaşıklığını ve boyutunu azaltmak için kullanılır. Bu tür belgelerin faydaları şunlardır: Mürekkep tasarrufu: Gri tonlamalı PDF'ler, renkli belgelere göre daha az siyah mürekkep kullanır, bu da özellikle büyük hacimli yazdırma işlemlerinde maliyet tasarrufu sağlar. Profesyonel sunumlar: Gri tonlama, belgelerin profesyonel ortamlarda daha okunabilir ve estetik olarak hoş görünmesini sağlar. Arşivleme: Gri tonlamalı dosyalar, daha az depolama alanı kapladıkları için arşivleme için idealdir. Akademik gönderimler: Bazı kurumlar, tasarımdan ziyade içeriğe odaklanmak için gönderimleri gri tonlamada talep eder.