DokümanYönetimi

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) girişine kimler yapabilir: 1. Kamu çalışanları: Yetkilendirildikleri takdirde DYS'ye erişim sağlayabilirler. 2. Devlet memurları, belediye çalışanları, üniversiteler, sağlık kurumları, bakanlıklar ve mahkemeler de DYS'yi kullanabilirler. 3. Vatandaşlar: E-Devlet üzerinden giriş yaparak DYS portalına ulaşabilir ve belgelerini sorgulayabilirler. Ancak, vatandaşların veritabanındaki tüm özelliklere erişimleri sınırlıdır; sadece kamuya sundukları belgelerini kontrol ve takip etme imkanları vardır.

DYS'de (Doküman Yönetim Sistemi) evrak beklemede ifadesi, gelen evrakın ilgili memura havale edilmediği ve herhangi bir işlem yapılmadığı anlamına gelir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Belge Kaydı Oluşturma: İlk olarak, belgenin sistemde tanımlanması ve tüm bilgilerinin (belge numarası, adı, tarihi vb.) girilmesi gerekmektedir. 2. Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Belgenin hangi departmanlarda hangi işlemlerden geçeceği belirlenmelidir. 3. Belge Takibi: Belgenin hareketleri takip edilmeye başlanır, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu gibi bilgiler kaydedilir. 4. Raporlama: Belge hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır. DYS evrak takibi için genellikle bulut tabanlı bir yazılım kullanılır ve internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir. e-Devlet üzerinden DYS evrak takibi yapmak için ise aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. e-Devlet Kapısı'na giriş yapın ve kimlik doğrulamasını tamamlayın. 2. SGK'nın DYS Evrak Takip sayfasına yönlendirileceksiniz, buradan evrak yılı bilginizi girerek başvurunuzun durumunu sorgulayabilirsiniz.

Doküman ve belge aynı şeyi ifade etmez, ancak birbirleriyle ilişkilidirler. Doküman, bilgiyi kaydeden ve ileten herhangi bir yazılı, basılı veya elektronik materyaldir. Belge ise, genellikle yasal veya resmi amaçlarla kullanılan, belirli bir formata ve içeriğe sahip bir tür dokümandır.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden gelen evrakın cevaplanma süresi, evrakın ivedilik durumuna ve gizlilik derecesine bağlı olarak değişir. Evrakın cevaplanma sürecini hızlandırmak için, "Cevap Tarihi" alanına belgenin ilgili yere gönderilmesi için son tarihin girilmesi gerekmektedir.

Sağlık Bakanlığına DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ile yazı yazmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlık: Cevap yazısının en üst kısmına "Konu" veya "İlgi" başlığı yazılmalı ve konunun kısa ve öz bir şekilde belirtilmesi sağlanmalıdır. 2. Tarih ve Referans Numarası: Sağ üst köşeye tarih ve referans numarası eklenmelidir. 3. Hitap: Yazının başlangıcında "Sayın" veya "Değerli" gibi hitaplar kullanılarak alıcıya selamlama yapılmalıdır. 4. İçerik: Gelen yazıya yönelik detaylı cevap verilmeli, cevap kesin, net ve açık olmalıdır. 5. Sonuç ve İmza: Yazının sonunda cevabın neticesi belirtilmeli ve gerekli ise ilgili kişilerin imzaları eklenmelidir. Ayrıca, Sağlık Bakanlığı'nın DYS sistemine giriş yaparak da yazı yazma işlemleri gerçekleştirilebilir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi), fiziksel veya dijital belgelerin dijital bir platformda saklanmasını, düzenlenmesini ve yönetilmesini sağlayan yazılım çözümleridir. DYS'nin işe yarar yönleri şunlardır: Merkezi Depolama: Belgelerin tek bir platformda toplanması, farklı lokasyonlardaki çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olmasını sağlar. Güvenlik: Belgelerin şifrelenmesi ve erişim kontrolü ile korunması, kaybolma veya zarar görme riskini ortadan kaldırır. Arama ve Filtreleme: Anahtar kelime, tarih, belge türü gibi filtrelerle belgeleri hızlı bir şekilde bulmayı mümkün kılar. Otomasyon ve İş Akışı Yönetimi: Belgelerin onay süreçlerini otomatikleştirerek zamandan tasarruf edilmesini sağlar. Maliyet Tasarrufu: Kağıt, mürekkep ve fiziksel depolama alanı gibi masrafları azaltır. Yasal Uyumluluk: Düzenleyici kurumların gerekliliklerine uygun belge yönetimi sağlar.

Belgenet üzerinde aşağıdaki işlemler yapılabilir: 1. Evrak Oluşturma: Kullanıcı, "Evrak İşlemleri" menüsünden evrak oluşturabilir ve gerekli bilgileri doldurduktan sonra onay akışını düzenleyebilir. 2. Evrak Arama: Evraklar, dört farklı yolla aranabilir: konu, ivedilik, miat bilgisi ve gereğine göre. 3. Evrak Paraflama veya İmzalama: Sol menüdeki "Paraf Bekleyenler" veya "İmza Bekleyenler" içerisinden evraklar açılarak paraf veya imza işlemleri yapılabilir. 4. Birime veya Kişiye Evrak Havale Etme: Üst birimden alt birimlere veya kişilere evrak havalesi yapılabilir. 5. Kullanıcı Yönetimi: Kullanıcı ekleme, güncelleme ve rol atama işlemleri yapılabilir. 6. Mobil Uygulama Kullanımı: Mobil cihazlardan 7/24 erişim sağlanarak evrak işlemleri gerçekleştirilebilir.

Vergi levhası, mükellefler için her yıl yenilenir ve saklanma süresi 5 yıldır.

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ile aşağıdaki işlemler yapılabilir: 1. Belgelerin Dijital Ortamda Saklanması: DYS, belgelerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. 2. Belgelerin Organize Edilmesi: Belgeler etiketlenir, kategorize edilir ve içerik bazlı aramalar yapılabilir. 3. İş Akışı Yönetimi: Belgelerin organizasyon içindeki hareketi otomatikleştirilir, onay süreçleri ve paylaşım kuralları önceden tanımlanabilir. 4. Versiyon Kontrolü: Belgelerin farklı versiyonları takip edilir ve değişikliklerin izlenmesi sağlanır. 5. Güvenlik: Dosya bazında yetkilendirme ile her kullanıcının sadece yetkisi dahilindeki dokümanlara erişimi sağlanır. 6. OCR Teknolojisi: Taranan belgelerdeki metinler otomatik olarak dijital formata dönüştürülür. 7. Konuşma Metni Dönüşümü: Ses dosyalarındaki konuşmalar yazılı metne çevrilebilir.

Ticaret Sicil Gazetesi'nde yayımlanan bilgiler, hukuki açıdan bağlayıcı olup, 5 yıl süresince geçerliliğini korur.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile aşağıdaki işlemler yapılabilir: 1. Var olan veri kaynaklarına bağlanma: SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı, telefon gibi kaynaklara bağlanarak dokümanları sıfır noktasında oluşturup işleme. 2. Veri kaynaklarını dinleme: E-mail, faks, SMS ile Twitter, Facebook gibi sosyal medya kanallarını dinleyerek, anket sistemleri ve kampanya yönetimleriyle hareket etme. 3. Etkileşime geçme: Dinleyip harekete geçebilen, alternatif ve paralel yollarla otomatik değişebilen bir diyalog sistemine sahip olma. 4. İş akışı otomasyonu: Belgelerin zamanında ve doğru kişiye ulaştırılmasını sağlama. 5. Doküman yönetimi: Belgeleri hızlı bir şekilde dosyalama ve arşivleme, yetki seviyelerine göre arama yapma. 6. Elektronik imza: Elektronik imza ile onaylama sürecini hızlandırma ve güvenliği artırma. 7. Performans ölçümü: Personelin verimliliğini ölçme ve performansını değerlendirme.

İntranet, bir işletme veya kurum içerisinde kullanılan, yalnızca belirli kullanıcıların erişimine açık özel bir ağ sistemidir. İşe yararları: - İç iletişim: Çalışanlar arasında anlık iletişim ve bilgi paylaşımı sağlar. - Doküman yönetimi: Belgeleri merkezi bir yerde saklar ve yetkilendirilmiş erişim sunar. - Proje yönetimi: Ekiplerin projelerini izlemelerini ve görevlerini organize etmelerini sağlar. - Şirket duyuruları: Tüm çalışanlara hızlı ve etkili duyuru yapma imkanı verir. - Maliyet tasarrufu: Geleneksel iletişim yöntemlerine göre daha az maliyetlidir. Ayrıca, intranet güvenlik, mobil uyum ve özelleştirilebilirlik gibi avantajlar da sunar.

Evrak takibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir, bunlardan biri Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan takiptir. DYS üzerinden evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Belge Kaydı Oluşturma: Evrak, sistemde tanımlanır ve belge numarası, adı, tarihi gibi bilgiler girilir. 2. Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Evrakın hangi departmanlardan geçeceği ve hangi işlemlerden geçeceği belirlenir. 3. Belge Takibi: Evrakın hareketleri takip edilir, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu kaydedilir. 4. Raporlama: Evrak hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır. DYS sistemi, genellikle bulut tabanlı bir yazılım olup, internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan kullanılabilir.

Word'de içindekiler tablosu oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlıkları Hiyerarşiye Göre İşaretlemek: Başlıklar, "Giriş" sekmesinde bulunan "Stiller" kısmından başlık stillerinden biri seçilerek işaretlenir. 2. Sayfa Numarası Eklemek: "Ekle" sekmesinde "Üstbilgi ve Altbilgi" kısmından "Sayfa Numarası" eklenir. 3. İçindekiler Tablosunu Eklemek: "Başvurular" sekmesinde "İçindekiler Tablosu" kısmından istenilen tablo çeşidi belgeye eklenir. İçindekiler tablosunu güncelletmek için ise: 1. "Başvurular" sekmesinde "İçindekiler Tablosu" kısmına gidip "Tabloyu Güncelleştir" seçeneği seçilir. 2. Açılan ekranda istenen güncelleme işlemi seçilerek "Tamam" butonuna tıklanır.

SharePoint Microsoft tarafından geliştirilen, kurum veya şirketlerin işlerini tek bir çatı altında toplayan bir iş yönetimi ve doküman yönetim sistemi platformudur. SharePoint'in başlıca faydaları ve kullanım alanları: - Doküman paylaşımı ve yönetimi: Birden fazla kişinin aynı doküman üzerinde çalışmasına imkan sağlar. - Arama ve indeksleme: Gelişmiş arama fonksiyonları ile dosyaları ve kişileri kolayca bulmayı sağlar. - İş zekası: Verileri düzenleyerek daha anlaşılabilir ve yorumlanabilir hale getirir. - İş süreçleri: İş akışları ve görev tanımlamaları gibi süreçleri web üzerinden takip etmeyi sağlar. - Sosyal özellikler: İç ve dış iletişim için siteler, topluluklar ve bloglar oluşturma imkanı sunar. - Diğer Microsoft ürünleri ile entegrasyon: Office ürünleri ve diğer sistemlerle ortak çalışma ortamları sağlar.

MEB DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) aynı şeylerdir. EBYS, DYS'nin elektronik ortama uyarlanmış halidir ve belgelerin dijital ortamda yönetilmesini sağlar.

Sertifikalar, farklı yöntemlerle muhafaza edilebilir: 1. Kağıt Sertifikalar: Uzun süre dayanmaları için kaliteli malzemelerden üretilmiş ve selofan kaplama ile korunmuş olabilirler. 2. Ticari Sertifikalar: Uluslararası ticarette, sertifikaların orijinalliğinin korunması için her sayfanın resmi mühürlü olması ve mühür ile imzanın baskı renginden farklı bir renkte olması gereklidir. 3. Elektronik Sertifikalar: Dijital ortamda saklanan sertifikalar için, düzenli yedekleme ve güvenlik yazılımlarının kullanılması önemlidir.

Okul öncesi evrak takibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir: 1. Dijital Ortam: Evrakların dijital ortamda saklanması, arşivlenmesi ve gerektiğinde kolayca ulaşılması önemlidir. 2. Doküman Yönetim Sistemi (DYS): Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı kurumlarda kullanılan DYS üzerinden giden evrak takibi yapılabilir. 3. Okul Öncesi Eğitim Kurumları İçin Özel Yazılımlar: "Okul Öncesi Evrak" gibi özel yazılımlar, öğrenci bilgilerini düzenleme, belge hazırlama ve evrak takibini kolaylaştırabilir.

Arşivleme, belgelerin ve verilerin düzenli bir şekilde saklanması ve korunması için önemlidir ve aşağıdaki faydaları sağlar: 1. Verimlilik Artışı: Arşivleme, gerekli belgelere hızlı ve kolay erişim sağlayarak iş süreçlerini hızlandırır. 2. Alan Tasarrufu: Fiziksel arşivleme için büyük alanlar gerekirken, dijital arşivleme fiziksel depolama alanını azaltır. 3. Veri Güvenliği: Arşivleme, belgeleri yetkisiz erişimden korur ve veri kaybına karşı önlemler alır. 4. Yedekleme ve Kurtarma: Dijital arşivleme sistemleri, otomatik yedekleme ve veri kurtarma seçenekleri sunar. 5. Yasal Uyumluluk: Birçok sektörde, belirli belgelerin uzun süre saklanması yasal bir zorunluluktur ve arşivleme bu gereksinimleri karşılar. 6. Çevre Dostu: Kağıt tüketimini azaltarak çevresel etkilerin azaltılmasına yardımcı olur.