İşsüreçleri

Dokümantasyonda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar: Doğru ve güncel bilgiler: Dokümantasyonun doğru ve güncel bilgiler içermesi, hataların önlenmesini sağlar. Anlaşılır dil: Dokümantasyon, karmaşık veya bilimsel terimlerle dolu olmamalı, net ve basit bir dil kullanılmalıdır. Erişilebilirlik: Dokümantasyonun farklı engel gruplarına hitap eden, erişilebilir bir formatta olması önemlidir. Başlık ve alt başlıklar: Dokümantasyonun başlık ve alt başlıklarla bölünmesi, içeriğin yapısını açıklığa kavuşturur. Görsel içerik: İllüstrasyonlar, grafikler ve diyagramlar gibi görsel unsurlar, bilgiyi daha iyi anlamayı sağlar. Açıkça belirtilmiş hedefler: Dokümantasyonun başında, belgenin amacı ve hedefleri net bir şekilde belirtilmelidir. İş akışı ve süreç tanımı: İş akışı veya süreç adım adım açıklanmalıdır. Örnekler ve senaryolar: Örnekler veya senaryolar, teorik bilgiyi uygulamaya dökmeyi kolaylaştırır. Düzenli güncelleme: Dokümantasyon, değişen bilgilere veya süreçlere uygun olarak düzenli olarak güncellenmelidir. Referanslar ve kaynaklar: Kullanılan kaynaklar ve daha fazla bilgiye erişim sağlayacak bağlantılar eklenmelidir.

BPT'nin ne iş yaptığı, kullanıldığı bağlama göre değişiklik gösterebilir: Business Process Technology (İş Süreci Teknolojisi). Brain Programming Technology (Beyin Programlama Teknolojisi). Business Process Testing (İş Süreci Testi). Ayrıca, BPT, "Business Partner Turkey" ifadesinin kısaltması olarak da kullanılmaktadır ve kurumsal finansman, denetim, hasar yönetimi gibi alanlarda hizmet vermektedir.

BPN Ödeme & E-Para Hizmetleri, Türkiye'de Western Union ile işbirliği yapan ilk ve tek kuruluş olup, yurtdışı ve yurtiçi para transferi ile fatura ödeme hizmetleri sunmaktadır. Başlıca hizmetleri: Yurtiçi para transferi: Banka hesabına ihtiyaç duymadan, haftanın her günü ve resmî tatillerde para transferi yapma imkanı sağlar. Yurtdışı para transferi: 200'den fazla ülke ve bölgeye, sıra beklemeden, dakikalar içinde para transferi hizmeti sunar. Fatura ödeme: Birçok kuruma ait faturaları, temsilci noktalarından ödeme imkanı sunar.

3 aylık denetim raporunda bulunması gereken bazı unsurlar şunlardır: Denetimin amacı ve kapsamı. Elde edilen bilgi ve belgeler. Denetçi kanaati. Riskler ve önlemler. Destekleyici belgeler. İyi uygulama örnekleri. Ayrıca, denetim raporlarında vergi mevzuatına uygunluk, bilgilerin doğruluğu, faturaların doğrulanması ve sözleşmeden doğan yükümlülüklerin belirtilmesi gibi unsurlara da dikkat edilmelidir. Örnek bir denetim raporu için osbuk.org sitesindeki "Örnek Denetim Kurulu Raporu" incelenebilir.

Prosedür ve talimat arasındaki temel farklar şunlardır: Kapsam: Prosedür, bir kuruluşta gerçekleşen iş faaliyetlerinin sıralamasını, sorumlu departmanları ve bölümler arası ilişkileri ortaya koyar. Birden Fazla Birimi İlgilendirmesi: Prosedürler, birden fazla birimi veya departmanı ilgilendiren süreçleri kapsayabilir. Amaç: Prosedürler, organizasyonun genel işleyişini tanımlamak amacıyla hazırlanırken, talimatlar çalışanların belirli bir işi eksiksiz yapabilmesini sağlamak için oluşturulur. Örnek olarak, "İşe Alım Prosedürü" şirketin insan kaynakları politikası doğrultusunda işe alım sürecinin genel çerçevesini çizerken, "Mülakat Talimatı" sadece mülakat aşamasına odaklanır.

SOP (Standart Operasyon Prosedürü), belirli bir görev veya sürecin tutarlı ve doğru bir şekilde nasıl gerçekleştirileceğini adım adım açıklayan yazılı talimatlardır. SOP'lerin bazı amaçları: Tutarlılık ve kalite: İşlemlerin her seferinde aynı şekilde yapılmasını sağlayarak değişkenliği azaltır ve hizmet veya ürün kalitesini artırır. Verimlilik: Net yönergeler sayesinde belirsizlik ortadan kalkar, çalışanlar daha hızlı ve doğru çalışır. Eğitim ve oryantasyon: Yeni ekip üyeleri için eğitim kaynağı olarak kullanılır ve öğrenme sürecini hızlandırır. Güvenlik ve uyum: Doğru prosedürleri tanımlayarak kaza riskini azaltır ve güvenlik standartları ile yasal gerekliliklere uyumu sağlar. Risk azaltma: Hataların önüne geçerek maliyetli aksaklıkları önler ve acil durumlar veya personel değişimleri sırasında iş sürekliliğini korur. Performans izleme: Süreçlerin değerlendirilmesi, verimsizliğin tespiti ve gelişim için referans noktası sunar.

FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) ve RCA (Root Cause Analysis) arasındaki temel farklar şunlardır: Amaç: FMEA, potansiyel başarısızlık modlarını ve bunların etkilerini belirleyerek riskleri proaktif olarak azaltmayı hedefler. RCA, daha önce meydana gelmiş sorunların kök nedenlerini araştırarak tekrarlanmasını önlemeyi amaçlar. Zamanlama: FMEA, bir sorun ortaya çıkmadan önce, planlama ve tasarım aşamalarında uygulanır. RCA, bir sorun meydana geldikten sonra kullanılır. Odak: FMEA, potansiyel arızalara ve bunların olası sonuçlarına odaklanır. RCA, gerçek arızalar ve bunların sonuçlarına odaklanır. Yaklaşım: FMEA, önleyici ve öngörücü bir yaklaşım benimser. RCA, araştırıcı ve tanısal bir yaklaşım izler. Araçlar: FMEA, RPN matrisi, süreç akış diyagramları gibi araçları kullanır. RCA, 5 neden, balık kılçığı diyagramı gibi araçları kullanır. Her iki yöntem de kalite ve risk yönetiminde birbirini tamamlayıcı rol oynar.

İyileştirmeyle ilgili temel kavramlardan bazıları şunlardır: Sürekli iyileştirme. Müşteri odaklılık. Çalışan katılımı. Liderlik desteği. Veriye dayalı karar verme. Standartlaştırılmış süreçler. Kök neden analizi. İnovasyon. PDCA döngüsü.

Dinamik raporlama, firmaların ihtiyaçlarına yönelik özel raporlar oluşturmayı sağlayan bir sistemdir. Dinamik raporların bazı özellikleri: Yetki yapısı: Kullanıcılar, yetkileri dahilinde raporlara erişebilir ve bu raporlardaki verilere yine yetkileri dahilinde ulaşabilir. Veri kaynağı: Raporlar, CRM programı üzerindeki kayıtlardan ve dış kaynaklardan gelen verilerden beslenir. Esneklik: Yeni oluşturulan modüller ve alanlar için sınırsız sayıda rapor oluşturulabilir ve raporlar istenildiği kadar filtrelenebilir. Otomatik gönderim: Oluşturulan raporlar, belirlenen kullanıcılara belirlenen zaman aralıklarında otomatik olarak e-posta ile gönderilebilir. Dinamik raporlama, farklı platformlarda kullanılabilir, örneğin: Campaign Manager 360: 20'ye kadar feed'deki dinamik reklam öğelerinin performansını tek bir dinamik profilden inceleme imkanı sunar. SetXRM: Sistem üzerinde yeni oluşturulan modüller ve alanlar için sayısız rapor oluşturma ve bu raporları PDF, Image veya Excel formatında dışa aktarma imkanı sağlar. Infoset: Şirketlerin kendi ihtiyaçlarına göre özel raporlar ve paneller oluşturmasına olanak tanır.

İş akış şeması hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. İşin belirlenmesi ve tanımının yapılması. 2. Başlangıç ve bitiş noktalarının belirlenmesi. 3. İşin nasıl yapıldığının belirlenmesi. 4. Hangi adımın ne zaman yapıldığının belirlenmesi. 5. İşin kimin tarafından yapıldığının belirlenmesi. İş akış şeması oluşturmak için kullanılabilecek bazı araçlar: Canva. Microsoft Word. MindOnMap. Miro.

Değer akışı haritası (VSM) ve spagetti diyagramı arasındaki temel farklar şunlardır: Amaç ve Kullanım: Spagetti diyagramı, bir süreç boyunca bir öğenin veya aktivitenin yolunu izleyerek israf (muda) noktalarını ortaya çıkarır. Değer akışı haritası, bir ürün veya hizmeti müşteriye ulaştırmak için gereken malzeme, bilgi ve faaliyet akışını analiz eder, israf alanlarını belirler ve süreci iyileştirmeye yardımcı olur. Görsel Temsil: Spagetti diyagramı, sürekli bir akış çizgisi ile sürecin görsel bir temsilini sunar. Değer akışı haritası, akış şeması tarzında bir diyagram kullanarak sürecin tüm adımlarını gösterir ve bu süreçte malzeme, bilgi akışı ile zaman gibi unsurları temsil eden semboller içerir. Uygulama Alanları: Spagetti diyagramı, genellikle üretim, hizmet sektörleri ve ofis ortamlarında kullanılır. Değer akışı haritası, çeşitli sektörlere ve süreçlere uygulanabilir, örneğin üretim, hizmet teslimatı ve iş akışlarının iyileştirilmesinde kullanılır.

İş süreci örnekleri arasında şunlar sayılabilir: Siparişten tahsilata (Order to Cash) iş süreci: Müşteriden siparişin alınması, siparişin ilgili bölümlere iletilmesi, satın almaların yapılması, üretim, paketleme ve sevkıyatın gerçekleştirilmesi, montaj, faturalama ve tahsilatın yapılması. Satın alma iş süreci: Küçük bir işletmede "Başla > Sipariş al > Siparişi onayla > Siparişi yerine getir > Siparişi teslim et > Siparişin tahsilatını yap > Bitir" şeklinde tanımlanabilir. Havayolu check-in süreci: Yönetici bir uçuşu seçer, yolcu bilgilerini girer ve check-in formunu doldurur. İş süreçleri, işletmenin faaliyetlerinin temelini oluşturur ve ürün veya hizmetlerin tedarik edilmesi, üretilmesi, pazarlanması ve dağıtılması gibi işlemleri kapsar.

Spagetti diyagramı, bir süreç boyunca bir öğenin veya aktivitenin izlediği yolu sürekli bir akış hattı kullanarak görsel olarak ifade eden bir yöntemdir. Bu diyagrama spagetti adının verilmesinin sebebi, diyagramın çizilmesi sonucunda genellikle bir porsiyon spagettiye benzer bir tablo ile karşı karşıya kalınmasıdır. Spagetti diyagramının kullanım alanlarından bazıları şunlardır: Biyoloji. Meteoroloji. İş. Tıp. Spagetti diyagramı, süreç ekiplerinin iş akışındaki fazlalıkları ve süreci hızlandıracak fırsatları tanımlamasına olanak tanır.

VSM, "Value Stream Mapping" kelimelerinin kısaltmasıdır ve Türkçede Değer Akış Haritalama anlamına gelir.

Ambardan malzeme istemek için genellikle Depo Talep Fişi kullanılır. Malzeme talep ve temininde ilgililerce Talep Fişi veya İhtiyaç Fişi de düzenlenebilir. Ayrıca, İstek Çıkış Fişi ile de ambardan malzeme istenebilir. Malzeme talep işlemlerinde, talep eden yetkilinin malzemeyi sipariş eden personel olup olmadığı kontrol edilir. Malzeme giriş ve çıkış prosedürlerinin doğru bir şekilde uygulanması için muhasebe departmanı ile koordinasyon sağlanmalıdır.

Value Stream Mapping (VSM) örneklerinden bazıları şunlardır: Üretim süreci örneği: Mevcut üretim hattındaki tüm aşamalar haritalanır. Her aşamanın işleme süresi, bekleme süresi ve israf oranı hesaplanır. Değer katmayan adımlar belirlenir. Gelecekteki ideal süreç haritası oluşturulur. Hizmet süreci örneği: Müşteri hizmetleri sürecinin her adımı haritalanır. Telefonla görüşme, belgelerin hazırlanması ve onaylanması gibi adımlar netleştirilir. Bu süreçte müşteri bekleme sürelerinin uzun olduğu ve belgelerin gereksiz bir şekilde tekrar kontrol edildiği belirlenir. İyileştirme sürecinde, belgelerin dijital ortamda hızlı bir şekilde işlenmesi sağlanır ve müşteri hizmetleri süresi %30 oranında kısaltılır. VSM (Değer Akış Haritalama) örnekleri için aşağıdaki kaynaklar da incelenebilir: mindonmap.com; acadezone.com; sigmacenter.com.tr; yalindanisman.com; gembaakademi.com.

EchoCCS çağrı merkezi, müşteri deneyimi yönetimi ve dijital teknolojiler alanında hizmet veren bir firmadır. Başlıca faaliyetleri: Çağrı merkezi hizmetleri. Yazılım hizmetleri. Yatırım ve danışmanlık. Operasyonel destek. EchoCCS, müşteri memnuniyetini artırmak için yapay zeka ve diğer yenilikçi teknolojileri entegre ederek hizmet verir.

Yönerge alma, üst makamlardan veya örgütlerden alt makamlara verilen sözlü ya da yazılı emir ve talimatları ifade eder. Yönerge takibi ise, verilen yönergelerin doğru bir şekilde anlaşılıp uygulanması becerisidir. Yönerge takip becerisi, özellikle özel gereksinimli bireylerde kritik bir öneme sahiptir. Ayrıca, bilgisayarlar da verilen yönergeleri takip ederek çalışır; her işlem detaylı yönergelerle tanımlanmış adımları içerir.

İş akış şeması şablonlarından bazıları şunlardır: Süreç iş akışı şablonu. Çalışan işe alım akış şeması şablonu. Sipariş süreci akış şeması şablonu. Pediatrik gelişim taraması akış şeması şablonu. Ödeme süreci akış şeması şablonu. Ürün tasarım süreci akış şeması şablonu. İK süreci ikili iş akış şeması şablonu. Editoryal departman organizasyonel iş akış şeması şablonu. Yazılım QA iş akışı akış şeması şablonu. Web sitesi akış şeması şablonu. İş akış şeması şablonlarına şu sitelerden ulaşılabilir: canva.com; creately.com; visme.co; clickup.com; mindonmap.com.

Süreç iyileştirme raporu, iş süreçlerinin analiz edilerek verimliliğin artırılması ve maliyetlerin azaltılması için yapılan çalışmaların sonuçlarını içerir. Bu rapor genellikle aşağıdaki bilgileri kapsar: Süreç tanımı. Süreç yapılandırması. Performans ölçütleri. İyileştirme hedefleri. Uygulama sonuçları. Süreç iyileştirme raporu, sürekli iyileştirme kültürünün sürdürülmesi için düzenli olarak güncellenir ve paydaşlardan geri bildirim alınarak gerektiğinde yinelenir.