İşsüreçleri

Dokümantasyonda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır: 1. Doğru ve Güncel Bilgiler: Dokümantasyonun doğru ve güncel bilgiler içermesi, hataların önlenmesini sağlar. 2. Anlaşılır ve Erişilebilir Olma: Dokümantasyonun anlaşılır bir dil kullanılarak hazırlanması ve kolayca erişilebilir olması önemlidir. 3. Doküman Türleri ve Şablonlar: Kullanılacak doküman türlerinin (prosedürler, raporlar, kılavuzlar vb.) ve formatlarının belirlenmesi gereklidir. 4. Versiyon Kontrolü: Dokümanların farklı versiyonlarının ve değişiklik geçmişinin takip edilmesi, versiyon kontrolü açısından önemlidir. 5. Erişim Yönetimi: Dokümanlara kimlerin erişebileceği ve düzenleyebileceğinin belirlenmesi, erişim yönetimi açısından gereklidir. 6. Geri Bildirim: Kullanıcı geri bildirimlerinin toplanarak dokümantasyonun geliştirilmesi sağlanmalıdır. 7. Görsel İçerikler: Metinlerin yanı sıra görseller, diyagramlar veya akış şemaları kullanılarak karmaşık bilgilerin daha anlaşılır hale getirilmesi önerilir.

Business Process Transformation (BPT), iş süreçlerinin optimizasyonu ve yeniden mühendisliği yoluyla organizasyonların verimliliğini, etkinliğini ve çevikliğini artırmayı amaçlar. BPT'nin yaptığı işler arasında: Mevcut süreçlerin kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesi; Süreçlerin otomasyonu, standardizasyonu ve basitleştirilmesi gibi değişiklikler yapılması; Veri analitiği, makine öğrenimi ve yapay zeka gibi teknolojilerin kullanılarak süreç iyileştirmelerinin yapılması; Süreçlerin gerçek zamanlı izlenmesi ve sürekli olarak optimize edilmesi.

BPN iki farklı bağlamda kullanılabilir: 1. Business Process Networks (BPN): Bu, iş süreçlerinin ağlarını ifade eder ve birden fazla organizasyonun operasyonel süreçleri işbirliği içinde yürütmesini sağlar. 2. Business Partner Network (BPN): Bu, iş ortakları ağı anlamına gelir ve işletmelerin potansiyel ortakları hızla bulmalarını, çözümler geliştirmelerini ve mevcut tedarikçilerle ilişkilerini yönetmelerini sağlayan bir platformdur.

3 aylık denetim raporunda olması gerekenler şunlardır: 1. Rapor Kapağı: Denetim biriminin unvanı, raporun ismi, tarihi ve versiyonu gibi bilgilerin yer aldığı bölüm. 2. Rapor Özeti: Üst yönetimin ve yöneticilerin zamanlarının kısıtlı olduğu düşünülerek, raporun detayından çok önemli hususlara yer verilen kısım. 3. Amaç ve Kapsam: Denetimin amacı, hangi birimleri kapsadığı ve inceleme metodolojisi. 4. Bulgu ve Öneriler: Denetim sürecinde tespit edilen riskler, bulgular ve bunlara yönelik öneriler. 5. Risk Derecelendirmesi: Bulguların risk derecelerine göre sıralandırılması ve anlamlarının açıklanması. 6. Ekler: Raporda yer verilen konuların detayları, çalışma kağıtları ve gerekli belgeler. Ayrıca, raporun doğru, tarafsız, açık, özlü, yapıcı ve tam olması gerekmektedir.

Prosedür ve talimat arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Kapsam ve Genellik: Prosedür, bir sürecin genel çerçevesini ve akışını tanımlar. Daha geniş bir perspektif sunar ve belirli bir işin nasıl yapılması gerektiğini genel hatlarıyla belirtir. 2. Ayrıntılılık: Talimat, prosedürlerin uygulanmasında daha spesifik ve ayrıntılı bilgiler sunar. Adım adım yönergeler içerir ve uygulayıcıların belirli bir görevi yerine getirirken izlemesi gereken detayları kapsar. 3. Kullanım Alanı: Prosedürler, yönetimsel ve idari süreçlerde daha çok yer alırken, talimatlar teknik ve operasyonel işlerde kullanılır. Özetle, prosedürler genel kuralları belirlerken, talimatlar bu kuralların nasıl hayata geçirileceğini detaylandırır.

SOP (Standard Operating Procedure), Standart İşletim Prosedürü anlamına gelir ve belirli bir iş veya görevin nasıl yapılacağını adım adım tanımlayan dokümanlardır. SOP'lerin bazı kullanım alanları: - Üretim ve operasyon prosedürleri. - Güvenlik prosedürleri. - Kalite kontrol prosedürleri. SOP hazırlama adımları: 1. Kapsam ve hedefi belirleyin: SOP'nin amacı ve hedef kitlesi netleştirilmelidir. 2. İlgili bilgi ve kaynakları toplayın: Mevcut adımlar ve ilgili standartlar incelenmelidir. 3. Adımları tanımlayın: Her adımda yapılacaklar, kullanılacak araçlar ve güvenlik önlemleri detaylandırılmalıdır. 4. Rolleri ve sorumlulukları belirleyin: İlgili çalışanlar ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir. 5. Gözden geçirme ve test etme: Taslak, geri bildirimlerle gözden geçirilmeli ve pratikte test edilmelidir. 6. Görsel yardımlar ekleyin: Şemalar ve diyagramlar süreci daha anlaşılır hale getirebilir. 7. Sürekli güncelleme: SOP'ler, iş süreçlerindeki değişikliklere göre düzenli olarak güncellenmelidir.

FMEA (Hata Türü ve Etkileri Analizi), bir sürecin veya ürünün potansiyel hata noktalarını belirlemek, bu hataların olası sonuçlarını değerlendirmek ve risk seviyelerini belirlemek için kullanılan sistematik bir tekniktir. FMEA genellikle üç aşamada uygulanır: 1. Hata Tanımlama: Süreç adımları veya ürün bileşenleri üzerinde oluşabilecek hatalar ve kusurlar belirlenir. 2. Hata Etkilerinin Değerlendirilmesi: Tanımlanan hataların olası etkileri değerlendirilir ve her bir hatanın müşteriye, üretim sürecine, güvenilirliğe veya diğer ilgili faktörlere olan etkileri üzerinde durulur. 3. Risk Değerlendirmesi: Her bir hata veya kusurun olasılığı ve etkisinin birleşimi üzerinden risk seviyeleri belirlenir. FMEA'nın faydaları arasında süreç veya ürün hatalarının önceden belirlenmesi, kaynakların etkin kullanımı ve kalite iyileştirme süreçlerinin desteklenmesi yer alır.

FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ve RCA (Root Cause Analysis) arasındaki temel farklar şunlardır: - Amaç: FMEA, potansiyel arızaları önceden tahmin ederek önleyici tedbirler almak için kullanılırken, RCA, meydana gelen arızaların nedenlerini belirlemek ve tekrarlanmasını önlemek için kullanılır. - Süreç: RCA genellikle dört adımdan oluşur: sorunu tanımlamak, veri toplamak, verileri analiz etmek ve çözümleri uygulamak. - Odak Noktası: FMEA, ürün veya süreç tasarımında odaklanır ve arızaların ciddiyeti, olasılığı ve tespit edilebilirliği üzerine risk bazlı bir yaklaşım benimser.

İyileştirmeyle ilgili temel kavramlar şunlardır: 1. Sürekli İyileştirme: İş süreçlerini, ürünleri veya hizmetleri daha etkili, verimli ve kaliteli hale getirmek amacıyla yapılan sürekli değişiklikler ve geliştirmeler. 2. Müşteri Odaklılık: Müşteri ihtiyaçları ve beklentilerinin iyileştirme modelinin ana dayanağı olması. 3. Verilere Dayalı Kararlar: İyileştirmelerin verilere dayanarak yapılması, iş süreçlerinin performansının ölçülmesi ve analiz edilmesi. 4. Katılımcı Yaklaşım: Tüm çalışanların iyileştirme süreçlerine katılımının sağlanması. 5. Küçük Adımlarla İlerleme: Büyük değişimler yerine küçük, sürdürülebilir adımlarla ilerleme. Ayrıca, yaygın iyileştirme yaklaşımları arasında Six Sigma, LEAN, Kaizen ve PDCA döngüsü gibi yöntemler de bulunmaktadır.

Dinamik raporlama, kullanıcıların ihtiyaç duydukları raporları hızla ve kolayca oluşturabilmeleri için tasarlanmış bir raporlama çözümüdür. Bu tür raporlar genellikle aşağıdaki bileşenleri içerir: 1. Yönetici Özeti: Şirketin ve sektörünün kısa bir özeti ile rapordaki ana noktaların özeti. 2. Finansal Analiz: Şirketin finansal tablolarının, bilanço, gelir tablosu ve nakit akış tablosu gibi, detaylı analizi. 3. Endüstri Analizi: Şirketin faaliyet gösterdiği sektördeki piyasa trendleri, rekabet ve potansiyel riskler ve fırsatların analizi. 4. SWOT Analizi: Şirketin güçlü ve zayıf yönleri, fırsatları ve tehditlerinin analizi, iç ve dış faktörlerin performans üzerindeki etkisinin anlaşılması. 5. Yatırım Önerileri: Analiz sonuçlarına dayanarak, alım, bekletme veya satma gibi yatırım önerileri ve bunların gerekçeleri. Dinamik raporlama, verileri görselleştirerek iş süreçlerini daha verimli hale getirir ve karar alma süreçlerini hızlandırır.

İş akış şeması hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Süreci Tanımlayın: Şemayı oluşturmak istediğiniz işlemi net bir şekilde belirleyin. 2. Adımları Belirleyin: Süreçte yer alan tüm adımları listeleyin. 3. Sıralama Yapın: Adımlar arasındaki ilişkiyi ve sıralamayı belirleyin. 4. Sembolleri Kullanın: İş akış şeması sembollerini doğru bir şekilde seçerek diyagramı oluşturun. En sık kullanılan semboller: - Oval: Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını gösterir. - Dikdörtgen: İşlem adımlarını temsil eder. - Elmas: Karar noktalarını ifade eder. - Oklar: Adımlar arasındaki akışı gösterir. 5. Gözden Geçirin: Oluşturulan iş akış diyagramını kontrol ederek eksik veya karmaşık noktaları düzeltin. İş akış şeması hazırlamak için çeşitli yazılım ve araçlar da kullanılabilir, örneğin Visio, Smart Draw.

Değer akışı haritası ve spagetti diyagramı farklı amaçlarla kullanılan ancak birbiriyle ilişkili iki araçtır. Değer akışı haritası, bir ürünün değer akışı boyunca sistemdeki tüm adımları ve bu adımlar arasındaki bilgi ve malzeme akışını görselleştirir. Spagetti diyagramı ise, bir süreç boyunca bir öğenin veya aktivitenin izlediği yolun sürekli bir akış hattı kullanılarak görselleştirilmesidir.

İş süreç örnekleri çeşitli alanlarda görülebilir: 1. Satın Alma İsteği Süreci: Bir satın alma isteği oluşturulduğunda, bu isteğin amir tarafından onaylanması gereken bir iş akışı süreci. 2. Hizmet İsteği Süreci: Hizmet masası işlevleri için yazılımı kullanan bir işletmede, hizmet masası aracısını kayıt yönetimi sürecinin ilk adımlarıyla yönlendiren bir iş akışı süreci. 3. İş Emri Süreci: Sistem tarafından oluşturulan tüm yeni koruyucu bakım iş emirlerini bir iş akışı sürecine yönlendiren bir süreç. 4. Yalın Üretim Süreci: Toyota'da verimliliği artırmak ve israfı azaltmak için uygulanan, süreçleri azaltarak ve israfı ortadan kaldıran bir üretim yöntemi. 5. Çevrimiçi Hizmet Otomasyonu: Netflix'in, geleneksel DVD kiralama hizmetinden akış platformuna geçiş yaparak tüm hizmet sağlama sürecini kolaylaştırması.

Spagetti diyagramı, bir süreç boyunca bir öğenin veya aktivitenin izlediği yolun görsel olarak ifade edilmesidir. Temel amacı, fiziksel akışı izleyerek iş verimsizliğini tespit etmek ve iyileştirmeler yapmaktır. Bileşenleri: - Çalışanlar: İşçilerin hareketlerini izler. - Ürünler: Üretim veya hizmet teslimatındaki ürün yollarını takip eder. - Bilgi akışı: Bilginin nasıl iletildiğini görselleştirir. Kullanım alanları: imalat, hizmet sektörü, perakende, lojistik ve ofis düzeni gibi çeşitli endüstrilerde yaygındır.

Ambardan malzeme isteme süreci, genellikle aşağıdaki adımları içerir: 1. İhtiyaç Talebi: İlgili birim tarafından malzeme ihtiyacı belirlenir ve ihtiyaç talep formu doldurulur. 2. Katalog Kontrolü: İnternet ortamında DMO kataloğuna bakılarak, ihtiyaç duyulan malzemelerin katalogdaki kod numaraları ile karşılaştırılması yapılır. 3. Malzeme Listesi Oluşturma: İhtiyaçların katalogdaki kod numaralarından oluşan DMO malzeme listesi oluşturulur. 4. Talep Onayı: Malzeme listesi, üst yazı ile yazı ekine eklenerek DMO'ya gönderilir. 5. Kredi Açma ve Ödeme: DMO hesabına para aktarılır, kredi açılır ve ödeme emri düzenlenir. 6. Malzeme Teslimi: Malzemeler, TİF (Taşınır İşlem Fişi) kesilerek ambara alınır ve Muayene Kabul Komisyonu tarafından kabul edilir. Bu süreç, kurumun belirlediği prosedürlere göre değişiklik gösterebilir.

VSM kısaltmasının açılımı "Value Stream Mapping" yani "Değer Akış Haritalama" olarak geçmektedir.

VSM (Value Stream Mapping) uygulamalarının başarıyla uygulandığı bazı örnekler şunlardır: 1. Toyota: Toyota Üretim Sistemi (TPS) kapsamında VSM'yi kullanarak üretim süreçlerinde israfı minimize etmiş ve verimliliği artırmıştır. 2. Boeing: Havacılık sektöründe VSM ile uçak üretim süreçlerini optimize etmiş, bekleme sürelerini azaltmış ve üretim maliyetlerini düşürmüştür. 3. Intel: Mikroçip üretiminde VSM kullanarak kalite sorunlarını ve verimsiz adımları belirlemiş, üretim sürelerini kısaltmış ve hataları azaltmıştır. 4. Nestlé: Gıda üretim süreçlerinde VSM ile israfı azaltmış ve üretim süreçlerini iyileştirmiş, ambalajlama sürecinde büyük tasarruflar sağlamıştır. 5. General Electric (GE): Endüstriyel üretim süreçlerinde VSM'yi uygulayarak malzeme kullanımını optimize etmiş ve üretim süresini kısaltmıştır.

EchoCCS çağrı merkezi, müşteri hizmetleri ve iş süreci dış kaynak kullanımı hizmetleri sunar. Bu hizmetler arasında: - Çağrı merkezi kurulumu ve personel seçimi; - Operasyon süreçlerinin belirlenmesi ve uygulanması; - Eğitim ve kalite süreç danışmanlığı; - Çok kanallı iletişim hizmetleri (telefon, chat, sosyal medya, e-posta vb.); - Stratejik planlama ve değerlendirme. EchoCCS, İstanbul'da bulunan büyük dış kaynak merkezlerinden biriyle, sektördeki en fazla markaya hizmet vermektedir.

Yönerge alma ve yönerge takibi kavramları, belirli bir işin nasıl yapılması gerektiğini gösteren talimatların izlenmesi sürecini ifade eder. Yönerge alma, bir çalışanın veya organizasyonun, üstlerinden veya ilgili belgelerden aldığı talimatları anlama ve kabul etme sürecidir. Yönerge takibi ise, bu alınan yönergelerin sistematik olarak izlenmesi ve uygulanması anlamına gelir. Bu süreç şunları içerir: 1. Yönergelerin oluşturulması: İş süreçlerini düzenleyen belgelerin hazırlanması. 2. Yayınlama ve iletişim: Yönergelerin ilgili tüm taraflarla paylaşılması ve doğru bir şekilde iletilmesi. 3. Uygulama: Yönergelerin kurum içinde hayata geçirilmesi ve çalışanların bu yönergelere uyduğunun takip edilmesi. 4. Değerlendirme ve geri bildirim: Yönergelerin etkinliğinin düzenli olarak değerlendirilmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılması. 5. Revizyon ve güncelleme: Yönergelerin, değişen ihtiyaçlar veya yasal düzenlemeler doğrultusunda güncellenmesi.

İş akış şeması şablonları, süreçlerin görselleştirilmesi ve görevlerin organize edilmesi için kullanılan önceden tasarlanmış diyagramlardır. İşte bazı yaygın iş akış şeması şablonu türleri: 1. Onay Süreci Şablonu: İnsan kaynakları ve finans gibi departmanlarda, her adımın onaylanmasını sağlamak için kullanılır. 2. İşe Alım Süreci Şablonu: İnsan kaynakları tarafından yeni çalışanların entegrasyonunu standartlaştırmak için kullanılır. 3. Pazarlama Kampanyası Şablonu: Pazarlama ekiplerinin kampanyanın her adımını planlamadan analize kadar koordine etmesine yardımcı olur. 4. BT Destek Şablonu: BT departmanında, destek taleplerini yapılandırarak daha hızlı yanıt süreleri sağlar. 5. Kulvarlı (Swimlane) Şablon: Bir iş süreci içindeki görev dağılımlarını görsel olarak ayrıştırır. İş akış şeması şablonları, Smartsheet, TemplateLab, SweetProcess gibi çeşitli sitelerden ücretsiz veya ücretli olarak temin edilebilir.