DokümanYönetimi

SGK'da "gelen evrak kayıtlı" ifadesi, evrakın Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından kayda alındığını ancak evraklarla ilgili işlemlerin henüz sonlanmadığını gösterir. DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden yapılan sorgulamalarda "gelen evrak kayıtlı" sonucu alınması, evrakın ilgili memur veya servise henüz ulaşmadığı anlamına da gelebilir. Bu durumda, evrakların ilerleyişini öğrenmek için SGK ile iletişime geçilmesi önerilir.

İmza atmak için roller (jel) kalemler, dolma kalemler ve tükenmez kalemler kullanılabilir. Roller kalemler, özel jel mürekkepleri ve renk kartuşları sayesinde imza atmayı kolaylaştırır ve imzalara estetik bir nitelik kazandırır. Dolma kalemler, yazılara farklı bir nitelik kazandırsa da imza atarken kullanıcının el hareketlerini kısıtlayabilir. Tükenmez kalemler ile atılan imzalarda karşı taraf üzerinde etkili bir imaj yaratmak zor olabilir. Ayrıca, önemli belgelerin altına atılan imzaların sıradan imzalardan farklı özelliklere sahip olması beklenir. İmza atarken kullanılacak uç seçimi, kişisel tercihlere ve imza ile iletilmek istenen mesaja bağlıdır.

DYS (Destek Yönetim Sistemi) giriş için kullanıcı adı ve şifre, genellikle MEBBİS (Millî Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemleri) sisteminde kullanılan bilgilerle aynıdır. Giriş bilgileri: Kullanıcı adı: MEBBİS kullanıcı adı. Şifre: MEBBİS şifresi. DYS'ye giriş yapabilmek için tanımlama veya yetkilendirme işlemlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir.

EBYS'de (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) imzalanan belgeler arasında şunlar bulunur: Dış yazılar. Taslak evraklar. İmza bekleyen evraklar. Belgelerin imzalanabilmesi için kullanıcıların e-imza sürücülerinin bilgisayarlarına yüklü olması gerekir.

Arşivleme süresi, belgenin türüne ve saklandığı yere göre değişiklik gösterir: Birim arşivlerinde: Arşivlik malzeme 1-5 yıl, arşiv malzemesi ise 10-14 yıl saklanır. Kurum arşivlerinde: Arşivlik malzeme 1-5 yıl, arşiv malzemesi 10-14 yıl saklanır. Belgelerin saklama süresi, yasal düzenlemelere ve belgenin işlevine göre de belirlenebilir.

DYS'de "mu" kelimesinin ne anlama geldiğine dair bilgi bulunamadı. Ancak, DYS (Doküman Yönetim Sistemi), organizasyonların belgelerini elektronik ortamda düzenli ve etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan bir sistemdir. DYS'de "beklemede" ifadesi ise, bir belgenin işlem sürecinin devam ettiğini ve tamamlanması için başka bir kişi veya departmanın işlem yapması gerektiğini belirtir. DYS sistemine, kullanıcı adı, şifre veya e-devlet şifresi ile giriş yapılabilir.

E-Flow, iş süreçlerini dijitalleştirerek verimliliği artıran bir iş akış yönetim sistemidir. Başlıca faydaları: Verimlilik artışı. İzlenebilirlik. Görevlerin zamanında tamamlanması. Maliyet azalması. Tüm süreçlerin tek noktadan yönetimi. E-Flow, insan kaynakları, satın alma, satış, finans yönetimi gibi çeşitli iş süreçlerinde kullanılabilir.

Elektronik imza (e-imza) yıllık olarak şu şekilde yapılabilir: 1. Online ön başvuru: e-İmza almak için öncelikle Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısına başvurulmalıdır. 2. Kimlik doğrulama: Başvuru sonrası kimlik doğrulama süreci başlar. 3. Sertifika oluşturma: Kimlik doğrulama işlemi tamamlandıktan sonra nitelikli elektronik sertifika oluşturulur. 4. PTT başvurusu: Ön başvuru kodu ile PTT iş yerlerine gidilerek bireysel e-imza başvurusu tamamlanır. Yıllık e-imza fiyatları: 1 yıllık e-imza: 1.499,00 TL; 2 yıllık e-imza: 1.999,00 TL; 3 yıllık e-imza: 2.499,00 TL. Ücretler KDV dahil olup, yalnızca nakit ödeme kabul edilmektedir.

QDMS'de yetki alabilecek kişiler, kullanıcı grupları ve yetki grupları ile ilişkilidir. Kullanıcı grupları, menü yetkilendirme işlemlerinde ve bilgilendirme alanlarının yönetiminde kullanılır. Yetki grupları, kullanıcıların QDMS üzerinde hangi menüleri görebileceğini belirler. Yetki alma süreci, "Sistem Altyapı Tanımları" menüsündeki "Yetki Grupları Tanımlama" ve "Kullanıcı Yetkileri Tanımlama" işlemleri ile gerçekleştirilir.

PTT QDMS hakkında bilgi bulunamadı. Ancak, QDMS (Quality Document Management System), Türkiye merkezli yazılım firması Bimser tarafından geliştirilen entegre bir kalite, risk ve uyum yönetim yazılımıdır. QDMS'in bazı özellikleri: Modüler yapı: Doküman yönetimi, düzeltici ve önleyici faaliyetler, risk yönetimi, denetim yönetimi gibi çeşitli modüller içerir. Çoklu dil ve para birimi desteği: Mobil uygulama entegrasyonu ve ERP sistemleriyle uyumluluk sunar. İş akışı otomasyonu: E-posta destekli iş akışı ile faaliyetlerin izlenmesi ve raporlanması sağlanır. Yetkilendirilmiş erişim: Fonksiyon ve kayıt bazında yetkilendirme ile bilgiye yetki çerçevesinde erişim imkânı sunar. QDMS, otomotiv, imalat, enerji, gıda, sağlık ve hizmet sektörü gibi çeşitli alanlarda faaliyet gösteren orta ve büyük ölçekli işletmeler tarafından kullanılmaktadır.

PDF'de özet genellikle belgenin başında veya sonunda yer alır. Başında özet: Bazı PDF'lerde, özellikle akademik makalelerde, belgenin başında bir özet bölümü bulunabilir. Bu bölüm, çalışmanın amacını, yöntemlerini, sonuçlarını ve ana bulgularını özetler. Sonunda özet: Diğer durumlarda, PDF'nin sonunda bir özet bölümü olabilir. Bu tür özetler, belgenin içeriğini genel hatlarıyla özetler ve genellikle "Özet" veya "Summary" başlığı altında yer alır. Ayrıca, PDF'leri otomatik olarak özetlemek için çeşitli çevrimiçi araçlar ve yazılımlar da kullanılabilir, örneğin UPDF AI, ChatPDF veya PDF Guru.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi), belgelerin dijital ortamda saklanması, düzenlenmesi, paylaşılması ve yönetilmesini sağlayan bir yazılım sistemidir. DYS'nin bazı işlevleri: Verimlilik artışı. Maliyet tasarrufu. Bilgiye erişim kolaylığı. Güvenlik. İşbirliği. Çevre dostu. DYS'nin kullanım alanları arasında kamu kurumları, özel sektör, hastaneler, belediyeler ve vatandaşlar yer alır.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi), belgelerin elektronik ortamda saklanması, düzenlenmesi, paylaşılması ve yönetilmesini sağlayan bir yazılım çözümüdür. DYS'nin bazı kullanım alanları: Kamu kurumları: Resmi yazışmalar ve belge yönetimi için kullanılır. Özel sektör: Yoğun dokümantasyon gerektiren süreçlerde verimliliği artırmak için tercih edilir. Vatandaşlar: e-Devlet üzerinden belge takibi ve başvuru sorgulama gibi işlemler için DYS'ye giriş yapabilir. DYS'nin bazı avantajları: Verimlilik artışı: İş süreçlerini hızlandırır. Maliyet tasarrufu: Kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini azaltır. Bilgiye erişim kolaylığı: Belgelerin hızlı ve kolay bulunmasını sağlar. Güvenlik: Belgelerin yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlar. Çevre dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşım sergiler.

Bitrix24, işletmelerin iş süreçlerini yönetmek, iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için kullandığı çok yönlü bir iş yönetim yazılımıdır. Başlıca işlevleri: CRM ve satış yönetimi. Görev ve proje yönetimi. İletişim ve ekip işbirliği. Doküman yönetimi. E-ticaret. İnsan kaynakları yönetimi. Bitrix24, kullanıcı dostu arayüzü ve kolay entegrasyon özellikleriyle hem küçük hem de büyük işletmeler için uygundur.

DMS (Doküman Yönetim Sistemi), dijital belgelerin ve dokümanların merkezi bir platformda saklanmasını ve yönetilmesini sağlar. İşte temel çalışma adımları: 1. Belge Yükleme: Kullanıcılar belgeleri DMS'ye yükler. 2. Dizinleme: Belgeler, anahtar kelimeler ve meta verilerle dizinlenir. 3. Saklama: Belgeler, merkezi bir veri tabanında saklanır. 4. Erişim: Kullanıcılar, belirli izinler ve erişim hakları doğrultusunda belgelere erişebilir. 5. Arama: Belgeler, anahtar kelimeler veya meta veriler kullanılarak kolayca bulunabilir. 6. Paylaşma ve Düzenleme: Belgeler, kullanıcılar arasında paylaşılabilir ve düzenlenebilir. 7. Güvenlik: Belgeler, yetkisiz erişim ve veri kaybına karşı korunur. DMS, kağıt tabanlı sistemlerin yerini alarak iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.

Google Docs (Dokümanlar) ile yapılabileceklerden bazıları şunlardır: Belge oluşturma ve düzenleme. Gerçek zamanlı ortak çalışma. Dosya paylaşma. Şablon ve yapı taşları kullanma. Sesle yazma. Otomatik kaydetme. Farklı formatlarda kaydetme. Tablo oluşturma. Kısayol tuşları kullanma. Çevrimdışı çalışma.

Doküman yönetim sistemi (DYS), belgelerin elektronik ortamda saklanması, düzenlenmesi, paylaşılması ve yönetilmesini sağlayan bir yazılım sistemidir. DYS'nin bazı özellikleri şunlardır: Dijital depolama. Belge düzenleme. Belge arama. Versiyon kontrolü. Erişim kontrolü. Güvenlik ve şifreleme. Belge paylaşımı. İzleme ve raporlama. DYS, kamu kurumları, finans sektörü, sağlık sektörü ve üretim-distribution şirketleri gibi çeşitli sektörlerde kullanılmaktadır.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve EDM (EDM Bilişim) aynı değildir, ancak EDM Bilişim, KEP hizmeti sunan bir şirkettir. KEP, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, hukuki geçerliliği olan güvenli bir elektronik posta hizmetidir. EDM Bilişim, KEP hizmetinin yanı sıra e-fatura, e-defter, e-imza gibi çeşitli dijital dönüşüm çözümleri sunan bir firmadır.

Ofis için en yaygın kullanılan kağıt türleri şunlardır: A4 kağıdı. A5 kağıdı. A4 fotokopi kağıdı. Not defterleri. Yapışkan not kağıtları. Etiketler. Ayrıca, fotoğraf yazıcı kağıdı, tasarım kağıtları gibi farklı amaçlar için özel kağıt türleri de kullanılabilir. Kağıt seçimi yaparken, baskı kalitesi, dayanıklılık, maliyet ve kullanım amacı gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır.

OSGB onaylı defter suretleri, OSGB arşivinde saklanır. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği'ne göre, kendilerinden talep edilmese dahi, sözleşme süresi sonunda bütün kayıt ve dosyalar OSGB’lerce işverene teslim edilir.