DokümanYönetimi

Word'de DOCX ve DOC formatları arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Dosya Boyutu ve Sıkıştırma: DOC dosyaları, ikili formatları nedeniyle daha büyük ve sıkıştırılması daha zordur. 2. Yapı ve Erişilebilirlik: DOC formatı, Microsoft Word dışında diğer uygulamalarda zor erişilebilir ve düzenlenebilirken, DOCX formatı açık ve insan tarafından okunabilir bir yapıya sahiptir. 3. Uyumluluk ve İşlevsellik: DOCX dosyaları, yalnızca Word 2007 ve sonraki sürümlerle açılabilirken, DOC dosyaları daha eski Word sürümleriyle de uyumludur. 4. Güvenlik: DOCX dosyaları, daha güvenilir bir veri kurtarma süreci ve daha iyi veri bütünlüğü sunar.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) aynı kavramı ifade eder.

İçindekiler tablosu oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlıkları Belirleme: Belgenizdeki başlıkları (Başlık 1, Başlık 2 vb.) seviyelendirerek belirleyin. 2. Yer Seçimi: İçindekiler tablosunu eklemek istediğiniz yere gidin. 3. "Başvuru" Sekmesi: Word'ün "Başvuru" sekmesine tıklayın. 4. "Tablo İçerikleri" Düğmesi: "Tablo İçerikleri" düğmesini seçin. 5. Özelleştirme: Açılan iletişim kutusunda, otomatik içindekiler tablosunun görüntülenme şeklini özelleştirin. 6. "Tamam" Düğmesi: İçindekiler tablosunu oluşturmak için "Tamam" düğmesine tıklayın. Güncelleme: Belgenizin yapısını değiştirdiğinizde veya yeni başlıklar eklediğinizde, içindekiler tablosunu güncellemek için "Tablo İçerikleri'ni Güncelle" düğmesini kullanabilirsiniz.

Leitz 3971-95 modeli, Leitz WOW sekreter notluğu olarak bilinir ve belgeleri güvenli bir şekilde taşımak ve düzenlemek için kullanılır. Özellikleri: - Güçlü metal klips, dokümanları bir arada tutar. - Asma kancalı, A4 boyutuna uygun. - 75 A4 sayfa kapasitesi (80 gsm).

MEB'de EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) yerine DYS (Doküman Yönetim Sistemi) kullanılmaya başlanmıştır.

Belge ve logo kullanımı için genel kurallar şunlardır: 1. Belge Kullanımı: - Belgeler sadece belge sahipleri tarafından kullanılabilir ve başka şahıs veya tüzel kişiler tarafından izinsiz kullanılamaz. - Belgenin geçerliliği devam ettiği müddetçe kullanılabilir, geçerlilik süresi dolan veya iptal edilen belgeler iade edilmelidir. 2. Logo Kullanımı: - Logolar, sadece belge kapsamı dâhilindeki faaliyet alanlarında kullanılabilir. - Logoların boyutları değiştirilebilir, ancak oranlar sabit kalmalı ve okunabilirliği bozulmamalıdır. - Logolar tek başına görünmeli, diğer grafik veya metin öğelerle arasında boşluk olmalıdır. - Logonun renkleri ve yazı karakterleri değiştirilemez. Logo ve belge kullanımına ilişkin güncel bilgiler, ilgili kurumların web sitelerinden temin edilmelidir.

Doküman yönetimi, belgelerin oluşturulması, saklanması, paylaşılması, güncellenmesi ve imha edilmesi gibi aşamaları kapsar. İşte doküman yönetiminin temel adımları: 1. Doküman Hedeflerini Belirleme: Yönetilecek dokümanların amaçlarını açıkça tanımlamak gereklidir. 2. Doküman Süreçlerini Tanımlama: Belgelerin nasıl işleneceğini, onay ve revizyon süreçlerini belirlemek önemlidir. 3. Çözüm Modelini Seçme: Doküman yönetim sistemi için bulut tabanlı veya şirket içi yazılım gibi uygun bir model seçmek gerekir. 4. Dokümanların Dijitalleştirilmesi: Belgeleri elektronik formata dönüştürmek ve merkezi bir depolama alanında saklamak gereklidir. 5. Güvenlik Önlemleri: Kullanıcı yetkilendirme, şifreleme ve veri yedekleme gibi güvenlik önlemlerini uygulamak önemlidir. 6. İş Akışı Otomasyonu: Belge onay süreçleri ve bildirimler gibi iş akışı adımlarını otomatikleştirmek verimliliği artırır. Doküman yönetimi yazılımları ve standartları, bu süreçlerin etkinliğini ve yasal uyumu sağlamak için kullanılabilir.

Gri tonlamalı PDF belgeleri, belgenin karmaşıklığını ve boyutunu azaltmak için kullanılır. Bu tür belgelerin faydaları şunlardır: Mürekkep tasarrufu: Gri tonlamalı PDF'ler, renkli belgelere göre daha az siyah mürekkep kullanır, bu da özellikle büyük hacimli yazdırma işlemlerinde maliyet tasarrufu sağlar. Profesyonel sunumlar: Gri tonlama, belgelerin profesyonel ortamlarda daha okunabilir ve estetik olarak hoş görünmesini sağlar. Arşivleme: Gri tonlamalı dosyalar, daha az depolama alanı kapladıkları için arşivleme için idealdir. Akademik gönderimler: Bazı kurumlar, tasarımdan ziyade içeriğe odaklanmak için gönderimleri gri tonlamada talep eder.

"DYS gelen evrak kayıtlı" ifadesi, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinde, sizin tarafından SGK'ya teslim edilen evrakın kurum tarafından sisteme alındığı anlamına gelir. Bu, evrakın incelenmek üzere ilgili bölümlere yönlendirildiği aşamayı ifade eder.

İmza atmak için 0.6 mm ile 1.0 mm arasında uç kalınlığına sahip imza kalemleri kullanılır. Ayrıca, el yazısı imza oluşturmak için bir tarayıcı kullanarak imzanızı tarayıp bilgisayarınızda saklayabilir ve ardından Word gibi bir programda belgeye ekleyebilirsiniz.

DYK (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Belge Kaydı Oluşturma: İlk olarak, belgenin sistemde tanımlanması için belge kaydı oluşturulmalıdır. 2. Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Belgenin hangi departmanlarda hangi işlemlerden geçeceği belirlenir. 3. Belge Takibi: Belgenin hareketleri takip edilmeye başlanır, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu gibi bilgiler kaydedilir. 4. Raporlama: Belge hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır. DYS evrak takibi için genellikle bulut tabanlı bir yazılım kullanılır ve internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibinin ne zaman sonuçlanacağı belirli bir süreye bağlı değildir. Ancak, evrak işlem sürecinin takip edilmesi ve hızlandırılması için DYS sistemi tarafından otomatik hatırlatmalar gönderilebilir. Bu sayede, evraklardaki gecikmeler zamanında tespit edilerek çözülebilir.

Can Copy Center gibi fotokopi merkezleri, çeşitli kopyalama ve baskı hizmetleri sunar. Bu hizmetler arasında: Fotokopi: Belgelerin çoğaltılması. Tarama: Belgelerin dijital formata dönüştürülmesi. Baskı: Renkli veya siyah beyaz baskı. Ciltleme: Belgelerin korunması ve düzenli hale getirilmesi. Laminasyon: Belgelerin plastik kaplama ile korunması. Ayrıca, bu tür merkezler müşteri taleplerine göre broşür, el ilanı, davetiye gibi basılı malzemelerin tasarım ve baskı işlemlerini de gerçekleştirebilir.

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) giriş için kullanılan kullanıcı adı ve şifre, MEBBİS sistemindeki ile aynıdır.

EBYS'de (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) aşağıdaki belgeler imzalanır: 1. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler. 2. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeler. 3. EBYS'de mobil imza ile imzalanan belgeler. Ayrıca, EBYS üzerinden gelen belgelerin paraf ve onayı da yapılır.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve DYS (Doküman Yönetim Sistemi) aynı şeyi ifade eder.

DYS SGK'da "Döküman Yönetim Sistemi" anlamına gelir.

Arşivleme süresi, arşiv malzemesinin türüne ve saklandığı yere göre değişiklik gösterir: 1. Birim Arşivleri: Kurumların faaliyetleri sonucu oluşan ve güncelliğini kaybetmemiş arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süreyle saklanır. 2. Kurum Arşivleri: Kurumların merkez teşkilatlarında yer alan ve daha uzun süreli saklama gerektiren arşiv malzemesi, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süreyle saklanır. 3. Devlet Arşivi: Devletin yaşam süreci ile ilgili tüm arşiv malzemeleri, devlet arşivlerinde süresiz olarak saklanır.

DYS kısaltması, "Doküman Yönetim Sistemi" anlamına gelir.

E-Belediye EBYS, Elektronik Belge Yönetim Sistemi anlamına gelir. Bu sistem, belediyelerin tüm yazışmalarını elektronik ortamda, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun şekilde hazırlayarak hem kurum içi hem de kurum dışı yazışmalarını zamandan ve kaynaktan tasarruf sağlayarak hızlı bir şekilde yapmalarını sağlar. EBYS sayesinde belediyeler, gelen ve giden evrak kayıtlarını elektronik ortamda yapabilir ve log imza, e-imza veya mobil imza ile tüm yazışma işlemlerini gerçekleştirebilirler.