Onaylı İş Güvenliği Defteri, işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı bir defterdir. Defterin kullanımı şu şekilde olmalıdır: Onaylatma: Defter, işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya noter tarafından her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylatılmalıdır. İmza ve Sorumluluk: Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır; defterin imzalanması ve düzenli tutulmasından işveren sorumludur. Kayıtlar: Tespit edilen riskler ve uygunsuzluklar açık ve net bir dille yazılır. Her bir risk için alınması gereken düzeltici ve önleyici faaliyetler somut olarak belirtilir. Verilen İSG eğitimlerinin özetleri, yaşanan ramak kala olaylar ve yapılan acil durum tatbikatları gibi önemli İSG faaliyetleri de deftere kaydedilir. Her kayıt tarih atılarak ve ilgili profesyonel tarafından imzalanarak tamamlanır. İşverenin Rolü: İşveren, tespitleri okuyup imzalayarak yasal olarak tebellüğ ettiğini belgelemeli, gerekli iyileştirmeleri yapmalı ve bu iyileştirmeleri de deftere kaydetmelidir. Defterin elektronik ortamda tutulması mümkün değildir, çünkü mevzuat, defterin fiziki bir materyal olmasını ve onay sürecinde noter veya İŞKUR tarafından her sayfasının mühürlenmesini şart koşmaktadır.