Protokol defteri aşağıdaki formatta olmalıdır: 1. Başlıklar: Her sayfada sırasıyla sıra numarası, tarih, adı ve soyadı, adres, yaş, cinsiyet, tanı, karar, düşünceler, muayeneyi yapan hekimin kaşesi ve imzası yer almalıdır. 2. Basım: Defter matbu olarak basılı olmalı ve her sayfa kullanılmadan önce numaralanmış olmalıdır. 3. İlk Sayfa: İlk sayfada, defterin hangi özel sağlık kuruluşu tarafından kullanılacağı, sağlık kuruluşunun bölümü, sayfa sayısı ve onay bilgileri gibi bilgiler bulunmalıdır. 4. Mühürleme: Defterin her sayfası İl Sağlık Müdürlüğü tarafından mühürlenmelidir.