Protokol kayıt defteri belirli özelliklere sahip olmalıdır: 1. Sayfa Düzeni: Her sayfada sırasıyla yer alması gereken sütunlar bulunmalıdır: sıra numarası, tarih, adı ve soyadı, adres, yaş, cinsiyet, tanı, karar, düşünceler, muayeneyi yapan hekimin kaşesi ve imzası. 2. Basım: Defter matbu olarak basılı olmalıdır. 3. Numaralandırma: Defterin her sayfası kullanılmadan önce numaralanmış olmalıdır. 4. İlk Sayfa Bilgileri: İlk sayfada defterin hangi sağlık kuruluşu tarafından kullanılacağı, kliniğin adı, defterin sayfa sayısı ve onay bilgileri (onaylayan yetkilinin adı, soyadı, imzası, onay tarihi ve kurum mührü) yer almalıdır. 5. Mühürleme: Defterin numaralandırılmış sayfaları ilgili makam tarafından mühürlenmelidir. Bu özellikler, protokol kayıt defterinin hem yasal hem de idari gereklilikleri karşılamasını sağlar.