Protokol kayıt defteri şu özelliklere sahip olmalıdır: Fiziki özellikler: Resmi geçerlilik açısından genellikle numaralandırılmış ve noter tasdikli ciltli defterler tercih edilir. İçerik: Defterin ilk sayfasında işyerine ve defterin kapsamına ilişkin bilgiler yer almalıdır. Kayıtlar tarih sırasına göre ve kalıcı mürekkeple yazılmalıdır. Yapılan her tespitte, alınması gereken önlemler açıkça belirtilmelidir. Acil durumlar veya hayati tehlike arz eden durumlar öncelikle belirtilmelidir. İşverenin önerilere verdiği yanıt (yapıldı, yapılmadı, planlandı) kayıt altına alınmalıdır. Değiştirilemez ve silinemez nitelikte olmalıdır. Kullanım esasları: Defter, en az 5 yıl boyunca muhafaza edilir; denetim veya yargı sürecinde istenebilir. Uygulama süreci şu adımlarla yürütülür: temin ve onay, kayıt yapma, öneri sunma, imzalama, geri bildirim ve izleme.