EvrakYönetimi

Mavi dosya, genellikle evrakların saklanması ve düzenlenmesi amacıyla kullanılan bir kırtasiye malzemesidir. İşe yarar yönleri: - Sıkıştırma: NTFS sıkıştırma özniteliği ile işaretlenmiş dosyaları belirtmek için kullanılır. - Resmi belgeler: Mavi renk, evrakların resmiliğini ve önemini vurgulamak için tercih edilir. - Farklı kullanım alanları: Okulda ödev ve performans görevlerini saklamak, toplantılarda sunum yapmak gibi çeşitli alanlarda kullanılabilir.

Sümen takımı, çalışma masası üzerinde yazı yazmaya ve evrakları saklamaya yarayan bir takım ofis malzemesidir. İşe yarar yönleri: - Düzen sağlar: Gerekli tüm ofis gereçlerini tek bir yerde toplayarak masayı düzenli tutar. - Profesyonel görünüm: İş ortamında ciddi ve profesyonel bir duruş simgeler. - Ekstra konfor: Deri veya ahşap yüzeyleri sayesinde yazı yazmak için daha iyi bir yüzey sunar. - Koruma: Masayı çizilme ve hasarlardan korur.

Avukatlar için evrak paylaşma platformu olarak AvEvrak.com kullanılabilir. Bu platform, avukatların milyonlarca dilekçeye erişebildiği ve kendi belgelerini anonim hale getirerek paylaşabildiği bir sistemdir.

Klasör çeşitleri genel olarak şu şekilde sınıflandırılabilir: 1. Standart Dosya Klasörleri: Karton malzemeden imal edilir ve kağıtların zımba yardımıyla yerleştirilmesini sağlar. 2. Poşet Dosya Klasörleri: Şeffaf plastik dosyalar içerisinde evrakların muhafaza edilmesini sağlar. 3. Askılı Klasörler: Dolap içerisinde düzeni tesis etmek amacıyla kullanılır. 4. Kilit Mekanizmalı Klasörler: Güvenliğe ihtiyaç duyulan durumlarda evrakları korur. 5. Halka Detaylı Klasörler: Delgeçler yardımıyla delinen dosyaların etkili şekilde muhafaza edilmesi için kullanılır. 6. Mandallı Klasörler: Mandal mekanizması ile dosyaların efektif şekilde muhafaza edilmesini sağlar. 7. Çıtçıtlı Tasarım Klasörler: Çıtçıt mekanizması sayesinde evrakları güvenle korur ve belgelerin taşınarak bir yerden bir yere aktarılmasında etkilidir. 8. Cepli Klasörler: Fonksiyonel yapılarıyla ön plana çıkar ve farklı türden evrakların kategorize edilmesini kolaylaştırır. Ayrıca, dijital ortamda da dosyaları organize etmek için kullanılan dijital klasörler de bulunmaktadır.

Ak Büro ifadesi, genel olarak ofis veya büro ortamında yapılan işleri ifade eder. Bu işler arasında şunlar yer alabilir: Evrakların düzenlenmesi ve yönetimi. İletişim ve yazışmalar. Resepsiyon hizmetleri. Finansal işlemler. İnsan kaynakları yönetimi. Ayrıca, büro personeli olarak da bilinen bu çalışanlar, Microsoft Office programları gibi ofis yazılımlarını etkin bir şekilde kullanabilmelidir.

Tevzii bürosu, gelen evrak ve davaları ilgili birimlere dağıtan bürodur.

Mavi klasör, belgelerin düzenli bir şekilde saklanması ve taşınması için kullanılan bir kırtasiye ürünüdür. İşe yarar yönleri: - Evrakların kolay bulunması: Dosyanın üzerine yazılan notlarla, aranan evrakların daha hızlı bulunmasını sağlar. - İş akışının hızlandırılması: Belgelerin dosyalarda tutulması, birden fazla kişinin aynı evraklara ihtiyaç duyduğu durumlarda zaman kazandırır. - Ofis ve çalışma alanının düzeni: Dosyalama, çalışma alanının düzenli ve derli toplu görünmesini sağlar.

Adalet Bakanlığı Evrak İmha Yönetmeliği, "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine dayanmaktadır. Bu yönetmeliğe göre, Adalet Bakanlığı'nda evrak imha işlemleri şu şekilde gerçekleştirilir: 1. Ayıklama ve İmha Komisyonları: Arşiv ayıklama ve imha işlemleri, birim ve kurum arşivlerinde kurulan komisyonlar tarafından yapılır. 2. Saklama Süreleri: Evrakın saklama süreleri belirlenir ve bu sürelerin dolması durumunda evraklar imha edilir. 3. İmha Tutanakları: İmha işlemleri, tutanaklarla belgelenir ve bu tutanaklar ilgili mercilere gönderilir. 4. İmha Yöntemleri: Evrak, okunamayacak şekilde kıyılarak veya ihale yoluyla satılarak imha edilebilir.

Ofis seperatörü seçerken aşağıdaki özelliklere dikkat edilmelidir: 1. Malzeme Türü: Kullanım amacına uygun olarak kağıt, plastik, şeffaf veya lamine edilmiş malzemeler tercih edilebilir. 2. Boyut ve Uyumluluk: Kullanılacak klasör veya dosyanın boyutlarına uygun seperatörler seçilmelidir. 3. Etiket Alanı: Kategorileri net bir şekilde yazabileceğiniz etiket alanlarına sahip seperatörler tercih edilmelidir. 4. Dayanıklılık: Sürekli kullanım için plastik veya metal seperatörler daha uzun ömürlüdür. Ek olarak, ofis seperatörlerinin şu işlevleri de olabilir: - Alan Yönetimi: Büyük ve açık alanları daha işlevsel bölgelere ayırarak alan yönetimini kolaylaştırır. - Mahremiyet Sağlama: Çalışanların daha özel ve sessiz bir çalışma ortamı yaratmalarına yardımcı olur. - Estetik Değer: Mekanın genel estetiğini artırır ve profesyonel bir görünüm kazandırır. - Ses Yalıtımı: Bazı seperatörler, ses yalıtımı sağlayarak daha sessiz bir ortam oluşturur.

A4 poşet dosya, belgeleri düzenli bir şekilde saklamak ve korumak amacıyla kullanılır. İşe yarar yönleri: - Evrakların buruşmasını ve zarar görmesini engeller. - Ofislerde belgelerin arşivlenmesi ve sunulması için idealdir. - Okullarda öğrencilerin ödevlerini teslim etmelerine yardımcı olur. - Hafif ve taşınabilir olduğu için belgeleri kolayca yanınızda taşıyabilirsiniz.

Multinet özlük dosyası hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Personel Bilgilerinin Toplanması: İşe başlayan her çalışanın kişisel bilgileri ve işe girişle ilgili belgeleri toplanır. 2. Klasör Oluşturulması: Her çalışan için ayrı bir klasör açılır ve personelin adı soyadı dosyanın üzerine yazılır. 3. Evrak Kontrolü: Toplanan belgelerin eksiksiz olduğundan emin olunur ve her evrakın bir kopyası dosyada saklanır. 4. Takip Çizelgesi Oluşturulması: Dosyanın güncelliğini sağlamak için bir kontrol ve takip çizelgesi eklenir. 5. Düzenli Arşivleme: Evraklar düzenli bir şekilde klasöre eklenir ve insan kaynakları departmanında muhafaza edilir. Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler arasında nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı, diplomalar ve sertifikalar, sağlık raporu, iş sözleşmesi ve sigorta giriş bildirgesi yer alır. Özlük dosyası, genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanır.

DYS'den gelen bir evrakın ne zaman cevaplanacağı, evrakın ivedilik durumuna ve işleme alınma sürecine bağlıdır. Evrakın cevaplanma süresi hakkında kesin bir bilgi vermek mümkün değildir, ancak DYS sistemi tarafından otomatik hatırlatmalar gönderilerek sürecin hızlandırılması sağlanabilir.

Mihsap, robotik muhasebe otomasyonu programı olarak, evrakların defter kaydına kadar olan süreci otomatikleştirerek aşağıdaki işlevleri yerine getirir: 1. Evrak Toplama ve İşleme: Evrakları toplar, tasnifler ve işler. 2. Maliyet Tasarrufu: Evrak işleme süreçlerinden kaynaklanan maliyetleri %70'e kadar azaltır. 3. Zaman Kazancı: Tüm evrakların muhasebeleştirme sürecini otomatik hale getirerek ofis ve kişisel zamanı daha verimli kullanmayı sağlar. 4. Arşivleme: Evrakları dijital olarak arşivler ve gerektiğinde kolayca erişim imkanı sunar.

İstanbul Üniversitesi EBYS'de evrak göndermek için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Sisteme Giriş: EBYS sistemine, kurum tarafından verilen kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır. 2. Ana Menüden Seçenek Seçimi: Ana menüde "Evrak Gönder" veya "Yeni Evrak" seçeneğine tıklanır. 3. Evrak Bilgilerinin Doldurulması: Evrakın konusu, içeriği, gönderim tarihi gibi bilgiler doldurulur ve gerekirse dosya eklenir. 4. Alıcının Seçilmesi: Evrakın alıcısı, kurum içindeki ilgili birimler veya kişiler arasından seçilir. 5. Onay ve Gönderim: Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra "Gönder" butonuna tıklanarak evrakın gönderimi onaylanır. 6. Takip ve Arşivleme: Gönderilen evrakın durumu takip edilebilir ve gerektiğinde arşivlenebilir.

Muhaberat kelimesi, haberleşmeler ve yazışmalar anlamına gelir. Bu bağlamda, muhaberat görevlileri şu işleri yapar: Gelen ve giden evrak kaydı: Kurumlara gelen postaların kaydını tutmak ve dağıtımını yapmak. Kıymetli belge işlemleri: Önemli evrakların zimmetle alımını ve dağıtımını gerçekleştirmek. Elektronik evrak takibi: Elektronik yazışmaları takip etmek. İletişim koordinasyonu: Departmanlar, şubeler ve şirketler arası iletişimi sağlamak. Resmi yazışmalar: Kurumun resmi mail, telefon ve faks servislerini kontrol etmek.

Zımba makineleri çeşitli türlerine göre sınıflandırılabilir: 1. Masaüstü Zımba Makinesi: Ofis ortamlarında yaygın olarak kullanılır, birden fazla sayfayı zımbalamak için uygundur. 2. Elektrikli Zımba Makinesi: Manuel zımbalama işlemini daha kolay hale getirmek için tercih edilir, otomatik çalışır. 3. Endüstriyel Zımba Makinesi: Büyük kapasiteli, kalın kağıt yığınlarını ve dosyaları zımbalamak için kullanılır. 4. El Zımba Makinesi: Kolay taşınabilir yapısı nedeniyle küçük çaplı işlerde tercih edilir. 5. Ters Zımba Makinesi: Arşivleme alanlarında kullanılır, kağıtların iç tarafa bükülmesini sağlar. 6. Havalı Zımba Çakma Tabancası: Hava basıncı ile çalışır, mobilya döşemesi ve ahşap işçiliği gibi alanlarda kullanılır. 7. Akülü Zımba Tabancası: Değiştirilebilir zımba telleri kullanır, marangozluk ve profesyonel projelerde tercih edilir.

Adalet Bakanlığı'nda zimmet defteri, aşağıdaki sütunları içeren bir şekilde tutulur: 1. Sıra Numarası. 2. Evrak Numarası. 3. Gönderildiği Daire. 4. Gönderildiği Tarih. 5. Alındığı Tarih. 6. Evrakı Alanın Adı Soyadı. 7. Evrakı Alanın İmzası. Zimmet defteri, Cumhuriyet başsavcılığında gönderilen evrakın kaydedildiği bir defter olup, bu defter sayesinde evrakın kaybolması önlenir.

24x32 boyutlarındaki torba zarflar, antetli kağıt, dosya, zarf vb. evrakları taşıma veya gönderme amacı ile kullanılır. Ayrıca, bu zarflar: - Kurumsal yazışmalarda resmi bir görünüm sağlar. - Sunumlar ve toplantılarda belgeleri profesyonelce sunmak için tercih edilir. - Dokümantasyon depolamada büyük dokümanları veya projeleri düzenlemek ve saklamak için kullanışlıdır.

Masa takvimi kullanışlı ve estetik olmalıdır. İşte bazı temel özellikleri: 1. Tasarım: Kullanıcı dostu olmalı, tarihler, haftalar ve aylar kolayca okunabilmelidir. 2. İçerik: Özel günler, tatil ve özel etkinlikler, önemli tarihler gibi bilgilere yer verilmelidir. 3. Malzeme Kalitesi: İyi bir baskı kalitesi ve dayanıklılık, masa takviminin uzun ömürlü olmasını sağlar. 4. Kişiselleştirme: Müşterilerin kendi marka kimliklerini veya kişisel tercihlerini yansıtabilmeleri için özelleştirilebilir tasarım seçenekleri sunulmalıdır. 5. Boyut ve Taşınabilirlik: Hafif ve taşınabilir olması, kullanıcıların ihtiyaç duydukları her an yanlarında taşıyabilmelerine olanak tanır.

Kamu kurumlarına teslim edilen evraklar, gelen evrak birimine konur. Bu birimlerde evraklar şu şekilde işlenir: 1. Kayıt: Evraklar, kayıt defterine tarih, sayı ve geldiği yer bilgileri ile kaydedilir. 2. Ayırma: Evraklar, gizli, kişiye özel, hizmete özel gibi özelliklerine göre ayrılır. 3. Havale: Evraklar, ilgili birim veya kişiye havale edilir. 4. Dağıtım: Evraklar, fiziki olarak veya elektronik belge yönetim sistemi üzerinden ilgili birimlere dağıtılır.