Doküman yönetimi, belgelerin oluşturulması, saklanması, paylaşılması, güncellenmesi ve imha edilmesi gibi aşamaları kapsar 1. İşte doküman yönetiminin temel adımları:
- Doküman Hedeflerini Belirleme: Yönetilecek dokümanların amaçlarını açıkça tanımlamak gereklidir 2.
- Doküman Süreçlerini Tanımlama: Belgelerin nasıl işleneceğini, onay ve revizyon süreçlerini belirlemek önemlidir 2.
- Çözüm Modelini Seçme: Doküman yönetim sistemi için bulut tabanlı veya şirket içi yazılım gibi uygun bir model seçmek gerekir 23.
- Dokümanların Dijitalleştirilmesi: Belgeleri elektronik formata dönüştürmek ve merkezi bir depolama alanında saklamak gereklidir 34.
- Güvenlik Önlemleri: Kullanıcı yetkilendirme, şifreleme ve veri yedekleme gibi güvenlik önlemlerini uygulamak önemlidir 34.
- İş Akışı Otomasyonu: Belge onay süreçleri ve bildirimler gibi iş akışı adımlarını otomatikleştirmek verimliliği artırır 4.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: