DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Belge Kaydı Oluşturma: İlk olarak, belgenin sistemde tanımlanması ve tüm bilgilerinin (belge numarası, adı, tarihi vb.) girilmesi gerekmektedir 1.
- Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Belgenin hangi departmanlarda hangi işlemlerden geçeceği belirlenmelidir 1.
- Belge Takibi: Belgenin hareketleri takip edilmeye başlanır, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu gibi bilgiler kaydedilir 14.
- Raporlama: Belge hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır 14.
DYS evrak takibi için genellikle bulut tabanlı bir yazılım kullanılır ve internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir 14.
e-Devlet üzerinden DYS evrak takibi yapmak için ise aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: