Hazirun cetveli, genel kurul toplantısı öncesinde hazırlanır. Hazırlanma süreci şu adımları içerir: 1. Toplantı bilgilerinin belirlenmesi: Toplantının tarihi, saati ve yeri netleştirilir, gündem maddeleri belirlenir. 2. Katılımcı bilgilerinin toplanması: Toplantıya katılacak pay/hisse sahiplerinin veya temsilcilerinin tam adları, soyadları, TC numaraları, temsil durumları ve sahip oldukları pay miktarı kaydedilir. 3. Cetvelin hazırlanması: Toplantı öncesinde veya sırasında, katılımcıların bilgileri cetvele kaydedilir ve katılımcılar cetveli imzalayarak katılımlarını teyit eder. 4. Onay ve saklama: Cetvel, toplantı sonunda yönetici veya divan tarafından imzalanarak onaylanır ve toplantı tutanağı ile birlikte şirketin resmi kayıtlarında saklanır. Hazirun cetveli, toplantının başında düzenlenir ve toplantı süresince güncel tutulur, çünkü toplantı ortasında yeni katılımlar olabilir.