ElektronikDefter

Avukatların defter tutma zorunluluğu kalkmamıştır. Ancak, 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile avukatların defter tutma şekli elektronik ortama taşınmıştır. Avukatlar için Defter-Beyan Sistemi kullanma yükümlülüğü 1 Ocak 2018 tarihinde başlamıştır. Bununla birlikte, tebliğin geçici maddesi gereği başvuru süresi 31 Ocak 2018 tarihine kadar uzatılmıştır. Avukatların, tuttukları defterleri ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmeleri ve yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz etmeleri gerekmektedir.

Defter tutma dosyası hazırlama süreci, kullanılan sisteme ve defter türüne göre değişiklik gösterebilir. Elektronik Defter (e-Defter) tutma sürecinde genel adımlar: 1. Başvuru: edefter.gov.tr adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"nin imzalı aslı ile gerekli diğer belgelerin sunulması. 2. Format ve Standartlar: Defterlerin, XBRL GL taksonomisine uygun olarak hazırlanması. 3. Oluşturma ve Onaylama: Aylık dönemler itibarıyla defterlerin oluşturulması, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması. 4. Berat Dosyaları: Defterlere ait berat dosyalarının oluşturulması ve e-Defter uygulamasına yüklenmesi. 5. Muhafaza ve İbraz: Başkanlıktan onaylı berat dosyalarının muhafaza edilmesi. Defter-Beyan Sistemi gibi dijital sistemlerde ise gelir ve gider kayıtları elektronik ortamda gerçekleştirilir, defterler bu kayıtlardan hareketle oluşturulur ve saklanır. Defter tutma sürecinde bir mali müşavirden destek alınması önerilir.

Eski nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) günlük kapanış (Z) raporlarına ait mali bilgiler, ilgili olduğu ayı takip eden ayın 15. günü sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) elektronik ortamda gönderilmelidir. Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC) günlük kapanış raporlarına ait mali bilgiler de aynı şekilde ilgili ayı takip eden ayın 15. günü sonuna kadar GİB'e iletilmelidir. Eğer mükellefler bildirim yöntemini tercih etmediyse, mali bilgilerin "İnternet Vergi Dairesi" üzerinden gönderilmesi kabul edilir.

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 6), 31 Aralık 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Bu tebliğ ile yapılan bazı değişiklikler şunlardır: Tanımlar: "Açılış Onayı" ve "Kapanış Onayı" tanımları, envanter defteri için ilk ve son günlere ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı olacak şekilde değiştirilmiştir. Mükellefler: Vergi Usul Kanunu'nun ilgili maddelerine göre defter tutma yükümlülüğü bulunmayan bazı mükelleflerin e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Envanter Defteri: Belirli koşullar altında mükelleflerin envanter defterini isteğe bağlı olarak e-Defter olarak tutabilmeleri sağlanmıştır. İmza ve Yükleme Süreleri: E-Defter ve berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması ve e-Defter uygulamasına yüklenmesi için yeni süreler belirlenmiştir. Tebliğ, 1 Ocak 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Defter Beyan Sistemi'ne aktarım yapmak için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: Excel ile kayıt aktarımı. Z raporu aktarımı. Defter Beyan Sistemi'ne giriş yapmak ve daha fazla bilgi almak için defterbeyan.gov.tr adresi ziyaret edilebilir. Ayrıca, "Defter Beyan Sistemine Fişler Nasıl Aktarılır?" başlıklı YouTube videosu da faydalı olabilir.

Defter tutma muvafakatnamesi, bir kişinin, belirli bir hukuki süreç için başka bir kişiye veya kuruma defter ve belge imzalama ile Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerine yükleme yetkisi verdiğini yazılı olarak beyan ettiği resmi bir belgedir. Bu yetki, genellikle 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde defter tutma yetkisi verilen meslek mensuplarına veya yazılım firmalarına verilir. Muvafakatname işlemleri, Dijital Vergi Dairesi üzerinden "e-Defter Muvafakatname İşlemleri" menüsü aracılığıyla gerçekleştirilir.

E-defterde 50 MB sınırı, bir aya ait elektronik defterin sıkıştırılmamış (paketlenmemiş) maksimum boyutunun 50 MB olması gerektiğini ifade eder. Bu boyut sınırı, defterlerin doğrulanması ve görüntülenmesi için kullanılacak donanımların optimum özellikleri dikkate alınarak belirlenmiştir. E-defterin 50 MB sınırı ile ilgili daha güncel bilgilere aşağıdaki kaynaklardan ulaşılabilir: qnbesolutions.com.tr; edefter.gov.tr.

E-defter saklama modülü, dijital ortamda oluşturulan yasal defterlerin, belirlenmiş standartlara uygun bir şekilde güvenli ve erişilebilir olarak muhafaza edilmesini sağlayan bir sistemdir. E-defter saklama modülünün bazı özellikleri: Veri güvenliği: Oluşturulan e-defterler ve bunlara ait berat dosyaları, güvenilir ve şifreli bir ortamda saklanır. Yedekleme: Defterlerin yedeklenmesi ve farklı lokasyonlarda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi sağlanır. Yasal uyumluluk: Defterlerin yasal saklama sürelerine uygun bir şekilde muhafaza edilmesini garanti eder. Kolay erişim: Kullanıcı dostu arayüzlerle, ihtiyaç duyulan verilere herhangi bir zamanda erişilebilir. E-defter saklama zorunluluğu, işletmelerin mali kayıtlarının korunmasını ve denetime hazır bir şekilde tutulmasını sağlar. E-defter saklama işlemi, işletmelerin kendi bilgi işlem sistemlerinde veya özel entegratör firmalar aracılığıyla gerçekleştirilebilir.

Dijital defter yazmak için kullanılabilecek bazı uygulamalar: GoodNotes 5. e-Defter Uygulaması. e-Defter uygulamasında, defterlerin oluşturulması ve berat dosyalarının hazırlanması için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan (GİB) onaylı yazılımlar kullanılmalıdır.

Elektronik Defter Genel Tebliği, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları düzenler. Bu tebliğ kapsamında: Elektronik defter (e-defter), şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik defter beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Açılış onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratıdır. Kapanış onayı, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratıdır. Ayrıca, 14 Şubat 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ" ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirilmiştir.

2023 yılında 500 bin TL brüt satış hasılatı elde eden ve internet üzerinden satış yapan bir işletmenin, 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-deftere geçmesi zorunludur. E-defter uygulamasına geçiş için, öncelikle yıllık cironun belirtilen tutarı aşıp aşmadığı kontrol edilmelidir.

El ile tutulan kasa defterlerinin ne zaman elektronik ortama aktarılacağı, şirketin kuruluş tarihine ve tabi olduğu düzenlemelere bağlıdır: 1 Ocak 2026 tarihinden sonra kurulan şirketler: Kuruluşundan itibaren elektronik ortamda defter tutmak zorundadır. 1 Temmuz 2025 tarihinden sonra kurulan şirketler: Ticaret Bakanlığı iznine tabi ise, ticaret siciline tescil ile birlikte defterlerini elektronik ortamda tutmak zorundadır. Mevcut şirketler: Elektronik ortama geçiş zorunluluğu varsa, yükümlülüğün başladığı tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmalıdır. Elektronik deftere geçiş yapmayan şirketler için cezai yaptırımlar uygulanabilir.

Bilanço esasına göre elektronik defter tutmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Sisteme Geçiş: Kuruluşundan itibaren elektronik ortamda defter tutacak şirketlerde defterler, ticaret siciline tescil ile birlikte eş zamanlı olarak Elektronik Ticari Defter Sistemi'nde (ETDS) oluşturulur. Fiziki ortamda defter tutarken elektronik ortama geçiş yapan şirketlerde, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurularak kapanış onayı yaptırılır. 2. Yetki Belirleme: Sistem kullanıcısı ve yetkileri, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından belirlenir. 3. Defter Tutma: Yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili defterler elektronik ortamda tutulur. 4. Kayıt ve Yükleme: Defterlere kaydedilecek işlemler, sistem kullanıcısı tarafından elektronik ortama yüklenir. 5. Saklama ve İbraz: Sistem üzerinde oluşturulan defterler, şirketlerin kullanımına hazır halde elektronik defter dosyası formatında Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilir. Elektronik defterlerin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekir.

İşteDefterim hizmeti, mali müşavirler tarafından kullanılabilir. Bu platform, mükelleflere ait e-defterlerin saklanması, teknik ön denetiminin yapılması ve ikincil kopya gönderiminin sağlanması gibi hizmetler sunar.

Elektronik defter tebliğleri, Resmi Gazete ve mevzuat.gov.tr sitesinde yayınlanmaktadır. Resmi Gazete: 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete'de "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ" yayımlanmıştır. mevzuat.gov.tr: Bu tebliğ ve diğer elektronik defter tebliğlerine mevzuat.gov.tr adresinden ulaşılabilir.

E-defter XSLT dosyası hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Dil kodlaması ve XSLT tanımları: E-defter XML dosyası UTF-8 dil kodlaması ile oluşturulmalı ve XSLT tanımı yapılmalıdır. 2. Örnek XSLT dosyaları: E-defter paketinde bulunan örnek XSLT dosyaları kullanılmalıdır. 3. Dönüşüm: XSLT dosyaları, defter ve belgelerin görüntüsünü oluşturmak için kullanılır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesinde e-defter uygulaması için gerekli teknik kılavuz, XML şeması ve XSLT dosyası bulunmaktadır. E-defter XSLT dosyası hazırlama süreci teknik bilgi gerektirdiğinden, bir uzmana danışılması önerilir.

2025 yılı için e-defter son gönderim günleri şu şekildedir: Gelir vergisi mükellefleri için, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10. günü sonuna kadar. Kurumlar vergisi mükellefleri için, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 14. günü sonuna kadar. e-Defterlerin oluşturulması, Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve GİB sistemine yüklenmesi gerekmektedir. Güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi takip edilmelidir. e-Defter gönderim süreçlerinde yasal mevzuata uyum için dijital dönüşüm çözümleri sunan platformlardan destek alınabilir.

Defter-Beyan ve e-Defter arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Kapsam ve Kullanım Amacı: - Defter-Beyan, serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ve basit usule tabi mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasını sağlar. - e-Defter, işletmelerin tüm muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tuttuğu bir sistemdir ve yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defter gibi defterlerin dijital halidir. 2. Saklama ve Erişim: - Defter-Beyan, vergi beyannameleri, bildirimler ve dilekçelerin elektronik olarak verilmesine olanak tanır. - e-Defter, defterlerin dijital ortamda saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından doğrudan izlenebilmesini sağlar. 3. Düzenleme Sıklığı: - Defter-Beyan, işlemlerin günlük olarak kaydedilmesini gerektirir. - e-Defter, aylık dönemler itibarıyla oluşturulur ve her bir işlem için düzenli kayıt tutmayı sağlar.

Defter Beyan Sistemi çeşitli işlevlere sahiptir: 1. Defter Tutma: Serbest meslek erbapları, basit usulde vergiye tabi olanlar ve işletme hesabına göre defter tutanlar için elektronik defter tutma imkanı sunar. 2. Beyanname Gönderme: Yıllık gelir vergisi beyannamesi, geçici vergi beyannamesi, KDV beyannamesi gibi beyannameleri elektronik ortamda gönderme olanağı sağlar. 3. Belge Saklama: Faturalar, serbest meslek makbuzları ve diğer ticari belgeleri elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklama imkanı sunar. 4. Vergi İşlemleri: Vergi ödemelerini sistem üzerinden yapma ve beyannamelerin otomatik olarak hesaplanmasını sağlama avantajı sunar. 5. Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kağıt kullanımını ortadan kaldırarak zaman kazandırır ve maliyet tasarrufu sağlar.

E-Defter yükleme süresi, aşağıdaki adımlar izlenerek uzatılabilir: 1. 5 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, 08.11.2024 tarihinde yayımlanan tebliğ ile gelir vergisi mükellefleri dışındaki mükellefler için yükleme süresi, ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 14’üncü günü sonu olarak yeniden belirlenmiştir. 2. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan duyurulara göre, e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin yükleme süreleri ek bir ay süreyle uzatılabilir. Bu durumda, yükleme için tanınan son tarih, başlangıçta belirlenen tarihten 10 gün sonrası olacaktır. Güncel düzenlemeler ve uzatma talepleri için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi ve ilgili tebliğler takip edilmelidir.