Yazışma

İşletmelerde kullanılan bazı yazışma türleri şunlardır: Resmi yazılar: Kamu kurumları, tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar ve kişiler arasında yapılan yazışmalar. İş yazıları: Özel veya resmi firmalar arasında ticari amaçlarla yapılan yazışmalar. Dilekçe: Kişi veya kuruluşların bir isteğini dile getirmek için kamu veya özel kuruluşlara yazdığı kısa mektuplar. Raporlar: Yıllık faaliyet, araştırma geliştirme veya tespit gibi çeşitli raporlar. Notlar: Kısa ve net ifadeler içeren, genellikle mesajın içeriğini özetlemek veya yardımcı olmak için kullanılan yazılar.

Dilekçe başlığına genellikle şu unsurlar yazılır: 1. Başvurulan Makamın Adı: Dilekçenin başında, başvurunun yapıldığı makamın adı yer alır. 2. Konu: Başlık, dilekçenin içeriğini özetleyen ve hedef alınan kurum veya kişiyi belirten bir ifade olmalıdır. 3. Tarih: Dilekçenin yazıldığı tarih gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Örnek bir başlık şu şekilde olabilir: "T.C. ADALET BAKANLIĞI Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü". Ayrıca, dilekçeye eklenecek ek belgeler, yazının sonunda "ekler" başlığı altında maddeler halinde sıralanmalıdır.

Almanca e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Selamlama: Resmi durumlar için "Sehr geehrte Damen und Herren" (Sayın Bay ve/veya Hanımefendi) kullanılabilir. Resmi bir erkek için "Sehr geehrter Herr Schmidt" (Sayın Schmidt) uygundur. Daha az resmi bir hitap için "Liebe Frau Hans" (Sevgili Bayan Hans) tercih edilebilir. Metin Bölümü: İlk cümlenin ilk harfi küçük olmalıdır. "Sie" zamiri kullanılmalıdır. Gerektiğinde "Konjunktiv II" veya "K2" formu kullanılabilir. Kapanış: Resmi bir kapanış için "Mit freundlichen Grüßen" (Saygılarımla) uygundur. Gayriresmi bir kapanış için "Liebe Grüße" (En iyi dileklerimle) kullanılabilir. Örnek bir e-posta: > Sehr geehrte Frau Ballack, > Sie können mich am Mittwoch telefonisch erreichen. > Mit freundlichen Grüßen, > Anna Smith. Daha fazla bilgi ve örnek için "almancakonulari.com" ve "avrupayolunda.com" siteleri ziyaret edilebilir.

Ek bilgi yazarken aşağıdaki örnek format kullanılabilir: 1. Dilekçelerde: - Dilekçe metninin sonunda "Ekler:" başlığıyla belirtilir. - Ek belgeler numaralandırılarak veya madde işaretleriyle sıralanır. 2. Metin İçinde: - Örnek: "Konuyla ilgili ek bilgileri makalede bulabilirsiniz". Örnek dilekçe ekleri listesi: - Ek 1: Kimlik Fotokopisi - Ek 2: İkametgah Belgesi Örnek metin içi ek bilgi: - Hawking’in hastalığı, yirmili yaşlarının başında bir öğrenciyken teşhis edilir.

Talep ve sonuç dilekçesi, hukuki süreçlerde kullanılan ve davacının taleplerini net bir şekilde belirttiği dilekçedir. Talep ve sonuç dilekçesinin içeriği: Başlık ve tarih. Giriş bölümü. Gelişme bölümü. Sonuç ve talep. İmza ve ekler. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre, talep ve sonuç dilekçesinde talep sonucunun açık bir şekilde yazılması zorunludur.

Resmi mektup şu şekilde başlar: 1. Gönderenin adresi. 2. Tarih. 3. Alıcının adresi. 4. Selamlama. Örnek: > "Sayın Olivia Daniels, > İK Müdürü, > BrightStart Çözümleri, > 456 Market Avenue, Chicago, IL 60611". Selamlamadan sonra bir virgül kullanılır. Resmi mektuplarda "Merhaba" gibi resmi olmayan selamlamalardan kaçınılmalıdır.

Mektup yazmanın bazı amaçları: Haberleşme: Uzaktaki kişilerle iletişim kurmak. Duygu ve düşünce paylaşımı: İçten ve samimi bir anlatımla hisleri ifade etmek. Resmi iletişim: İş, sipariş, satış, şikayet gibi konularda kurum ve kuruluşlar arasında veya bireylerle bu kuruluşlar arasında bilgi alışverişi sağlamak. Edebi ifade: Sanat ve düşünce derinliği taşıyan, dönemin edebi ve düşünsel tartışmalarını yansıtan yazılar kaleme almak. Belgeleme: Çağının özelliklerini yansıtan belgeler oluşturmak.

Veda mailini bitirirken şu unsurlara dikkat edilebilir: Teşekkür ve iyi dilekler: İş arkadaşlarına, yöneticilere veya müşterilere minnettarlığınızı belirtin ve iyi dileklerde bulunun. İletişim bilgileri: Bağlantıda kalmak isteyenler için kişisel e-posta adresinizi veya LinkedIn profilinizi paylaşın. Kısa ve öz ifade: Mesajı çok uzun tutmadan, samimi bir dille yazın. Profesyonel ton: Kişisel duygularınızı paylaşırken profesyonel bir dil kullanın. Örnek bir bitiş cümlesi: "Her şey gönlünüzce olsun, en iyi dileklerimle!" Veda mailinde şirket veya iş arkadaşları hakkında olumsuz yorumlardan kaçınılmalıdır.

Özel yazılar genel olarak altı başlıkta incelenir: 1. Özel mektuplar. 2. Tebrik mektupları. 3. Teşekkür mektupları. 4. Başsağlığı ve teselli mektupları. 5. Davetiyeler. 6. Öz geçmiş yazıları.

"Saygılarımla" ve "en derin saygılarımla" ifadeleri farklı durumlarda kullanılır: "Saygılarımla", genel ve resmi yazışmalarda kullanılan bir bitiş ifadesidir. "En derin saygılarımla" ise daha samimi ve özel durumlarda, örneğin bir kişiye derin bir hürmet ifade etmek gerektiğinde tercih edilir. Örneğin, bir kitabın iç kapağına yazılan notlarda veya bir kişiye yönelik çok saygılı bir mesajda "en derin saygılarımla" ifadesi uygun olabilir.

Üst yazı hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Kısa ve öz olmak. Anahtar kelimeler kullanmak. Okuyucuyu hedeflemek. Dikkat çekici olmak. Doğru dil kullanmak. Örnek bir üst yazı: > "Web sitemiz, gençlerin ilgisini çekecek bilgilerle dolu. Hemen ziyaret edin!" Resmi yazışmalarda üst yazı örneği: > "Arz ederim." veya "Arz ve rica ederim." şeklinde bitirilebilir. Üst yazı örnekleri ve hazırlama hakkında daha fazla bilgi için "nasil.yazilir.com.tr" ve "polis365.com" gibi kaynaklar kullanılabilir.

Resmi yazılarda ekler şu şekilde yazılır: "Ek:" başlığı, imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki varsa, "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibare yer alır. Birden fazla ek varsa, "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Birden fazla ek olması durumunda, eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa, ayrı bir sayfada "EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı" ifadesi yazılır. Örnek: > "Ek: > 1- İlgi (a) Yazı Sureti (3 sayfa) > 2- İlgi (b) Yazı Sureti (5 sayfa) > 3- İlgi (c) Yazı Sureti (2 sayfa) > 4- Adalet Bakanlığı 2011-2015 Stratejik Planı (1 adet) > 5- Adalet Bakanlığı 2014 Yılı Performans Programı (1 adet) > 6- Adalet Bakanlığı 2013 Yılı Faaliyet Raporu (1 adet)".

Üst makama yazarken "arz ederim" ifadesi kullanılır. "Arz etmek" bir durumu veya talebi yetkili bir makama sunmak anlamına gelir. Örnek kullanım: "Gereğini bilgilerinize arz ederim". "Rica etmek" ise bir isteği veya talebi kibarca iletmek anlamına gelir. Örnek kullanım: "Gereğinin yapılmasını rica ederim".

Müşteri memnuniyet mesajı yazarken aşağıdaki unsurlar dikkate alınabilir: Teşekkür: "Bizi tercih ettiğiniz için teşekkürler" gibi ifadelerle müşteriye teşekkür edilir. Geri bildirim talebi: "Görüşlerinizi bizimle paylaşmanızdan mutluluk duyarız" gibi mesajlarla müşteriden geri bildirim istenir. Bilgilendirme: "Yeni hizmetlerimiz hakkında bilgi almak ister misiniz?" gibi ifadelerle müşteriye bilgiler sunulur. Kişiselleştirme: Mesajda müşterinin ismi kullanılarak iletişim kişiselleştirilir. Güçlü kelimeler: "Kesinlikle", "elbette" gibi kelimeler uyumu artırabilir. Gelecek zamanı kullanma: "Dört gözle bekleyeceksiniz" gibi ifadelerle güçlü bir dil kullanılabilir. Örnek bir mesaj: > Değerli [Müşteri Adı], > Müşterilerimizin memnuniyeti ve güveni, bizim için her şeyden önemlidir. Her siparişinizde bize duyduğunuz güveni ve sadakati takdirle karşılıyor, bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ediyoruz. CRM yazılımları, müşteri satın alma geçmişleri ve ilgi alanlarına göre daha kişiselleştirilmiş mesajlar hazırlamaya yardımcı olabilir.

Evet, bir şirkete yazıda "geri bildiriminiz takdir edilecektir" demek uygundur. Bu ifade, geri bildirim sürecinin önemini ve değerini vurgulayan olumlu bir dil kullanımıdır. Geri bildirim, iş ilişkilerinde ve müşteri etkileşimlerinde önemli bir rol oynar ve takdir edilmek, alıcıları daha motive edebilir ve işbirliğini artırabilir. Ancak, geri bildirim talep ederken spesifik ve net olmak, geri bildirimin yararlılığını artırır. Örneğin, "Geri bildiriminiz, hizmetlerimizi geliştirmemizde bize yardımcı olacaktır" gibi ifadeler daha etkili olabilir.

Üst makamdan alt makama "rica ederim" ifadesi kullanılır. Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden: Alt makamlara yapılan yazışmalar “… rica ederim.” ifadesiyle bitirilir. Üst ve aynı düzeydeki makamlara yapılan yazışmalar “… arz ederim.” ifadesiyle sonlandırılır. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “… arz ve rica ederim.” veya “… arz/rica ederim.” kullanılır.

Bilgi notu ve rapor arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Amaç: - Bilgi notu: Genellikle kısa ve öz bilgi sağlamak için kullanılır. Belirli bir konuya dair hızlı bilgi sunar. - Rapor: Daha kapsamlı ve detaylı bilgi sunar. Belirli bir araştırma veya inceleme sürecinin sonuçlarını, bulgularını ve önerilerini içerir. 2. Yapı: - Bilgi notu: Genellikle basit ve yapılandırılmamış bir yapıya sahiptir. Başlık, özet veya giriş gibi bölümler bulunmaz. - Rapor: Belirli bir formatta yazılır ve genellikle şu bölümleri içerir: başlık, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma ve sonuç. 3. Hedef Kitle: - Bilgi notu: Genellikle geniş bir okuyucu kitlesine hitap eder ve genel bilgilendirme yapar. - Rapor: Belirli bir hedef kitleye (örneğin, yöneticiler, uzmanlar) yöneliktir ve derinlemesine bilgi sunar. 4. Kullanım Alanı: - Bilgi notu: Günlük iş rutinlerinde veya acil durumlarda kullanılır. - Rapor: İş, eğitim, yönetim gibi çeşitli alanlarda, karar alma süreçlerine destek sağlamak için kullanılır.

Örnek bir ilgi yazısı (ilgi mektubu) şu şekilde yazılabilir: Başlık: İletişim bilgileri, alıcının bilgileri ve tarih eklenir. Selamlama: Doğrudan işe alım müdürüne hitap edilir. Giriş: Şirketin bir parçası olmakla ilgilenildiği ifade edilir. Pozisyonun neden istendiği açıklanır. Gövde Paragrafları: Beceriler ve deneyimler, şirketin ihtiyaçlarına nasıl uyum sağlayacağı ile birlikte vurgulanır. Şirketin belirli yönleri ve değerler benimsenerek, gelecekteki büyümeye katkı sağlama arzusu belirtilir. Sonuç: Açık ve kendinden emin bir eylem çağrısıyla mektup tamamlanır. İmza: Profesyonel bir kapanış ve imza eklenir. Örnek bir ilgi mektubu şablonu: > "Sayın [Alıcının Adı], > > [Şirket Adı]'nda çalışma isteğimi ifade etmek isterim. Özellikle bu şirkette çalışmak istememin nedeni, [şirketle ilgili beğenilen bir özellik] olmasıdır. [Mevcut pozisyon] olarak, [belirli bir başarı] elde ettim ve bu yeteneklerin şirketinizde bana iyi hizmet edeceğine inanıyorum. > > Becerilerimin ve deneyimimin [Şirket Adı]'nın gelecek hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olabileceğini tartışmak istiyorum. Bir dakikanız varsa, bu konuda sizinle bir görüşme yapmak isterim. > > Saygılarımla, > [Adınız]." İlgi mektubu yazarken dikkat edilmesi gerekenler: Kişiselleştirme: Genel bir selamlama yerine belirli bir kişiye hitap edilmelidir. Araştırma: Şirket ve pozisyon hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Özlük: Mektup, tek bir sayfayı aşmamalıdır. İlgi mektubu örnekleri ve şablonlar, cvpro.com.tr ve cvhazirlama.cool gibi sitelerde bulunabilir.

Ticari yazışmalarda kullanılan bazı kalıplar: Teklif talepleri ve fiyat teklifleri: "We would like to make you the following offer" (Size aşağıdaki teklifi yapmak istiyoruz). Sipariş onayları: "Our prices are all quoted in the enclosed price list" (Fiyatlarımız, ekli fiyat listesinde belirtilmiştir). Sevkiyat bildirimleri: "I look forward your confirmation and to meeting you soon" (Onayınızı ve yakında görüşmeyi bekliyorum). Ödeme talepleri: "Looking forward to hearing from you" (Cevabınızı bekliyorum). Şikayet ve çözüm yazışmaları: "Yapıcı ve çözümcü bir yaklaşım benimsenmelidir". Ayrıca, ticari yazışmalarda kullanılan ifadelerin karşı tarafın kültürel ve iş yapış şekline uygun olması, tercüme ve terminoloji hatalarından kaçınılması önemlidir.

Haberleşme veya yazışma, bilgi ve anlamın karşılıklı olarak anlaşılacak şekilde aktarılması sürecidir. Bu süreç genellikle şu adımları içerir: İletişim motivasyonu ve mesaj oluşumu. Mesajın kodlanması (örneğin, dijital verilere, yazılı metne, konuşmaya, resimlere, jestlere dönüştürme). Kodlanmış mesajın iletilmesi (bir sinyal dizisi olarak belirli bir kanal veya ortam aracılığıyla). Sinyallerin alınması ve mesajın yeniden birleştirilmesi. Kodun çözülmesi ve mesajın anlaşılması. Haberleşme, kişiler arasında olduğu gibi, organizasyonlar ve sistemler arasında da gerçekleşebilir.