OfisYönetimi

Noterlerde öğle arası molası, hafta içi her gün 12:30 ile 13:30 saatleri arasında verilir. Ancak, bazı noterlerde öğle arası molası 12:00 - 13:00 arasında da gerçekleşebilir. Bu saatler, noterin yoğunluğuna göre değişiklik gösterebilir. Öğle arası molası süresince noterler işlem kabul etmez.

Kaşede ünvan yazarken, kişinin adı, soyadı ve unvanı yer alır. Örnek bir ünvan kaşesi: Kişinin Adı: Ahmet Soyadı: Yılmaz Ünvanı: Mühendis Doğru yazım şekli "Ünvan"dır, "Unvan" olarak yazılması yanlıştır. Kaşede bulunması gereken diğer bilgiler: Şirket ismi ve adresi; Vergi dairesi ve numarası; Mersis ve ticaret sicil numarası.

Karar defterinin kaç sayfa olması gerektiği, defterin türüne ve kullanım amacına göre değişiklik gösterebilir: Genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Apartman karar defteri. Ayrıca, yönetim kurulu karar defteri ve müdürler kurulu karar defteri gibi defterler, yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunluluğu gibi durumlar da söz konusu olabilir.

Ankara'da sekreterlerin yaptığı bazı işler: Telefon görüşmelerini yönetmek. Randevuları planlamak. Ziyaretçileri karşılamak. Toplantıları organize etmek. Belge ve dosyaları düzenlemek. Ofis düzenini sağlamak. Yöneticilere destek sağlamak. Sekreterlerin görevleri, çalıştıkları kurum ve pozisyona göre değişiklik gösterebilir.

Müdürün imzası, resmi evraklarda ad ve soyadın üzerine atılır. İmza, yazı alanının en sağına ortalanarak yerleştirilir ve ad ile soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda ise müdür, belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Kaşeye imza yerine yazılabilecek bilgiler, kullanılan kaşenin türüne ve kurum veya şirketin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak kaşede bulunması gereken bilgiler şunlardır: Kurum veya şirket adı. Vergi numarası veya T.C. kimlik numarası. Adres. Telefon ve faks numarası. Web adresi ve e-posta. Faaliyet alanı (opsiyonel). Kaşe, imza yerine geçmez; sadece kurumu belirtir ve kişisel beyan içermez.

Şoförler odası, hafta sonu (Cumartesi ve Pazar) kapalıdır. Ancak, nöbetçi noterler ile birlikte bazı şoförler odaları hafta sonları da hizmet verebilir. Çalışma saatleri ve durum, bölgeye göre değişiklik gösterebilir; güncel bilgiler için ilgili şoförler odasının aranması önerilir.

Mimarlık ofisleri, müşteri taleplerini analiz ederek projelerin tasarım ve yönetim süreçlerini üstlenir. Mimarlık ofislerinin çalışma şekli şu adımlardan oluşur: 1. Proje tasarımı ve planlama. 2. Yapı yönetimi. 3. İç mekan tasarımı. 4. Peyzaj mimarlığı. Mimarlık ofisleriyle çalışırken dikkat edilmesi gerekenler: Referanslar ve portföy. Deneyim ve uzmanlık. İletişim ve işbirliği.

Telefon uzantısı (ek numarası), bir işletmenin telefon sistemine entegre edilen ek bir telefon hattıdır. Telefon uzantılarının bazı işlevleri: İç iletişimi kolaylaştırır. Müşteri deneyimini iyileştirir. Maliyetleri düşürür. Profesyonel bir imaj sunar. Esneklik sağlar.

Belgenet'te yapılan bazı işlemler: Evrak işlemleri: Gelen, giden evrak ve olur yazısı kayıt, şablon işlemleri, arama işlemleri ve tasfiye işlemleri. Kullanıcı yönetimi: Kullanıcı bilgileri ve yetkilerinin güncellenmesi, yeni kullanıcı kaydı, birim değişiklikleri, kullanıcıların pasif hale getirilmesi veya bloke edilmesi. Klasör yönetimi: Birime ait standart dosya planı (SDP) ve özel klasörlerin tanımlanması. Evrak arama: Evraklar içerisinde belirli kelimeler veya kriterler ile arama yapma. Evrak paraflama veya imzalama: Paraf veya imza bekleyen evrakların işlenmesi. Evrak havale etme: Üst birimlerden alt birimlere evrak havalesi yapma. Evrak kapatma: Bir evrakın büro kaydının kapatılması. Mobil erişim: Belgenet mobil uygulaması ile 7/24 erişim sağlama.

Sekreter, bir işletmenin veya organizasyonun idari ve yönetimsel işlerinin sürdürülmesinden sorumlu olan kişidir. Bazı görevleri: Telefon çağrılarını yanıtlama ve telefon trafiğini yönetme. Yöneticiler için randevu ve toplantıları planlama. Gelen ziyaretçileri karşılama ve yönlendirme. Ofis içi düzeni sağlama. Müşteri ve iş kayıtlarını muhafaza etme. Yazışmaları yönetme ve diğer firmalarla profesyonel iletişim kurma. Sekreterler, çalıştıkları sektöre ve şirkete göre farklı görevler üstlenebilirler.

Arşiv odalarının bazı özellikleri: Yangın güvenliği: Yangın söndürme ekipmanları hazır bulundurulmalı, yangın alarm ve aydınlatma sistemleri kurulmalıdır. Su baskını önlemi: Su kaçak sensörleri kullanılmalıdır. Duman tespiti: Duman sensörü bulundurulmalı ve belirli aralıklarla kontrol edilmelidir. Nem ve sıcaklık kontrolü: Değerli evrakların zarar görmemesi için nem oranı %50'nin altında, ideal sıcaklık ise 12-18 °C arasında olmalıdır. Pencere olmaması: Ultra-viyole ışınlarından korunmak için pencere sistemleri bulunmamalıdır. Kat yüksekliği: Katların yüksekliği 2,7 m'yi geçmemelidir. Raf yüksekliği: Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır. Raflar arası genişlik: Raflar arası genişlik 70 cm-80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm-120 cm arasında olmalıdır. Erişim kontrolü: Arşiv odasına sadece sorumlu kişiler girebilmeli, iş bitiminde kapı kilitli tutulmalıdır.

"AsisM" teriminin ne anlama geldiğine dair bilgi bulunamadı. Ancak, "asistan" genel olarak bir yönetici, profesyonel veya işletmeye destek veren, yönlendiren ve yardımcı olan bir çalışan olarak tanımlanır. Asistanların bazı görevleri şunlardır: İdari destek: Rapor, sunum ve mektup gibi belgelerin hazırlanması, düzenlenmesi ve yazılması. Randevu ve takvim yönetimi: Randevuların ve takvimlerin yönetilmesi, toplantıların düzenlenmesi. İletişim ve koordinasyon: İç ve dış iletişimin yönetilmesi, telefon görüşmelerinin yönlendirilmesi, e-postalara yanıt verilmesi. Seyahat ve etkinlik planlaması: İş gezileri ve etkinliklerin planlanması, seyahat düzenlemelerinin yapılması. Veri girişi ve raporlama: Veri girişi yapılması ve düzenli raporların hazırlanması. Dosyalama ve belge yönetimi: Fiziksel ve dijital dosyaların düzenlenmesi ve saklanması.

Giden evrak kayıt defteri şu şekilde tutulur: Giden evrak, sıra numarası, gideceği yer, tarih, türü, bağlı olduğu kurum, numara (gelen evrakla aynı dosya numarası olmasına dikkat edilir) ve gelen evrakla uyuşuyorsa gelen evrakın tarihi ve numarası belirtilerek kayıt altına alınır. Giden evrak kayıt defteri, "giden evrak kayıt defteri" olarak ayrı bir defterde tutulabilir. Ayrıca, gelen ve giden evrak kayıt defterleri birleştirilerek tek bir defter olarak da muhafaza edilebilir. Giden evrak kayıt defterinde genellikle şu bilgiler yer alır: giden evrakın sıra numarası; gideceği yer; gönderiliş tarihi; eki; konusu; çıktığı dosya numarası; cevabını teşkil ettiği, gelen evrakın geliş sıra numarası ve tarihi. Giden evrak kayıt defterinin tutulmasına ilişkin daha detaylı bilgiye, aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşılabilir: mevzuat.gov.tr; plusistanbul.com.tr. Ayrıca, dernekler tarafından tutulan giden evrak kayıt defterinin nasıl tutulacağına ilişkin bilgilere, siviltoplum.gov.tr adresinden ulaşılabilir. Defterlerin tutulma usulü ve tasdiki ile ilgili güncel bilgiler için ilgili resmi kurumlara danışılması önerilir.

Şahin sekreterin ne iş yaptığına dair bilgi bulunamadı. Ancak, genel olarak sekreterlerin görev ve sorumlulukları şunlardır: Randevu ve toplantı düzenleme. Telefon ve e-posta yönetimi. Müşteri ve ziyaretçi karşılama. Dosya ve belge yönetimi. Ofis malzemelerinin yönetimi. Şirket yazışmalarını düzenleme. İş raporları tutma. Ofis düzeni ve temizliği. Sekreterler, çalıştıkları sektöre ve kuruma göre farklı görevler üstlenebilirler.

Kurum dışı personel, bir kamu kurumunun kendi bünyesinde değil, özel sektör firmaları veya aracı kurumlar aracılığıyla istihdam edilen işçilerdir. Bu personel, çeşitli görev ve işlerde çalışabilir, örneğin: Proje bazlı görevler. Sözleşmeli çalışma. Farklı iş alanları. Kurum dışı personel, doğrudan kamu kurumuna bağlı olmasa da, kamu sektöründe çalışma deneyimi kazanabilir ve bu da kariyer gelişimleri açısından bir fırsat olabilir.

Japon sekreterlerin iş görevleri, diğer sekreterlerin yaptığı görevlerin yanı sıra Japon kültürüne özgü bazı ek sorumlulukları da içerir. Genel olarak, Japon sekreterlerin iş görevleri şunlardır: Randevu ve toplantı yönetimi. İletişim ve yazışma. Dosya ve belge yönetimi. Müşteri ve ziyaretçi ilişkileri. Ofis malzemelerinin yönetimi. Ayrıca, Japon sekreterler geleneklere uygun davranış kuralları ve görgü kurallarına dikkat etmelidir.

PMO'da (Proje Yönetim Ofisi) çalışanlar genellikle şu rolleri üstlenir: PMO Yöneticisi: Proje yöneticilerinden oluşan ekibi denetler, projelerin zamanında, bütçe dahilinde ve plana uygun tamamlanmasını sağlar. Proje Yöneticileri: Organizasyonun tüm seviyelerinde projeleri yönetir, riskleri ve sorunları yönetir. Eğitim ve Koçluk Sağlayıcıları: Proje yöneticilerine ve diğer paydaşlara eğitim ve mentorluk verir. Kaynak Yöneticileri: İnsan ve ekipman gibi kaynakların tahsisini yönetir. Dokümantasyon ve Arşivleme Sorumluları: Proje belgelerini arşivler ve proje geçmişini korur. PMO'daki çalışanlar, genellikle proje yönetimi, işletme yönetimi veya ilgili bir alanda deneyime sahiptir.

Teknik ofiste çalışan bazı personel türleri: Teknik ofis elemanı. Teknik ofis mühendisi. Teknik ofis mimarı. Teknik ofis teknikeri. Teknik ofis sorumlusu. Teknik ofis doküman sorumlusu. Teknik ofis yapısı, firmanın ölçeğine, paydaşlar arasındaki yerine ve projenin karakterine göre değişebilir.

Sekreter ve grup sekreteri arasındaki fark hakkında bilgi bulunamadı. Ancak, sekreter ve yönetici sekreter arasındaki farklardan bazıları şu şekildedir: Sorumluluklar. Yetki. Eğitim. Çalışma alanı. Ayrıca, sekreterlik mesleği kendi alt dallarını da oluşturmuştur. Bunlardan bazıları şunlardır: yönetici sekreter; üst düzey yönetici sekreter; yönetim kurulu sekreteri; büro hizmetleri sekreteri; tıp sekreteri.