OfisYönetimi

Kaşede ünvan yazılırken, genellikle büyük harflerle ve belirgin bir şekilde yazılır. Örnek kaşe yazısı: - Şirket Adı: ABC Şirketi - Ünvan: Genel Müdür.

Noterlerde öğle arası molası 12:30 - 13:30 saatleri arasında verilmektedir. Ancak, noterlerin bulunduğu bölgedeki yoğunluğa bağlı olarak bu saatlerde değişiklik olabilir.

Ankara'da sekreterlerin iş görevleri, çalıştıkları kurum veya şirketin faaliyet alanına göre değişiklik gösterebilir. Genel olarak sekreterlerin yaptığı işler şunlardır: 1. Telefon Trafiğini Yönetmek: Gelen aramaları karşılamak, aramaları ilgili kişilere yönlendirmek. 2. Randevu ve Toplantı Organizasyonu: Yöneticilerin randevularını ve toplantılarını düzenlemek. 3. Yazışmaları Hazırlamak ve Takip Etmek: E-postaları yönetmek, yazışmaları hazırlamak ve takip etmek. 4. Ofis İçi ve Dışı İlişkileri Yönetmek: Ziyaretçileri karşılamak, onları ilgili kişilere yönlendirmek. 5. Dosya ve Evrak Yönetimi: Belgeleri düzenlemek, dosyalamak ve arşivlemek. 6. Ofis Malzemelerini Takip Etmek: Ofis malzemelerinin stok kontrolünü yapmak ve sipariş vermek. Ayrıca, sekreterler ön muhasebe, hukuk veya sağlık konularında da yöneticilere destek olabilirler.

Karar defteri genellikle 100 sayfa olur.

Resmi evrakta müdürün imzası, isminin üstüne atılır.

Şoförler odası hafta sonu (Cumartesi ve Pazar) kapalıdır.

Kaşeye imza yerine kişinin adı, soyadı ve unvanı yazılır.

Telefon uzantısı, bir işletmenin ana telefon hattına eklenen ve belirli bir departmanı, ekibi, ofisi veya çalışanı temsil eden kısa bir ek numaradır. Telefon uzantılarının faydaları: - İç iletişimi kolaylaştırır: Çalışanlar, uzun telefon numaralarını aramak yerine kısa uzantıları kullanarak hızlıca birbirlerine ulaşabilirler. - Müşteri hizmetlerini iyileştirir: Müşteriler, otomatik menüleri ve resepsiyonistleri bypass ederek doğrudan ilgili kişiye veya departmana ulaşabilirler. - Maliyet tasarrufu sağlar: Birden fazla telefon hattına ihtiyaç duymadan, aynı hat üzerinde daha fazla çağrı yapılabilir. - Esneklik sunar: Uzaktan çalışan personel, sanal uzantılar sayesinde çağrıları mobil telefonlarına yönlendirebilir.

Mimarlık ofisleri, mimarlar, iç mimarlar, peyzaj mimarları ve diğer tasarım profesyonellerini bir araya getirerek çeşitli hizmetler sunar. Çalışma süreçleri genellikle şu aşamalardan oluşur: 1. Proje Tasarımı ve Planlama: Müşteri ihtiyaçları değerlendirilerek estetik ve fonksiyonu birleştiren proje tasarımları oluşturulur. 2. Yapı Yönetimi: Projelerin inşa süreci yönetilir, bütçe ve zaman çizelgeleri kontrol edilir. 3. İç Mekan Tasarımı: İç mimarlık alanında uzmanlaşmış ofisler, mekanın iç tasarımını optimize eder. 4. Peyzaj Mimarlığı: Bazı mimarlık ofisleri, dış mekan tasarımı ve peyzaj mimarlığı konularında da hizmet verebilir. Ek olarak, mimarlık ofislerinin çalışırken dikkat ettiği bazı önemli noktalar şunlardır: İnovasyon: Yaratıcı ve inovatif tasarımlarla mekanları benzersiz kılmak. Proje Yönetimi: Yasal izinler, çevresel etkiler gibi faktörleri de içeren kapsamlı proje yönetimi. İletişim ve İşbirliği: Şeffaf iletişim ve güçlü bir işbirliği, sürecin sağlıklı ilerlemesi için önemlidir.

Sekreter ve sadekar farklı mesleklerdir ve farklı işler yaparlar: 1. Sekreter: Bir şirketin veya kuruluşun günlük faaliyetlerini destekleyen, ofis yönetimi ve organizasyonel görevleri üstlenen kişidir. Görevleri arasında: - Telefonları yanıtlamak ve telefon trafiğini yönetmek; - E-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak; - Randevu ve toplantıları düzenlemek; - Dosya ve belgelerin düzenini sağlamak; - Müşterileri karşılamak ve yönlendirmek. 2. Sadekar: Değerli metallerden (altın, gümüş, platin) takı ve süs eşyaları yapımı ve tasarımıyla uğraşan zanaatkardır. Görevleri arasında: - Metal işleme, lehimleme, döküm ve kalıplama gibi teknikler kullanarak takılar oluşturmak; - Taş montajı yapmak ve ürünleri cilalamak; - Mevcut takıların tamir ve bakımını yapmak.

Arşiv odaları belirli standartlara uygun olarak düzenlenmelidir. İşte arşiv odalarının olması gereken bazı özellikler: 1. Alan ve Kat Düzeni: Arşiv odaları, belge hacmine göre yeterli alanda inşa edilmelidir. 2. Yangın Güvenliği: İnşaat aşamasında yangına karşı izolasyon sağlanmalı, yangın alarm ve aydınlatma sistemleri kurulmalıdır. 3. İklimlendirme: Sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi için klimatizasyon sistemi kurulmalıdır. 4. Pencere Sistemleri: Arşiv belgelerinin ultra-viyole ışınlarından korunması için pencere sistemleri konulmamalıdır. 5. Raf Sistemleri: Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m, raf arası genişlik 70 cm-80 cm olmalıdır. 6. Erişim Kontrolü: Arşiv odasına sadece yetkili kişilerin erişebilmesi için güvenlik önlemleri alınmalıdır.

AsisM ifadesi, "yönetici asistanı" anlamına gelebilir. Yönetici asistanının görevleri şunlardır: 1. Randevu ve Toplantı Yönetimi: Yöneticinin randevularını ayarlamak, toplantıların organizasyonunu yapmak. 2. Yazışma ve İletişim: Telefon görüşmelerini yönlendirmek, e-posta hesaplarını takip etmek ve yazışmaları yönetmek. 3. Ofis İşleri: Büro içindeki günlük operasyonları koordine etmek, belgeleri ve dosyaları düzenlemek. 4. Seyahat Düzenlemeleri: Yöneticinin seyahat planlarını ayarlamak. 5. Organizasyonel Destek: İK süreçlerine destek sağlamak, yeni çalışanların oryantasyonunu düzenlemek. Bu görevler, çalışılan sektöre ve şirketin büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir.

Şahin sekreter, genel sekreterlik görevlerinin yanı sıra özel sekreter olarak da çalışabilir. Özel sekreterin iş tanımı şu görevleri içerir: 1. Randevu ve Toplantı Yönetimi: Yöneticinin randevularını ve toplantılarını organize eder. 2. Telefon ve E-posta Trafiği: Gelen aramaları yanıtlar, e-postaları yönetir ve ilgili kişilere iletir. 3. Müşteri İlişkileri: Gelen müşterileri karşılar ve ilgili bölümlere yönlendirir. 4. Belge ve Dosya Yönetimi: Ofis içi belgeleri düzenler, sınıflandırır ve dosyalama sistemleri kullanır. 5. Ofis Malzemeleri: Ofis malzemelerinin stoklarını tutar ve sipariş verir. 6. Gizlilik ve Güvenlik: Şirket bilgilerinin gizliliğini sağlar ve yedeklenmesini yapar. Bu görevler, sekreterin çalıştığı kurumun büyüklüğüne ve sektörüne göre değişiklik gösterebilir.

Giden evrak kayıt defteri tutmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Evrakın Teslim Alınması: Giden evrak, müdür veya müdür yardımcısı tarafından teslim alınır. 2. Evrakın Tasnifi: Evrak, birim içi veya dışına gönderilecek şekilde tasnif edilir. 3. Kontrol: Evrakın imzası, ekleri, gideceği adres ve gizlilik derecesi gibi hususlar kontrol edilir. 4. Tarih ve Sayı Verilmesi: Evrağa tarih ve sayı verilir ve sistemde çıkış kaydı yapılır. 5. Posta İşlemi: Evrak, posta zimmet defterine kaydedilir, zarf üzerine evrak bilgileri ve gideceği adres yazılır ve postaneye teslim edilir. 6. Arşivleme: Giden evrakın paraflı nüshası arşive kaldırılır.

Teknik ofiste genellikle aşağıdaki kişiler çalışır: 1. Teknik Ofis Mühendisi: Projelerin planlanması, koordinasyonu ve takibi gibi görevleri üstlenir. 2. Teknik Ofis Şefi: Teknik ofisin genel yönetiminden sorumludur. 3. Teknik Ofis Mimarı: Mimari projelerin hazırlanması ve denetlenmesi işini yapar. 4. Teknik Ofis Teknikeri: Teknik çizimlerin yapılması, raporlamaların hazırlanması ve ekipmanların bakımı gibi işlerde görev alır. 5. Doküman Sorumlusu: Proje dokümanlarının kontrolü ve arşivlenmesi işlerini yürütür. Ayrıca, proje müdürü ve satın alma uzmanı gibi diğer pozisyonlar da teknik ofiste bulunabilir.

Kurum dışı personel, bir şirketin veya kuruluşun kendi bünyesinde çalışmak üzere dışarıdan işe aldığı uzmanlardır. Görevleri arasında şunlar yer alabilir: - Müşterilerin çıkarları doğrultusunda belirli işlevleri yerine getirmek; - Ofis yönetimi ve idari işler; - Yazışmaları yapmak ve sosyal, kültürel etkinlikleri planlamak gibi büro işleri.

PMO'da (Proje Yönetim Ofisi) çalışan kişiler genellikle aşağıdaki rolleri üstlenir: 1. PMO Direktörü: Stratejik lider olarak, PMO'nun hedeflerini organizasyonun stratejik hedefleriyle hizalar ve yüksek düzeyde kararlar alır. 2. PMO Yöneticisi: Günlük operasyonları yönetir, standartları ve süreçleri uygular. 3. Portföy Yöneticisi: Projeleri seçer ve önceliklendirir, kaynak tahsisini optimize eder. 4. Proje Yöneticisi: Projeleri planlar, yürütür ve kapatır, ekip üyelerini koordine eder. 5. PMO Analisti: Veri toplama ve raporlama yapar, performans analizleri sunar. 6. Destek Rolleri: Proje planlayıcıları, kontrolörleri ve idari personel gibi ek destek pozisyonları bulunur. Bu roller, organizasyonun büyüklüğüne, yapısına ve hedeflerine göre değişiklik gösterebilir.

Japon sekreterlerin görevleri, genel sekreterlik görevleriyle aynıdır ve şunları içerir: 1. Randevu ve Toplantı Düzenlemesi: Randevuları ayarlar, toplantı tarihlerini organize eder ve değişiklikleri bildirir. 2. Telefon ve E-posta İletişimi: Gelen aramaları yanıtlar, notları alır ve ilgili kişilere iletir. 3. Dosya ve Belge Yönetimi: Belgeleri düzenler, saklar ve gerektiğinde erişilebilir hale getirir. 4. Ofis Organizasyonu: Ofis malzemelerinin stokunu tutar, sipariş verir ve teslimat raporlarını tutar. 5. Müşteri İlişkileri: Müşterileri karşılar ve ilgili bölümlere yönlendirir. 6. Raporlama: İş raporları tutar ve verileri düzenler. Ayrıca, Japon sekreterlerin gizlilik ve güvenilirlik konularında da hassas olmaları beklenir.

Sekreter ve grup sekreteri arasındaki fark, görev ve sorumlulukların kapsamındadır. Sekreter, bir organizasyonun günlük idari işlerini yürüten kişidir. Grup sekreteri ise, belirli bir grup veya birimin idari işlerini yöneten kişidir.

EKPSS'de hizmetli pozisyonunda görev alanlar, kamu kurumlarında temizlik, düzen sağlama ve çeşitli idari destek hizmetlerinden sorumludur. Hizmetlilerin diğer görevleri arasında: evrak getir-götür işleri; çay servisi; banka işleri; ofis malzemelerinin temini ve envanter takibi; toplantı ve etkinlik alanlarının hazırlanması.