Karar defteri tutmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Defterin Temini ve Noter Onayı: Karar defteri, noter tasdikli olmalıdır. 2. Toplantı Kararlarının Kaydı: Apartman veya site toplantılarında alınan tüm kararlar ayrıntılı bir şekilde bu deftere işlenmelidir. 3. Yıl Sonunda Defterin Kapatılması: Apartman yöneticisi, yıl sonunda defteri kapatmalı ve ilgili noter işlemlerini gerçekleştirmelidir. 4. Arşivleme: Geçmiş yıllara ait karar defterleri güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Karar defterinde yer alması gereken bilgiler şunlardır: - Toplantı tarihi, saati ve yeri; - Katılan kat malikleri ve temsilcilerin isimleri; - Alınan kararların maddeler halinde yazımı; - Oy birliği veya oy çokluğu ile alınan kararların detayları; - Yöneticinin adı, soyadı ve imzası.