Kurul toplantısı yapmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Planlama: Toplantı tarihleri ve yerleri önceden belirlenmeli ve katılımcılara iletilmelidir. 2. Gündem: Toplantının etkin geçmesi için detaylı bir gündem oluşturulmalı ve katılımcılarla paylaşılmalıdır. 3. Katılımcı Listesi: Hedeflenen katılımcılardan oluşan bir liste hazırlanmalı ve ilgili kişilerin davetleri yapılmalıdır. 4. Belgeler: Toplantıda kullanılacak belgeler, raporlar ve sunumlar önceden hazırlanmalı ve dağıtılmalıdır. 5. İletişim: Katılımcılarla sürekli ve etkili bir iletişim sağlanmalı, toplantı öncesi ve sonrası bilgilendirmeler yapılmalıdır. 6. Toplantı Günü Yönetimi: Toplantı sırasında ajansta etkinlik yönetimi sağlanmalı, zaman yönetimi önemsenmeli ve tartışmaların düzenli ve verimli geçmesi için süre takibi yapılmalıdır. 7. Değerlendirme: Toplantı sonrasında geri bildirim alınarak değerlendirme yapılmalı ve gerekli iyileştirmeler planlanmalıdır. Ayrıca, genel kurul toplantılarında oy hakkı ve karar alma süreçleri gibi yasal düzenlemelere de dikkat edilmelidir.