DokümanYönetimi

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve dökümantasyon kavramları benzer ancak farklı anlamlar taşır: - Dökümantasyon, bir kurumun varlıkları süresince ürettiği her türlü belge, bilgi ve görsel materyalleri ifade eder. - DYS, bu belgelerin düzenlenmesi, saklanması, erişilmesi ve izlenmesi için kullanılan yazılım sistemini tanımlar. Dolayısıyla, dökümantasyon genel bir terimken, DYS onun için kullanılan spesifik bir teknolojidir.

Seneka Yazılım, kamu kurumları ve özel sektör için doküman yönetimi ve arşiv sistemleri çözümleri geliştiren bir bilişim firmasıdır. Sunduğu bazı hizmetler: - EBDYS: Belgelerin oluşturulmasından arşivlenmesine kadar tüm süreçleri yöneten bir platform. - ONAYLARIM: Tüm belgelerin elektronik ortamda imzalanması. - PrimeAPI: Uygulamalara e-imza atma özelliği ekleme. - SignHub: Uygulamalara süreç yönetimi ile e-imza atma özelliği ekleme. - BordromCepte: Bordro imza sürecini dijitale taşıma.

iPhone'da belge imzalama işlemi için Notlar ve Dosyalar uygulamaları kullanılabilir. Notlar uygulamasında belge imzalama adımları: 1. Notlar'ı açıp bir not seçin veya yeni bir not oluşturun. 2. İlişik düğmesine dokunun ve "Belgeleri Tara" seçeneğini seçin. 3. Belgeyi kameranın göreceği bir yere yerleştirin. 4. Deklanşör düğmesine dokunun veya ses düğmelerinden birine basın. 5. Taramayı sayfaya sığdırmak için köşeleri sürükleyin ve "Taramayı Sakla"ya dokunun. 6. "Kaydet"e dokunun veya belgeye ek taramalar ekleyin. Dosyalar uygulamasında belge imzalama adımları: 1. Dosyalar uygulamasında "Daha Fazla" düğmesine dokunun. 2. "Belge Tara"ya dokunun. 3. Belgeyi tarayıp "Taramayı Sakla"ya dokunun. 4. "Kaydet"e dokunun veya belgeye ek taramalar ekleyin. Ayrıca, SignEasy, Adobe Fill & Sign ve DocuSign gibi üçüncü taraf imza uygulamaları da mevcuttur.

"Islak ama giriş" ifadesi, gerçek bir kişinin kalem veya benzeri bir araç kullanarak bir kağıda doğrudan imzasını atması anlamına gelen "ıslak imza" kavramını ifade edebilir.

Para transferi dekontları, genellikle 90 gün boyunca saklanır.

Bimser Docs kullanımı için aşağıdaki adımlar takip edilebilir: 1. Doküman Tipi Tanımlama: Entegre Yönetim Sistemi üzerinden doküman tipi tanımlanır ve matris oluşturulur. 2. Dağıtım Yeri Tanımlama: Sistem Altyapı Tanımları menüsünden dağıtım yerleri (klasörler) tanımlanır. 3. Doküman Aktarımı: Dokümanlar, Doküman Hazırlama menüsünden sisteme aktarılır ve ilgili klasöre ilişkilendirilir. 4. Ön Kontrol ve Onay: Dokümanlar, ön kontrol ve onay süreçlerine tabi tutulur. 5. Doküman Yönetimi: Kurumsal hafızayı güçlendirmek ve dokümanlara erişimi yönetmek için Bimser Synergy CSP kullanılır. Ayrıca, Bimser eBA uygulaması da doküman yönetimi için kullanılabilir ve mevcut operasyonel sistemlerle entegrasyon sağlar.

Full arşiv, belirli bilgi, belge, doküman, fotoğraf, video veya diğer türde materyallerin düzenli bir şekilde toplanması, saklanması ve korunmasını ifade eder. Arşiv türleri arasında şunlar bulunur: - Kamu arşivleri: Devlet kurumlarına ait belgelerin saklandığı yerler. - Özel arşivler: Bireyler, şirketler veya özel kuruluşlar tarafından oluşturulan arşivler. - Dijital arşivler: Fiziksel belgelerin dijital kopyalarının saklandığı arşivler. - Kurumsal arşivler: Bir kurumun tüm tarihî ve operasyonel belgelerini saklamak için oluşturulan arşivler.

Entera farklı bağlamlarda kullanılan bir terimdir: 1. Entera AI: Hesapçılar ve muhasebeciler için AI tabanlı bir hizmettir. 2. Entera Real Estate: Yapay zeka destekli, tek ailelik evlerin alım satımı ve işletilmesi için kullanılan bir yatırım platformudur. 3. Entera DCM: Doküman yönetim sistemi olup, belgelerin sınıflandırılması, içerik edinimi ve iş akışlarının tetiklenmesi gibi işlemleri gerçekleştirir.

Kodak Alaris şirketi, tarayıcı çözümleri ve profesyonel hizmetler sunmaktadır. Kodak Alaris'in iş yaptığı alanlar şunlardır: - Doküman tarama: Yüksek kapasiteli tarayıcılar ile günde 1.000'den 30.000 dokümana kadar tarama yapabilme. - Teknik destek: Kurulum, onarım, bakım, eğitim ve cihaz takibi gibi hizmetler sunma. - Yazılım çözümleri: Akıllı belge işleme yazılımları güncelleme.

Spiral cilt, çok sayfalı dokümanların sayfalarının dağılmaması için kullanılan bir ciltleme yöntemidir. Bu yöntemde, dokümanın sayfaları delinerek PVC veya telden imal edilen bir mekanizmaya takılır.

Cepli dergilik, çeşitli belgelerin, broşürlerin, el ilanlarının ve kartvizitlerin düzenli bir şekilde saklanması ve sunulması için kullanılır. İşe yarar yönleri: - Profesyonel imaj: Firmaların kurumsal kimliğini güçlendirerek profesyonel bir imaj yaratır. - Kolay erişim: İnsanların ihtiyaç duydukları bilgilere hızlıca ulaşmalarını sağlar. - Tanıtım aracı: Reklam ve tanıtım ürünlerini müşteriye sergilemenin etkili bir yoludur. - Organizasyon: Kağıt ve dokümanların organize edilmesini kolaylaştırır.

Sekreterlikte çeşitli klasör türleri kullanılır: 1. Standart Klasörler: Genellikle A4 boyutunda olup, metal veya plastik klipsleri bulunur. 2. Zarf Klasörleri: Daha küçük boyutlarda olup, fermuarlı yapısı sayesinde içeriği güvende tutar. 3. Ciltli Klasörler: Sunum dosyalarının saklanması için tercih edilir, daha şık ve profesyonel bir görünüm sağlar. 4. Osmanlı Klasörler: Kalın evrakların saklanması için idealdir, genellikle büyük boyuttadır. 5. Çoklu Delikli Klasörler: Dosyaların delgili bir şekilde saklanması gerektiğinde kullanılır. Ayrıca, sekreterlikler de belgelerin düzenlenmesi ve korunması için yaygın olarak kullanılır.

Kelebek zımba, zımba tellerini çıkarmak ve güvenli bir şekilde saklamak için kullanılır. İşe yarar yönleri: - Ergonomik tasarımı sayesinde kolay tutuş sağlar. - Kitlenebilir koruyucu kapak özelliği ile kullanım dışındayken kazaları önler. - Dayanıklı yapısı ile uzun ömürlü kullanım sunar. - Şık siyah rengi ve kompakt boyutu ile her türlü çalışma alanına uyum sağlar. Kullanım alanları: Ofis, okul ve ev gibi çeşitli ortamlarda belgelerdeki zımba tellerini çıkarmak için uygundur.

Mikrofiş ve mikrofilm arasındaki temel farklar şunlardır: - Mikrofiş: Basılı materyal sayfalarının imajlarının bulunduğu, 4x6 inç ölçüsünde küçük levha şeklinde filmlerdir. - Mikrofilm: Basılı materyal sayfalarının bir selüloz film rulosu üzerine konmuş mikro fotoğraflarıdır.

Word'de değişiklikleri izleme özelliği, belgede yapılan tüm düzenlemeleri kaydetmek ve takip etmek için kullanılır. Bu özellik sayesinde: Birden fazla kişinin çalıştığı belgelerde, her bir yazarın katkılarını ve yaptığı değişiklikleri kolayca görmek ve incelemek mümkün olur. Sürüm kontrolü sağlanarak, belgenin hangi aşamalardan geçtiğini ve hangi değişikliklerin yapıldığını izlemek kolaylaşır. Hata ve yanlışlıkları düzeltmek için, yapılan değişiklikleri kabul etmek veya reddetmek, böylece belgenin nihai halini oluşturmak mümkün olur. Ayrıca, bu özellik işbirliği ve iletişimi artırarak, belge tabanlı projelerde verimli çalışmayı destekler.

Google Docs'ta içindekiler tablosu oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin: 1. Başlıkları belirleyin: Belgenizdeki başlıkları seviyelendirin (Başlık 1, Başlık 2 vb.). 2. Yerini seçin: İçindekiler tablosunu eklemek istediğiniz yere gidin. 3. Ekle sekmesini açın: Menünün üst kısmındaki Ekle sekmesine tıklayın. 4. İçindekiler'i seçin: Açılan menüden İçindekiler'i seçin. 5. Türü seçin: İçindekiler tablosunun nasıl görünmesini istediğinizi seçin (mavi bağlantılı veya sayfa numaralı vb.). 6. Tabloyu yerleştirin: Tercih ettiğiniz içindekiler tablosu stilini tıklayın ve belgeye yerleştirin. İçindekiler tablosu oluşturulduktan sonra, belgenizin yapısını değiştirdiğinizde veya yeni başlıklar eklediğinizde, içindekiler tablosunu güncellemek için "Tabloyu Güncelleştir" düğmesini kullanabilirsiniz.

Cassa arşiv tipi delgeç, çok sayıda sayfayı tek seferde delerek dosyalama işlemi yapmak için kullanılır. Bu tür delgeçler, iş yerlerinde büyük arşivleri düzenlemek ve zamandan tasarruf sağlamak amacıyla tercih edilir.

PDF dosyalarında yapay zeka (YZ) çeşitli şekillerde kullanılabilir: 1. Üretken Yapay Zeka Özellikleri: Adobe Acrobat ve Acrobat Reader'da YZ, uzun ve karmaşık PDF içeriklerini hızla özetlemek, yanıt almak veya analiz etmek için kullanılabilir. 2. Görüntü Oluşturma ve Düzenleme: Adobe Acrobat, Firefly Image 3 modeli aracılığıyla yapay zeka tarafından oluşturulan görüntülerin oluşturulmasını ve düzenlenmesini destekler. 3. Metin Tanıma ve Çeviri: YZ, PDF dosyalarındaki metinleri tanıyabilir, formatlayabilir ve çevirebilir. 4. Otomatik Özetleme: YZ destekli araçlar, PDF belgelerinin otomatik özetini oluşturabilir, kilit noktaları ve ana argümanları belirleyebilir.

Temel arşiv kutusu, arşivleme amacıyla kullanılan bir tür saklama kutusu olarak tanımlanabilir. Bu kutular, farklı pek çok belge, evrak veya dosyayı derli toplu şekilde bir arada tutmak ve bunları fiziksel etkilere karşı korumak için kullanılır. Arşiv kutularının bazı temel özellikleri şunlardır: - Kapaklı yapı: Kullanım, saklama ve erişim kolaylığı sağlar. - Tutma yerleri: Arşivleme sırasında pratik çözümler sunar. - Etiket alanı: İçerisindeki belgelerin türünü yazmak için kullanılır. - Ölçüler: Genellikle klipsli plastik klasörlerin ölçülerine göre ayarlanır.

Sayısal arşiv, elektronik ortamda oluşturulmuş dokümanlar ve kağıda basılı dokümanların taranarak dijital ortama aktarılması sonucunda elde edilen dijital dokümanların arşividir. Bu arşivler, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) veya doküman yönetim yazılımları ile yönetilir.