DokümanYönetimi

Sayısal arşiv, dosyaların ve belgelerin taranarak belli bir program dahilinde veritabanına aktarıldığı bir depolama ve sıralama sistemidir. Sayısal arşivin bazı avantajları: Belgeler kolayca saklanır ve kaybolmaları önlenir. Kağıtların fiziksel ağırlığı ortadan kalkar. Yetkisiz erişim engellenebilir. Hızlı ve kolay bir şekilde, istenilen yerden ve zamanda ilgili dokümana ulaşılabilir. Depo gibi alanlara ihtiyaç kalmaz. Bulut teknolojisi sayesinde geniş depolama alanı kullanılır. Doğal afet veya çalıntı gibi olumsuzluklar yaşanmaz. Depolama maliyetinden tasarruf sağlanır. İnsan kaynağı ihtiyacı kalmaz. Kağıt israfı önlenerek doğanın korunmasına katkı sağlanır. Sayısal arşiv ile e-arşiv aynı şey değildir.

Yarım kapak büro klasörü, belge ve dokümanların düzenli bir şekilde saklanmasını, taşınmasını ve korunmasını sağlar. Yarım kapak büro klasörünün bazı işlevleri: Kolay erişim: Yarım kapak yapısı, içindeki belgelerin ön yüzünün görünür olmasını sağlayarak aranan dokümanlara hızlı bir şekilde ulaşabilme avantajı sunar. Dayanıklılık: Dayanıklı malzemelerden üretilen yarım kapak klasörler, belgelerin yıpranmasını, kırışmasını ve dağılmasını önleyerek uzun süreli kullanım imkanı tanır. Organizasyon: Şeffaf cep gibi ek özellikler içeren modelleri sayesinde, kapak üzerinde belge veya etiket yerleştirilerek içeriğin ne olduğu kolayca belirlenebilir. Çok yönlülük: Eğitim sektöründe ders notlarını düzenlemek ve taşımak için, ofislerde ise raporlar, proje belgeleri ve toplantı notlarını düzenlemek ve arşivlemek için kullanılır.

Pafta katlama işlemi şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. Projenin ön yüzü üstte ve antet kısmı önde olacak şekilde A4 en ölçüsünde (210 mm) katlanır. 2. Proje en mesafesinde üstüne ölçü alınarak katlama işlemine devam edilir. 3. Son sayfaya kadar aynı şekilde katlama yapılır. 4. En son sayfa tam A4 eninde olmayabilir, fazla kalan kısım orta kısımdan katlanır. 5. Proje, antet kısmı önde olacak şekilde A4 boy ölçüsünde katlanır. 6. Projenin A4 ölçüsünde dosyalanmaya hazır olup olmadığı kontrol edilir. Makine ile katlama yapılacaksa: Proje, antet kısmından ve ön yüzü üste gelecek şekilde makineye verilir. Boyuna katlama için makinenin ayarı değiştirilir ve proje aynı şekilde katlanır. Pafta kenarlarına bant yapıştırmak için: Bant makinesi masanın kenarına sabitlenir ve bant yuvasına takılır. Paftanın kenarı bandın ortasındaki yive gelecek şekilde ayarlanır ve bant, pafta kenarına yapıştırılır. A0 pafta katlama: A0 pafta kağıdı gibi diğer teknik resim ve proje kağıtları da belirli ölçülere göre katlanır. Ana prensip, A4 boyutuna indirgemedir. Daha detaylı bilgi için aşağıdaki kaynaklara başvurulabilir: acikders.ankara.edu.tr; megep.meb.gov.tr; mtod.mebnet.net.

Bir kağıdı taramak, kağıt üzerindeki belgeleri dijital ortama aktarmak anlamına gelir. Bu işlem, aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir: 1. Belgenin hazırlanması: Belge düzleştirilir ve temizlenir. 2. Belgenin yerleştirilmesi: Tarayıcının camına, okunacak yüzü aşağı bakacak şekilde yerleştirilir. 3. Tarama: Tarayıcı veya tarama uygulaması kullanılarak belge taranır. 4. Kaydetme: Taranan belge, PDF, JPEG veya TIFF gibi bir dosya biçiminde kaydedilir. 5. Düzenleme: Gerekirse belge kırpılır, renk ayarları yapılır ve düzeltilir. Tarama işlemi, fiziksel bir tarayıcı veya kamerası ve tarama uygulaması olan bir akıllı telefon veya tablet ile yapılabilir.

Hayır, Bimser ve eBA aynı değildir. Bimser, bilgi teknolojileri alanında yazılım çözümleri üreten bir şirkettir.

"Kopyası alındığında kontrolsüz kopyadır" ifadesi, üzerinde "kontrollü kopya" kaşesi bulunmayan dokümanların kontrolsüz doküman olduğunu belirtir. Kontrolsüz kopyalar, genellikle elektronik ortamda güncel ve kontrollü kabul edilirken, baskı alındığında geçersiz sayılır.

PDF özetinin kaç sayfa olması gerektiği, özetin amacına ve gereken ayrıntı düzeyine bağlıdır. Hızlı bir genel bakış için. Daha derin bir anlayış için. Ayrıca, bir PDF kitabının özeti, kitapta yer alan önemli düşünce ve ilettiği değerli mesajlara bağlı olarak 25-30 sayfa sürebilir. PDF özetleme için UPDF AI, Linnk AI ve Smallpdf gibi araçlar kullanılabilir.

Çapraz başvuru kavramı, farklı bağlamlarda çeşitli anlamlar taşıyabilir: Belge içi bağlantı: Microsoft Office uygulamalarında, aynı belgenin başka bölümlerine bağlantı kurmayı sağlayan bir özelliktir. Dosyalama ve arşivleme: Birden fazla konuyu içeren veya farklı başlıklarda fihristlenmesi mümkün olan yazılar için kullanılan bir yöntemdir. İş ve eğitim başvuruları: Bir kişinin, tek bir başvuru ile birden fazla departman veya pozisyona başvurması durumunu ifade eder.

Kağıttaki yazı, aşağıdaki yöntemlerle dijital ortama aktarılabilir: Tarayıcı kullanarak. Akıllı kalem kullanarak.

E-imzada desteklenen formatlar arasında en yaygın olanlar PDF, Microsoft Word (DOC/DOCX), Microsoft Excel (XLS/XLSX) ve Microsoft PowerPoint (PPT/PPTX)'dir. PDF: Elektronik imza için en yaygın kullanılan formattır çünkü imzalandıktan sonra belgenin değiştirilmesini zorlaştırır ve her cihazda aynı görünümü korur. Word: Daha kolay düzenleme imkanı sağlar, ancak imzalandıktan sonra PDF formatına dönüştürülmesi önerilir. Excel: Finansal veriler veya tablolar içeren belgeler için tercih edilebilir, imza işleminden sonra PDF'e dönüştürülmesi güvenli olacaktır. Ayrıca, e-imza araçları genellikle görüntü dosyası formatlarını (BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF) ve Zengin Metin Biçimi (RTF) gibi diğer formatları da destekler.

İnnova doküman yönetim sistemi, kurumların elektronik belge, doküman, form ve arşiv yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak için geliştirilmiş bir iş yazılımı çözümüdür. Başlıca özellikleri: Çoklu dil ve kişiselleştirme desteği. Yüksek güvenlik. Mobil erişim. OCR (Optik Karakter Tanıma) özelliği. Entegrasyon. İnnova doküman yönetim sistemi, özellikle kamu kurumları için TS13298 standardına uygun olarak geliştirilmiş olup, belge ve evrakların elektronik ortamda saklanmasını ve yönetilmesini sağlar.

DYS evrak takibi, Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) yapılan başvuruların dijital ortamda izlenmesini sağlayan Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden belgelerin takibini ifade eder. DYS evrak takibinde "talep hakkında" ifadesi, başvurunun hangi aşamada olduğunu, belgenin kim tarafından işlendiğini, ne zaman ve nasıl değiştirildiğini öğrenmek anlamına gelebilir. DYS evrak takibi, e-Devlet üzerinden veya SGK'nın resmi internet sitesi olan uyg.sgk.gov.tr adresi üzerinden T.C. kimlik numarası ve e-Devlet şifresi ile giriş yapılarak gerçekleştirilebilir.

Arşivde imha edilecek belgeler şunlardır: Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları. Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler. Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç). Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ihbar mahiyetindeki alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar. Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri. Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar. Bir örneği takip veya saklanılmak üzere ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları. Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı. Bu belgelerin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır.

Kopyalama merkezi, belgelerin, dokümanların, fotoğrafların ve diğer materyallerin kopyalanması ve basılması gibi çeşitli hizmetler sunan bir işletmedir. Sunduğu bazı hizmetler şunlardır: Fotokopi: Siyah-beyaz veya renkli fotokopi çekme. Tarama: Belgeleri dijital formata dönüştürme. Baskı: Broşür, el ilanı, davetiye gibi basılı malzemelerin tasarım ve baskı işlemleri. Ciltleme: Belgelerin ciltlenmesi, katlanması, delinmesi ve laminasyon gibi son işlemler. Büyük boyutlu baskı: Poster, afiş gibi geniş formatlı baskılar. Ayrıca, bazı kopyalama merkezleri bilgisayar kiralama gibi ek hizmetler de sunabilir.

Google Docs'ta e-posta listesi oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin: 1. Google Docs belgesi açın: Tarayıcınızdan docs.google.com adresine gidin ve yeni bir belge oluşturun. 2. Yapı taşları menüsünü açın: Sol alt köşedeki "Ekle" düğmesine tıklayın ve açılan menüden "Yapı taşları" seçeneğini seçin. 3. "E-posta taslağı"nı seçin: Ardından "E-posta taslağı"nı tıklayın veya doküman içinde "@email" yazıp Enter tuşuna basın. 4. Alıcıları ekleyin: "Kime" alanına alıcı eklemek için e-posta adreslerini yazın veya "@" sembolünü kullanarak kişilerinizi arayın. 5. Konu satırı ekleyin: Konu satırını doldurun ve mesajınızı yazın. 6. Önizleme ve gönderme: E-posta taslağını açtıktan sonra, Gmail arayüzünde bulunan "Gönder" düğmesine tıklayın ve e-postanızı önizleyip gerekli değişiklikleri yapın. Ayrıca, Google Sheets kullanarak bir e-posta listesi oluşturabilir ve bu listeyi Gmail ile adres mektup birleştirme için kullanabilirsiniz.

Dört ana imza çeşidi bulunmaktadır: 1. Islak İmza: Kalem ve kağıt kullanılarak yapılan geleneksel imzadır. 2. Kuru İmza: Elektronik imza ile eş anlamlı olarak kabul edilen, mürekkep veya fiziksel ortam kullanmadan yapılan imzadır. 3. Elektronik İmza (eİmza): Dijital ortamda belgelerin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için kullanılan imzadır. 4. Dijital İmza: Güvenliğin ön koşul olduğu, şifreleme yöntemleri ile korunan elektronik imzadır.

Bizim online portal, aşağıdaki işlevleri yerine getirir: 1. Müşteri İletişimi: Servis sağlayıcısı ile müşteri arasındaki ilişkiyi görmenizi ve çeşitli aksiyonları online sistem üzerinden almanızı sağlar. 2. Doküman Paylaşımı: Müşterileriniz ile güvenli bir şekilde doküman paylaşımı yaparak müşteri güveni kazanmanıza yardımcı olur. 3. Bilgi Yönetimi: Faturalar, projeler, firma bilgileri ve müşteri verileri gibi bilgileri tek bir yerden kontrol etme imkanı sunar. 4. Self-Servis: Müşterilerin destek masasıyla iletişime geçmeden bilgi tabanına erişerek sorularına yanıt bulmalarını sağlar. 5. Zaman Tasarrufu: Tekrar eden görevleri ortadan kaldırarak zaman kazandırır ve iş süreçlerini daha etkin yönetir.

UYAP evrak tarama işlemi, UYAP Optik Karakter Tanıma (OCR) web uygulaması üzerinden her zaman yapılabilir.

Dosyalama ve arşivleme teknikleri belgelerin düzenlenmesi, saklanması ve erişilmesi için kullanılan yöntem ve stratejilerdir. İşte bazıları: 1. Dijital Arşivleme: Belgelerin dijital formata dönüştürülerek bilgisayarlar veya bulut sistemlerinde saklanması. 2. Fiziksel Arşivleme: Kağıt belgelerin dosya dolaplarında veya arşiv odalarında saklanması. 3. Hibrit Arşivleme: Hem dijital hem de fiziksel arşivleme tekniklerinin bir arada kullanılması. 4. Alfabetik Dosyalama: Dosyaların isimlere göre alfabetik sıraya göre sınıflandırılması. 5. Kronolojik Dosyalama: Dosyaların tarihlere göre sıralanması. 6. Coğrafi Dosyalama: Belgelerin coğrafi bölgelere göre tasnif edilmesi. 7. Konu Esaslarına Göre Dosyalama: Dosyaların konularına göre ana ve alt konulara ayrılması. Ayrıca, dosyalama araçları olarak poşet dosyalar, klasörler, etiketleme sistemleri ve optik karakter tanıma (OCR) gibi teknolojiler de kullanılır.

Doküman ve kayıt arasındaki temel farklar şunlardır: 1. Doküman, bilgiyi iletmek, paylaşmak veya saklamak için kullanılan yazılı materyalleri ifade eder. 2. Kayıt, bir işin veya faaliyetin tamamlandığını gösteren, o anda yapılan işin sonucunu temsil eden ve genellikle değiştirilemeyen belgelerdir. Özetle, dokümanlar geleceğe yönelik bilgileri içerirken, kayıtlar geçmiş zamana ait kanıtlardır.