Dokümantasyon

Olay tutanağı tutmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Başlık Yazımı: Tutanak başlığı, sayfanın ortasına ve büyük harflerle yazılmalıdır (örneğin, "TUTANAKTIR"). 2. Olay Bilgileri: Olayın ne olduğu, nerede ve nasıl gerçekleştiği, tarih ve saat gibi detaylar net bir şekilde belirtilmelidir. 3. Delillerin Eklenmesi: Olayla ilgili deliller ve bunların nasıl elde edildiği bilgisine yer verilmelidir. 4. Katılımcı Bilgileri: Tutanakta adı geçen kişilerin kimlik bilgileri ve ıslak imzaları bulunmalıdır. 5. Tarihleme: Tutanak, olayın gerçekleştiği tarih ve saati içermelidir. Örnek bir olay tutanağı için aşağıdaki siteler kullanılabilir: eleman.net; isbank.com.tr; kompozisyon.tr. Tutanaklar, resmi belgeler oldukları için hazırlanırken belirli şablon ve kurallara dikkat edilmelidir.

Öğretmenlere özel evrak hazırlamak için aşağıdaki uygulamalar kullanılabilir: PlanJet: Yıllık plan, günlük plan, kazanım listesi, zümre tutanakları, ŞÖK tutanakları, veli toplantı tutanakları, kulüp dosyaları, BEP planı ve dosyası gibi birçok resmi evrakı kolayca hazırlamayı ve düzenlemeyi sağlar. ÖğretmenEvrak: Öğretmenlerin evrak yönetimini kolaylaştıran, zaman kazandıran ve kullanıcı dostu bir platformdur. Ayrıca, öğretmenlerin ihtiyaç duyduğu evrak örnekleri ve rehberler için "ornekbul.com.tr" sitesi ziyaret edilebilir. Öğretmen dosyasında bulunması gereken bazı evraklar ise şunlardır: Türk Bayrağı; Atatürk Resmi; İstiklal Marşı; Gençliğe Hitabe; Öğretmen Özgeçmiş; Talim Terbiye Kurulu Öğretim Programı; 1739 Sayılı Milli Eğitim Temel Kanunu; İş Takvimi; Yıllık ve Günlük Planlar; Zümre Tutanakları.

SOP (Standart Operasyon Prosedürü), belirli bir görev veya sürecin tutarlı ve doğru bir şekilde nasıl gerçekleştirileceğini adım adım açıklayan yazılı talimatlardır. SOP'lerin bazı amaçları: Tutarlılık ve kalite: İşlemlerin her seferinde aynı şekilde yapılmasını sağlayarak değişkenliği azaltır ve hizmet veya ürün kalitesini artırır. Verimlilik: Net yönergeler sayesinde belirsizlik ortadan kalkar, çalışanlar daha hızlı ve doğru çalışır. Eğitim ve oryantasyon: Yeni ekip üyeleri için eğitim kaynağı olarak kullanılır ve öğrenme sürecini hızlandırır. Güvenlik ve uyum: Doğru prosedürleri tanımlayarak kaza riskini azaltır ve güvenlik standartları ile yasal gerekliliklere uyumu sağlar. Risk azaltma: Hataların önüne geçerek maliyetli aksaklıkları önler ve acil durumlar veya personel değişimleri sırasında iş sürekliliğini korur. Performans izleme: Süreçlerin değerlendirilmesi, verimsizliğin tespiti ve gelişim için referans noktası sunar.

Entegre Yönetim Sistemi (EYS) kurmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. İhtiyaç Analizi: İşletmenin ihtiyaçlarını ve hedeflerini belirlemek, hangi yönetim sistemlerinin entegre edileceğini ve takip edilecek standartları seçmek. 2. Planlama: Entegre yönetim sistemi kurma stratejisini oluşturmak, hangi süreçlerin birleştirileceğini, kaynakların nasıl yönetileceğini ve görevlerin kim tarafından üstlenileceğini belirlemek. 3. Eğitim: Çalışanların entegre yönetim sistemi konusunda eğitilmesi, standartlar, prosedürler ve görevler hakkında bilgilendirilmesi. 4. Belgelendirme: İlgili standartlara uygun belgelerin hazırlanması, denetim ve belgelendirme süreçlerinin takip edilmesi. 5. Uygulama ve İzleme: Entegre yönetim sisteminin uygulanması ve performansın sürekli izlenmesi, süreçlerin takip edilmesi, hedeflerin değerlendirilmesi ve düzeltici önlemlerin alınması. 6. Sürekli İyileştirme: Verilerin analiz edilmesi, geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve süreçlerin optimize edilmesi. EYS kurarken referans alınabilecek bazı standartlar: ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi; ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi; ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi; ISO 27001 Bilgi Güvenliği Standardı.

Tango arşivinin iki farklı bağlamda işlevi bulunmaktadır: 1. Tango uygulaması: Tango, mesajlaşma ve görüntülü arama hizmeti sunan bir platformdur. 2. Bilimsel araştırmalar: "TANGO Arşivleme Sistemi", büyük ölçekli fizik deneylerinde kullanılan dağıtılmış heterojen cihazların verilerini yönetmek için "Gelişmiş Veri Çıkarma Altyapısı (ADEI)" ile entegre edilmiştir.

A4 kağıdına proje ödevi yazarken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar: Kağıt boyutu: A4 (210 x 297 mm) kağıt kullanılmalıdır. Kenar boşlukları: Sol kenar boşluğu 3 cm, Sağ kenar boşluğu 2 cm, Üst boşluk 2,5 cm, Alt boşluk 2,5 cm olmalıdır. Yazım: Metin, tek (1,0) aralıkla yazılmalıdır. Paragraf başlangıçları 1,25 cm asılı olmalıdır. Başlıklar ve metin iki yana yaslanmalıdır. Yazı tipi: Çalışma metninin tamamı Times New Roman (12 punto) veya Ariel, Calibri (11 punto) ile yazılmalıdır. Başlıklarda koyu yazım kullanılmalıdır. Proje ödevi yazarken, Türk Dil Kurumu'nun yazım kılavuzuna ve Türkçe sözlüğüne uyulmalıdır.

Canias ERP'nin kullanımı, kullanıcıların bakış açısına göre hem kolay hem de zor olabilir. Canias ERP'nin kolay olan yönleri: Kullanıcı dostu arayüz. Esneklik. Canias ERP'nin zor olan yönleri: Karmaşık arayüz. Uzun kurulum süreçleri. Eğitim gereksinimi.

Bigpoint BP531, plastik helezon spiral ciltleme makinesi olarak kullanılır. Bazı özellikleri: Delme kapasitesi: 13 yaprak (80 gram kağıt). Ciltleme kapasitesi: 130 yaprak (80 gram kağıt). Spiral ölçü aralığı: 6 mm - 19 mm. Delik aralığı: 4:1. 46 delikli delme sistemi. Çift kollu delik delme ve elektrikli helezon spiral takma sistemi. Isıya ve darbelere karşı dayanıklı metal yapı. Geniş atık kutusu. Özel ayaklar: Masayı çizmez ve kaymaz. Spiral ve doküman ölçme tablası. Kullanım alanları: Ofis, okul ve ev.

Kartoteks dolaplarında genellikle kağıt belgeler, dosyalar ve çeşitli ofis malzemeleri saklanır. Kartoteks dolaplarının sakladığı dosya türlerinden bazıları şunlardır: Evraklar. Müvekkil dosyaları. Özlük dosyaları. Ayrıca, kartoteks dolapları, belgelerin aranması ve bulunması konusunda da oldukça kullanışlıdır.

ISO 9001 kalite yönetim sistemi dökümantasyon eğitimi, katılımcılara ISO 9001 standardına uygun dokümantasyonun nasıl hazırlanacağını ve iç denetim süreçlerinin nasıl yürütüleceğini öğretmeyi amaçlar. Bu eğitim kapsamında ele alınan bazı konular şunlardır: Dokümante edilmiş bilgi kavramı. Kuruluşun oluşturması gereken dokümanlar (kuruluş içeriği ve kapsamı, proseslerin gerçekleştirilmesi için gerekli yazılı bilgiler, kalite politikası, kalite hedefleri). Kuruluşun ihtiyaç duyabileceği dokümanlar (organizasyon şemaları, proses haritaları, akış şemaları, prosedürler, talimatlar, şartnameler, kalite planları, kalite el kitabı, stratejik planlar, formlar). Sürekliliğinin sağlanması gereken dokümanlar (kayıtlar). ISO 9001 dökümantasyon eğitimi, genellikle 1 günlük (8 saatlik) bir süreyi kapsar.

Epikriz raporu, 20 yıl boyunca saklanır.

Gönüllü katılım formu, her sayfasında tarih, versiyon ve toplam sayfa sayısı üzerinden sayfa numarası olacak şekilde hazırlanmalıdır. Formun kaç sayfa olması gerektiği konusunda spesifik bir sınırlama bulunmamaktadır. Ancak, formun içeriğinin eksiksiz ve anlaşılır bir şekilde sunulması önemlidir.

Okul sağlık dosyası içinde bulunması gereken bazı belgeler şunlardır: Okul Sağlığı Yönetim Ekibi üye listesi. Okul Sağlığı Eylem Planı. Öğrenci muayene, aşı ve tarama sonuçlarının sayısal verileri, boy-kilo endeksleri çıktıları. Rehberlik hizmetleri planı, raporları, kayıtları ve sayısal veriler. Sağlıkla ilgili konularda öğrenci, okul çalışanları ve velilere yönelik eğitimlere ait dokümanlar ve kayıt/katılım formları. Kantin, yemekhane, kafeterya, büfe, çay ocağı ve pansiyon çalışanlarının hijyen eğitimi ve özel hijyen eğitimi belgeleri. Personel ilkyardım sertifikaları. Temizlik izlem çizelgeleri. Su analiz belgeleri ve su deposu temizliği ile ilgili belge. Zararlılarla mücadele yapıldığına dair belge. Varsa "Okulum Temiz" sertifikalarının birer örneği.

24x32 torba zarf, genellikle A4 boyutundaki belgelerin taşınması için kullanılır. Bu zarfların bazı kullanım amaçları: Kurumsal yazışmalar: Şirketler, sözleşmeler, teklif dosyaları ve resmi yazışmalar için torba zarfları tercih eder. Marka tanıtımı: Üzerinde şirket logosu ve iletişim bilgileri basılmış torba zarflar, reklam ve prestij aracı olarak kullanılır. Dokümantasyon depolama: Büyük boyutlu belgeler veya projeler için depolama ve saklama kolaylığı sağlar. Sunumlar ve toplantılar: Renkli veya özel tasarlanmış torba zarflar, sunumlarda belgeleri profesyonelce sunmak için kullanılır. Numune ve ürün gönderimi: E-ticaret firmaları, kitap, doküman gibi ürünleri güvenli bir şekilde müşterilere ulaştırmak için torba zarfları kullanır.

Lisede tutulan dosyaların saklama süreleri, belgenin türüne göre değişiklik göstermektedir: Süresiz saklanması gerekenler: Diploma defteri, öğrenci künye defteri, tasdikname defteri, sınıf geçme defteri, karne kayıt defteri, okul dışı künye defteri, ders denetleme defteri. 1 yıl saklanması gerekenler: Günlük nöbet defteri, personel devam-devamsızlık cetveli. 2 yıl saklanması gerekenler: Öğrenci yoklama defteri. 5 yıl saklanması gerekenler: Demirbaş eşya defterleri, teftiş defteri, gelen-giden evrak defteri. 10 yıl saklanması gerekenler: Disiplin kurulu karar defteri. Saklama süreleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve ilgili mevzuatlara dayanmaktadır.

Sürücü kurslarında belgenin alındığı tarih, yeni tip sürücü belgelerinde 4a numaralı alanda yer alır. Eski tip ehliyetlerde ise belgenin alındığı tarih, belge numarasının hemen altında yer alan kısımda belirtilir.

Leitz geniş klasör, belgeleri düzenli bir şekilde saklamak ve dosyalamak için kullanılır. Leitz geniş klasörlerin bazı özellikleri: 180° açılabilen mekanizma. Dayanıklı kapak ve iç yapı. Kişiselleştirme imkanı. Islak silinebilir iç kaplama. 540 sayfa kapasitesi.

Performans görevi yazarken sayfa düzeninde, üst tarafta 3 parmak, sol tarafta 3 parmak, alt tarafta 3 parmak ve en sağda 2 parmak boşluk bırakılması önerilir.

A4 belgelerin kaç yıl saklanması gerektiği, belgenin türüne ve yasal düzenlemelere bağlıdır. Örneğin: Ticari defter ve belgeler: Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl saklanmalıdır. Vergi beyannameleri ve ilgili belgeler: Vergi Usul Kanunu'na göre 5 yıl saklanmalıdır. Personel özlük dosyaları: İşverenler, personel özlük dosyalarını çalışan işten ayrıldıktan sonra 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. Faturalar: Düzenlendikleri tarihten itibaren 10 yıl saklanmalıdır. Kimlik, pasaport ve ehliyet: Geçerlilik süreleri boyunca saklanmalı ve sonrasında yenileriyle değiştirilmelidir. Belgelerin saklanma süreleri, ülkeden ülkeye ve belge türüne göre değişiklik gösterebilir.

E-devlet API'sini kullanmak için aşağıdaki kaynaklar kullanılabilir: YouTube: "E-Devlet Soap API ile TC Doğrulamalı Üyelik Eğitimi" videosu, API'nin kullanımı hakkında bilgi vermektedir. GitHub: emrgncr'nin "edevlet-belgedogrula-api" deposu, e-devlet belgelerini barkod numarası ve TC kimlik numarası ile doğrulayan bir Python betiği içermektedir. E-devlet API'si, m.turkiye.gov.tr/api.php adresinden belge doğrulama sorgulaması yapma imkanı sunar. E-devlet API'sinin kullanımı hakkında daha fazla bilgi için Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi'nin "e-Yazışma API'leri" sayfası da incelenebilir.