BelgeYönetimi

MSDS (Güvenlik Bilgi Formu) geçerlilik süresi, belgeyi hazırlayan kişinin sertifikasının geçerlilik süresi ile sınırlıdır ve bu süre 3 yıldır. Dolayısıyla, MSDS'nin geçerlilik süresini uzatmak için sertifikanın süresini uzatmak veya belgeyi yeni bir uzmana hazırlatmak gerekmektedir.

Microsoft Word'de "Aç" menüsü, daha önce yazılmış olan Word belgelerini bulmayı ve açmayı sağlar.

EKAP'ta iş deneyiminin hesaplanması için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. EKAP'a Giriş: EKAP'ın resmi web sitesine gidip kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapılmalıdır. 2. Firma Bilgilerinin Güncellenmesi: Firma profil bilgilerinin güncel olup olmadığı kontrol edilmelidir. 3. Belge Yönetim Sistemi: Ana sayfada veya menüler arasında "Belge Yönetim Sistemi" bölümüne girilmelidir. 4. Yeni Kayıt: "Yeni Kayıt" veya benzeri bir butona tıklanarak iş deneyim belgesi kaydedilmelidir. 5. Belge Bilgilerinin Girilmesi: Belgenin türü, düzenleme tarihi, belge numarası ve belgeyi düzenleyen kurum gibi bilgiler doğru ve eksiksiz bir şekilde girilmelidir. 6. Belgenin Yüklenmesi: İlgili alana iş deneyim belgesinin dijital kopyası (PDF veya sistemin kabul ettiği diğer formatlarda) yüklenmelidir. 7. Onay Süreci: Yüklenen belgeler yetkili birimler tarafından onaylanabilir, onay süreci takip edilmelidir. Ayrıca, iş deneyim tutarının güncellenmesi için sözleşmenin yapıldığı aydan bir önceki aya ait Yurt İçi Üretici Fiyat Endeksi (Yİ-ÜFE) katsayısı kullanılabilir.

Arşiv, çeşitli formatlardaki veri ve belgelerin elektronik ortama aktarılması, saklanması ve yönetilmesi sürecini ifade eder. Arşivin işe yararları şunlardır: 1. Veri Erişim Kolaylığı: Belgelere hızlı ve kolay erişim sağlar, internet üzerinden her yerden erişilebilir olması zaman ve mekan sınırlamalarını ortadan kaldırır. 2. Verimlilik Artışı: Belge yönetim süreçlerini hızlandırır, arama ve bulma işlemleri çok daha hızlı ve etkili bir şekilde yapılır. 3. Güvenlik ve Koruma: Verilerin şifrelenmesi, yedeklenmesi ve yetkisiz erişime karşı korunması gibi güvenlik önlemleriyle donatılabilir, bu da veri kaybı veya hasar riskini azaltır. 4. Maliyet Etkinliği: Fiziksel depolama alanı ihtiyacını ve ilgili maliyetleri azaltır, kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini düşürür. 5. Uzun Süreli Saklama: Dijital formatlar, belgelerin zamanla yıpranmasını önleyerek uzun vadeli saklama imkanı sunar. 6. Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevre üzerindeki etkiyi minimize eder.

Ehm Mağazacılık'ta e-arşiv fatura almak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. E-Fatura Sistemine Kayıt Olmak: Öncelikle, e-arşiv fatura kullanabilmek için e-fatura sistemine kayıtlı olmak gerekmektedir. 2. Gerekli Belgeleri Hazırlamak: Başvuru formu, şirketin yetkilisinin kimlik bilgileri, vergi levhası, onaylı imza sirküleri, noter onaylı ticaret sicil gazetesi nüshası ve elektronik imza veya mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi gibi belgeleri tamamlamak gerekmektedir. 3. GİB Portalına Giriş Yapmak: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura portalına kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapmak gerekmektedir. 4. e-Arşiv Başvurusu Yapmak: Portal üzerinden e-arşiv başvurusu yaparak gerekli belgeleri yüklemek ve başvuru formunu doldurmak gerekmektedir. 5. Onay ve Takip: Başvuru, elektronik imza veya mali mühür ile onaylandıktan sonra, başvuru durumu düzenli olarak takip edilmeli ve gerektiğinde ek belgeler sağlanmalıdır. e-Arşiv faturalar, faturaların dijital ortamda kolayca yönetilmesini, maliyet ve zaman tasarrufu sağlanmasını ve çevre dostu bir çözüm sunulmasını sağlar.

Gizlilik dereceli evrakların gönderilmesi için aşağıdaki yöntemler önerilir: 1. Şifreleme: E-posta veya dosya paylaşımı hizmetlerinde şifreleme seçenekleri kullanılarak evrak şifrelenebilir. 2. Güvenli Dosya Paylaşımı Hizmetleri: Dropbox, Google Drive, OneDrive gibi bulut depolama hizmetleri kullanılabilir. 3. Gizli Posta Hizmetleri: Belgeyi şifreleyip, sadece alıcının erişebileceği şekilde gizli posta hizmetleri tercih edilebilir. 4. Özel E-posta Hizmetleri: Güvenli e-posta hizmetleri, güçlü şifreleme metodları kullanarak belgeleri korur. 5. Fiziksel Yollarla Gönderme: Çok hassas belgeler için posta veya kurye hizmetleri kullanılarak fiziksel olarak gönderilmesi sağlanabilir. Ayrıca, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'e göre, gizlilik dereceli giden belgelerin EBYS'de hazırlanması ve numara alınması gerekmektedir.

Büyük formatlı tarayıcılar, geniş formatlı belgelerin dijitalleştirilmesi için kullanılır. İşe yararları: - Dijital Arşivleme: Belgelerin yönetilebilen, erişilebilen ve kolayca paylaşılabilen dijital dosyalara dönüştürülmesini sağlar. - Koruma ve Saklama: Tarihi ve kültürel eserlerin dijital kopyalarının oluşturulması, korunması ve uzun süreli saklanması için önemlidir.

Arşivlik malzeme, "Arşiv Hizmetleri Genelgesi"ne göre şu şekilde tanımlanmaktadır: Zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış belge ve malzemeler. Son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları. Kurumun gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, sözleşmeler. Her türlü soruşturma ve dava dosyaları ile maaş bordroları, tapu ve benzeri özellik arz eden belgeler. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

"Kardeş PO" ifadesi, muhtemelen "Purchase Order" (Satın Alma Emri) anlamına gelmektedir. PO belgesi, dış ticaret işlemlerinde alıcı tarafından satıcıya gönderilen ve siparişin resmileştirilmesi amacıyla kullanılan bir belgedir. PO belgesinin işe yaradığı bazı alanlar: - Hukuki koruma: Alıcının ve satıcının haklarını korur. - Maliyet ve stok yönetimi: İşletmelerin maliyetlerini kontrol etmelerine ve stok yönetimini optimize etmelerine yardımcı olur. - Denetim ve muhasebe: Verilerin kaydedilmesi ve saklanması, mali süreçlerin daha açık ve sistemli bir şekilde yürütülmesini sağlar.

CasePRO yazılımı, kaliteli olarak değerlendirilebilir, çünkü: Kullanıcı Dostu Arayüz: Kullanıcılar, CasePRO'nun arayüzünü kolay ve anlaşılır bulmaktadır. Özelleştirilebilirlik: Yazılım, farklı iş süreçlerine uyarlanabilecek şekilde özelleştirilebilir. Kapsamlı Özellikler: Belge yönetimi, vaka takibi, zaman ve fatura takibi, müşteri iletişimi gibi çeşitli özellikler sunmaktadır. Güvenlik: Hassas verilerin korunması için güçlü şifreleme, düzenli yedekleme ve kullanıcı erişim kontrolleri sağlamaktadır. Ancak, bazı kullanıcılar sistemin yavaşlaması ve rapor oluşturma sırasında karışıklık gibi sorunlar yaşadıklarını belirtmişlerdir.

Fotokopi (cute fotokopi olarak belirtilmemiş), belgelerin, resimlerin veya herhangi bir görselin kağıda çoğaltılması işlemini ifade eder. Fotokopinin kullanım alanları: - Ofis ve iş yerleri: Toplantı raporları, sunumlar, sözleşmeler gibi belgelerin hızlı çoğaltılması. - Eğitim kurumları: Ders materyalleri, sınav kağıtları ve el ilanları gibi belgelerin çoğaltılması. - Kamu kurumları: Resmi belgelerin, başvuruların ve raporların çoğaltılması. - Kişisel kullanım: Belgelerin, kimliklerin veya eğitim notlarının birden fazla kopyasını almak için. Ayrıca, fotokopi makineleri tarama, faks gönderme ve çift taraflı baskı gibi ek işlevler de sunabilir.

Evraka kelimesi iki farklı anlamda kullanılabilir: 1. Belge Yönetim Sistemi: HAVELSAN tarafından geliştirilen EVRAKA Belge Yönetim Sistemi, kurumların iç yönergelere ve yönetmeliklere uygun olarak belge üretmesini ve belgelerin tüm süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlar. 2. Genel Anlamda Evrak: Resmî kurumlarda işlem gören belgeler, yazılmış kitaplar, mektuplar veya yazılar anlamına gelir.

Askeri yazışmalarda sayıların nasıl verileceğine dair spesifik bir bilgi bulunamamıştır. Ancak, genel resmi yazışmalarda sayıların yazımı şu kurallara tabidir: Metin içinde geçen sayılar: Rakamla veya yazıyla yazılabilir. Bin ve üzeri sayılar: Kesme işareti ile ayrılır. Dört ve daha fazla haneli sayılar: Sondan başlayarak üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur. Birden fazla sayfa tutan yazışmalar: Sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgileri ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgileri ise son sayfada yer alır. Daha detaylı bilgi için resmi yazışmalarla ilgili genel yönetmeliklere başvurulması önerilir.

ERP sistemlerinde seri numarası vermek için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Evobulut gibi bir programda, "Ayarlar" menüsüne girilir. 2. Ardından "Referans Kayıtları" ve "Satış Tanımları" sekmelerine tıklanır. 3. "Belge Seri No" kısmına gelinir ve "Ekle" diyerek seri numarası tanımlama ekranına geçilir. 4. Gelen ekranda "Belge Türü", "Belge seri no başlangıcı", "Kaç Hane" ve "Yetkili Kullanıcılar" bilgileri doldurulur. 5. Seri numarasının aktif ya da pasif olma durumu "Aktif/Pasif" bölümünden belirlenir. 6. Seri numarası, hangi modül için tanımlanacaksa o modül seçilir (örneğin, satış faturası, alış faturası). Elektronik belgelerde (e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye) seri numarası sistem tarafından otomatik olarak atanır.

Soft ve hard ortam terimleri, farklı bağlamlarda kullanılabilir: 1. İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY) bağlamında: - Soft HRM (yumuşak İKY), çalışanların bireysel ihtiyaçlarını ve duygusal zekalarını ön planda tutan, iş verimliliğini ve çalışanların refahını artırmaya odaklanan bir yaklaşımdır. - Hard HRM (sert İKY) ise, çalışanları şirketin hedeflerine ulaşması için bir kaynak olarak gören, görev odaklı ve daha az kişisel ihtiyaçlara odaklanan bir yaklaşımdır. 2. Belge kopyalama bağlamında: - Hard copy, fiziksel bir nesne olarak var olan, kağıt veya benzeri bir materyal üzerine basılmış belgeyi ifade eder. - Soft copy ise, dijital ortamda elektronik bir formatta var olan belgeleri, bilgisayar dosyalarını, e-posta iletilerini ve dijital belgeleri kapsar.

Evet, arşiv ve belgelik aynı anlama gelir. Arşiv ya da belgelik, bütün dünyada kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı yerdir.

Litera, hukuk teknolojileri alanında çeşitli çözümler sunan bir şirkettir ve aşağıdaki işlevleri yerine getirir: Belge Yönetimi: Belge oluşturma, düzenleme, karşılaştırma ve PDF yönetimi araçları sağlar. İş Akışı ve Sözleşme İncelemesi: Yapay zeka destekli sözleşme incelemesi ve iş akışı yönetimi sunar. Pazarlama ve İş Geliştirme: CRM ve yasal pazarlama yazılımları ile müşteri ilişkilerini ve iş gelişimini destekler. Finans ve Analitik: Bütçe yönetimi, fiyatlandırma ve nakliye yönetimi gibi finansal çözümler sunar. İnsan Kaynakları: Başvuru takibi, CLE uyumluluk takibi ve öğrenme yönetim sistemi gibi insan kaynakları araçları sağlar. Güvenlik ve Veri Yönetimi: Yasal veri yönetimi, veri kaybı önleme ve toplu belge tarama gibi güvenlik çözümleri sunar.

Etiket klasörü iki ana amaçla kullanılır: 1. Belge Yönetimi: Etiket klasörleri, belgelerin düzenli bir şekilde saklanmasını sağlar. 2. Güvenlik: Hassas bilgiler içeren belgelerin doğru klasörlere yerleştirilmesi ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, veri güvenliği açısından önemlidir.

PaperPort yazılımı, belgeleri düzenlemek, paylaşmak ve yönetmek için kullanılır. Başlıca işlevleri şunlardır: Tarama: Kağıt belgeleri dijital formata dönüştürür ve bunları PC'de saklar. Organizasyon: Dosyaları kategorilere ayırma, etiketleme ve kolay erişim için arama yapma imkanı sunar. PDF Oluşturma ve Düzenleme: PDF dosyaları oluşturma, düzenleme ve şifreleme gibi güvenlik özellikleri sağlar. Mobil Erişim: Mobil cihazlar üzerinden belgelere ulaşma ve bunları görüntüleme olanağı tanır. Form Doldurma: Formları otomatik olarak elektronik hale getirir ve e-posta ile gönderme imkanı sunar.

TMFB (Tehlikeli Madde Faaliyet Belgesi) yenileme işlemi şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. Gerekli Belgelerin Hazırlanması: Mevcut TMFB, işletmenin tehlikeli madde yönetim planı, eğitim belgeleri ve diğer ilgili teknik belgeler hazırlanmalıdır. 2. Online Başvuru: Başvuru, "Tehlikeli Maddeler Yönetim Sistemi" (TMYS) üzerinden online olarak yapılır. 3. Değerlendirme Süreci: Başvuru, bakanlık tarafından değerlendirilir ve eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir. 4. Yenileme: Başvurunuz onaylandığında, yenilenen TMFB size iletilir. 5. Periyodik Kontroller ve Eğitim: TMFB'nizin yenilenmesi sonrasında, tehlikeli maddelerle ilgili periyodik kontrolleri ve çalışanların eğitimlerini aksatmamak önemlidir. Yenileme işlemleri, işletmenin faaliyetinin bulunduğu adrese bağlı olarak, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı Bölge Müdürlüğü'ne başvuru yapılarak gerçekleştirilir.