BelgeYönetimi

Kuyumculukta üretim fişi, üretim işleminin kaydedildiği ve takip edildiği belgedir. Bu fişler, Üretim Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Üretim fişinde yer alan bazı bilgiler: - Fiş No ve Tarihi: İşlemin bilgisayardaki takip numarası ve yapıldığı günün tarihi. - Üretim Deposu: Mamulün gönderileceği depo. - Malzeme ve Miktar: Üretimde kullanılacak malzeme ve ne kadar üretileceği. - Özel Kod: Üretim fişlerini gruplamak için kullanılan bir kodlama alanı. - Birim Fiyat ve KDV: Malzemenin birim fiyatı ve KDV durumu.

Fujitsu ScanSnap Manager yazılımı, Fujitsu tarayıcılarının dijital belge yönetimi için çeşitli işlevler sunar: Optimize edilmiş tarama: Tarama sürecini otomatikleştirir, çözünürlük, renk modu ve kağıt boyutu gibi ayarları yapılandırır. Dosya formatı dönüşümü: Taranan belgeleri PDF, JPEG, TIFF gibi farklı formatlarda kaydedebilir. OCR (Optical Character Recognition): Metinleri tanıyıp düzenlenebilir hale getirir, bu da belgelerin aranmasını ve kopyalanmasını sağlar. Arama fonksiyonu: Dosyaları isim, etiket, metadata veya metin içeriğine göre arayabilir. Batch scanning: Birden fazla belgeyi sırayla tarama imkanı sunar. Bulut hizmetleri ile entegrasyon: Dropbox ve Google Drive gibi servislere doğrudan tarama yapma olanağı tanır. Yazılım, Windows işletim sistemlerinde ücretsiz olarak kullanılabilir.

Yetki belgenizi kaybettiyseniz, aşağıdaki adımları izlemeniz gerekmektedir: 1. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı İl Müdürlüğü'ne Bildirimde Bulunun: Kayıp yetki belgesi için yazılı olarak kayıp bildirimi yapmanız gerekmektedir. 2. Yeni Başvuru Yapın: Yetki belgesini yeniden almak için başvuru formunu doldurup gerekli belgeleri hazırlamanız gerekmektedir. 3. Eksiklikleri Giderin: Başvurunuzda herhangi bir eksiklik, çelişki veya hata varsa, İl Müdürlüğü tarafından yapılacak bilgilendirmeye göre eksiklikleri giderin. Bu süreçte, yetki belgenizin geçerlilik süresi dolmuşsa, yenileme işlemlerini de dikkate almanız önemlidir.

Osmanlı Arşivi, dünyanın en büyük arşivlerinden biri olarak kabul edilmektedir. Arşivde yaklaşık 95 milyon belge ve 400 bin defter bulunmaktadır.

Transportasyon memuru, lojistik sektöründe önemli bir rol oynar ve çeşitli görevler üstlenir: Belge yönetimi: Sevkiyatlarla ilgili belgelerin hazırlanması, güncellenmesi ve kayıtlarının tutulması. Koordinasyon ve iletişim: Sürücüler, depo personeli ve lojistik yöneticilerle koordinasyon sağlanması, tüm tarafların programlardan ve değişikliklerden haberdar edilmesi. Müşteri hizmetleri: Müşterilerle iletişime geçerek sevkiyatlarla ilgili soruların yanıtlanması, teslimat sürelerinin ve gecikmelerin iletilmesi. Sevkiyat planlaması: Nakliye rotalarının planlanması, sevkiyatların ve teslimatların zamanlamasının yapılması. Maliyet ve performans takibi: Nakliye maliyetlerinin izlenmesi, raporların hazırlanması ve performansın değerlendirilmesi. Transportasyon memurları, genellikle ofis ortamında çalışır, ancak uzaktan çalışma da mümkündür.

Boğaziçi Üniversitesi EBYS'ye (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kamu kurumları, üniversiteler, büyük ölçekli şirketler, eğitim kurumları ve hukuk büroları gibi belge yoğunluğunun yüksek olduğu kuruluşlar girebilir.

BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi) sertifikası, kurumların belge ve arşiv işlemlerini yasal ve idari düzenlemelere uygun olarak yürütebilmeleri için gerekli olan bir mesleki belgedir. Bu sertifikanın faydaları şunlardır: - Kurumsal hafızayı koruma: Kurumların bilgi birikimini ve geçmişini koruyarak, geçmişten geleceğe sürekliliği sağlar. - Zaman ve insan gücünü etkin kullanma: Belge ve dokümanların elektronik ortamda güvenli bir şekilde yönetilmesiyle işlem süreçlerini kısaltır. - e-Devlet uyumluluğu: Elektronik yazışma ve arşivleme platformlarında yer alarak, e-Devlet çalışmalarına katkı sağlar. - Kariyer gelişimi: Finansal danışmanlık, bireysel emeklilik uzmanlığı gibi alanlarda iş fırsatlarını artırır.

Destek Yönetim Sistemi (DYS)'ye yüklenen evraklar şunlardır: 1. EK A (Sistem Kullanım Taahhütnamesi): Sistemi kullanım taahhütnamesi belgesi. 2. EK B (Yararlanıcı Bilgi Formu): Yararlanıcı bilgi formu. 3. İmza Sirküleri: İşletmenin imza sirküleri. 4. Ticaret Sicil Gazetesi veya Elektronik Ortamda Alınan Ticaret Sicil Belgesi: Güncel ortaklık yapısını gösteren belge. 5. Vekaletname: Vekalet durumu varsa ilgili vekaletname. 6. Kapasite Raporu (Varsa). 7. Kullanıcı Yetkilendirme Formu (EK C): Kullanıcı yetkilendirme formu ve yetkilendirilen kişinin kimlik fotokopisi. Ayrıca, fatura, sözleşme ve ödeme belgeleri gibi harcama belgeleri de DYS'ye yüklenebilir.

Bilgi ve belge hizmetleri şu işleri yapar: 1. Bilgi Toplama: Organizasyonların faaliyetleriyle ilgili önemli bilgilerin iç ve dış kaynaklardan toplanması. 2. Sınıflandırma ve Kategorizasyon: Toplanan bilgilerin türüne göre sınıflandırılması ve kategorize edilmesi. 3. Depolama ve Saklama: Bilgilerin güvenli bir şekilde depolanması ve muhafaza edilmesi. 4. Erişim Kontrolü: Sadece yetkili personelin belirli bilgilere erişmesini sağlamak için erişim kontrollerinin uygulanması. 5. Arşivleme ve Süreç Yönetimi: Belgelerin yaşam döngüsünü yönetmek, belirli bir süre boyunca saklanması ve daha sonra imha edilmesi veya arşivlenmesi. 6. Dijital Dönüşüm ve Teknoloji Uygulamaları: Elektronik belge yönetim sistemleri ve diğer teknolojik araçların kullanılması. 7. İç ve Dış Paylaşım: İhtiyaç duyulduğunda, organizasyon içindeki çalışanlar veya dış paydaşlarla belgelerin paylaşılması. 8. Gizlilik ve Güvenlik Uygulamaları: Hassas bilgilerin yönetimi için gizlilik ve güvenlik politikalarının oluşturulması ve uygulanması. 9. İzleme ve Değerlendirme: Bilgi ve belge yönetiminin etkinliğinin değerlendirilmesi ve sürecin iyileştirilmesi için gerekli düzeltmelerin yapılması.

Kırmızı klasör çeşitli amaçlarla kullanılabilir: 1. Belge Düzenleme ve Saklama: Kırmızı klasörler, belgeleri düzenlemek ve saklamak için idealdir. 2. Görsel Ayırt Edicilik: Kırmızı rengi sayesinde, belgeler arasında kolayca ayırt etme imkanı tanır ve önemli dosyaların öne çıkmasını sağlar. 3. Profesyonel Görünüm: İş yerinde kullanıldığında, kurumsal bir imaj yaratır ve profesyonel bir duruş sergiler. 4. Estetik Katkı: Çalışma alanına estetik bir katkıda bulunur.

Dijital arşiv için kullanılabilecek bazı programlar şunlardır: 1. M-Files: Kullanıcı dostu arayüzü ve gelişmiş özellikleriyle öne çıkan bir belge yönetim yazılımı. 2. DocuWare: Belgelerin dijitalleştirilmesi, düzenlenmesi ve paylaşılması için ideal bir çözüm, bulut tabanlı depolama ve OCR desteği sunar. 3. eFileCabinet: Şifreli depolama, mobil erişim ve hızlı belge tarama gibi özellikler sunan, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygun bir program. 4. OpenText: Kurumsal seviyede belge yönetimi ve dijital arşivleme çözümleri sunar, büyük veri yönetimi ve analitik raporlama özellikleri içerir. 5. Google Workspace (Drive): Belgelerin düzenlenmesi ve saklanması için yaygın olarak kullanılan bir bulut çözümü, paylaşım ve iş birliği araçları sunar. Program seçimi yaparken, ihtiyaçlar, bütçe, kullanıcı sayısı ve mevcut sistemlerle uyumluluk gibi faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir.

İş güvenliği belgesi kaybolduğunda, belgenin geçerliliği askıya alınır ve yenilenmesi gerekir. Belgenin yenilenebilmesi için, ilgili eğitim kurumuna başvurularak tekrar eğitim alınması ve sınavın başarıyla geçilmesi gerekmektedir.

PDF (Portable Document Format), belgelerin orijinal biçiminde saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar. Bu formatın bazı kullanım alanları ve faydaları şunlardır: İş Dünyası: Sözleşmeler, raporlar, sunumlar, faturalar ve teklif dosyaları gibi profesyonel belgelerin paylaşımı ve arşivlenmesi için idealdir. Eğitim: Ders notları, e-kitaplar, makaleler ve tezler gibi eğitim materyallerinin saklanması ve dağıtılması için kullanılır. Günlük Yaşam: Kişisel belgeler, biletler, fatura ödemeleri ve garanti belgeleri gibi belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve paylaşılması için tercih edilir. PDF dosyalarının diğer avantajları arasında, her cihazda veya işletim sisteminde aynı şekilde görüntülenmeleri, şifreleme ve dijital imza gibi güvenlik özelliklerine sahip olmaları yer alır.

DYS evrak sorgulamasının çıkmamasının birkaç nedeni olabilir: 1. Evrak bilgilerinin doğru girilmemesi: Evrak numarası, dosya numarası ve tarih gibi bilgilerin doğru yazılmaması sorgulamanın başarısız olmasına yol açabilir. 2. Evrakın DYS içi bir yazı gibi düzenlenmiş olması: Bu tür evraklar, DYS evrak sorgulama sayfasında görüntülenemez; evrak dağıtım yeri olarak "DYS Dışı" seçimi yapılmalıdır. 3. Evrakın henüz sisteme kaydedilmemiş olması: Evrak, PTT sisteminden MEB Elektronik Belge Yönetim Sistemine alınmamış olabilir. 4. Elektronik Yazışma Paketi (EYP) eksikliği: Gönderilerin ekinde EYP uzantılı dosya olmalıdır, aksi takdirde sistem tarafından reddedilir. Sorunun çözümü için ilgili kurum/birim ile irtibata geçilmesi önerilir.

Kuruma talep ve kuruma ibraz kavramları farklı anlamlar taşır. Kuruma talep, bir kurumun kişiden veya başka bir kurumdan belge istemesi, talep etmesi anlamına gelir. Kuruma ibraz ise, bu talebe karşılık belgelerin kurumun önüne konması, yani sunulması, teslim edilmesi sürecidir.

Nüfus Arşivleri Daire Başkanlığı, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü bünyesinde aşağıdaki görevleri yerine getirir: 1. Arşiv Malzemesinin Tasnifi ve Muhafazası: Her türlü arşiv malzemesinin tasnif edilmesi ve muhafaza edilmesi. 2. Osmanlıca Yazılı Belgelerin Tercümesi: Osmanlıca yazılı atik ve vukuat defterlerinin tercüme edilmesi. 3. Dijital Arşivleme: Belgelerin dijital ortama aktarılması ve arşivlerin dijitalleştirilmesi. 4. Araştırma ve Yayın: Arşiv belgelerinin araştırılması, yayınlanması ve arşiv müzesi kurulması. 5. Eğitim ve İşbirliği: Belge yönetimi ve arşivcilik alanında eğitim ve sertifikasyon hizmetleri sunulması, yerli ve yabancı kuruluşlarla işbirliği yapılması.

Çapraz atıf ve çapraz referans kavramları benzer olsa da tam olarak aynı şey değildir. Çapraz referans, bir belgenin diğer bölümlerine veya farklı bir belgeye yapılan bir referanstır ve okuyucunun ilgili bilgilere kolayca ulaşmasını sağlar. Çapraz atıf ise, bir araştırma veya yazı içinde aynı kaynağa yapılan birden fazla atıftır ve genellikle akademik yazılarda kullanılır.

SKAN iki farklı bağlamda kullanılabilir: 1. Scan Etmek: Bu, genellikle firmalarda belge ve evrakların kaybolmasını önlemek için yapılan tarama işlemini ifade eder gereklidir. 2. SKAdNetwork: Bu, Apple tarafından oluşturulan ve kullanıcı mahremiyetini koruyarak mobil uygulama kurulum ölçümlerini yapmayı amaçlayan bir çerçevedir.

Drivve yazılımı iki ana bileşenle kullanılır: Drivve | Image ve Drivve | DM: 1. Drivve | Image: Bu bileşen, tarayıcıları ve çok işlevli cihazları (MFP) kullanarak belge tarama ve işleme süreçlerini otomatikleştirir. Kullanımı için: - Yapılandırma: Tarayıcı panelinde, otomatik yakalama, işleme ve dağıtım için kişiselleştirilmiş profiller oluşturulur. - İşleme: Taranan belgeler Drivve | Image sunucusuna gönderilir ve burada yüksek hassasiyetli görüntü düzeltme, geliştirme, barkod tanıma, Bates damgalama ve dosya formatı dönüştürme gibi işlemler yapılır. - Çıktı: Belgeler, belirlenen dağıtım seçeneklerine göre saklanır, e-posta ile gönderilir veya fakslanır. 2. Drivve | DM: Bu bileşen, tarayıcılardan gelen dijital belgeleri elektronik bir arşivde yönetir. Kullanımı için: - İndeksleme ve Arşivleme: Belgeler, dünya genelindeki herhangi bir cihazdan erişilebilir olacak şekilde indekslenir, arşivlenir, aranır ve geri alınır. - Erişim: iPhone veya iPad gibi mobil cihazlar üzerinden de erişilebilir ve işbirliği yapılabilir. - Entegrasyon: Mevcut veri kaynaklarıyla bağlantı kurarak, dosya ve klasör adlarını otomatik olarak oluşturur.

E-İrsaliye red süresi (7 gün) geçerse, belge otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.