Arşivleme

Tarım Bulut, T.C. Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından geliştirilen, kullanıcıların elektronik ortamdaki tüm bilgi ve belgeleri güvenli bir şekilde saklamalarına, yönetmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyan bir dosya yönetim ve arşivleme sistemidir. Özellikleri: - Güvenli Depolama: Verileri şifreler, yetkilendirir, versiyonlar ve yedekler. - Güçlü Arama: Anahtar kelimeyle içerik arama ve filtreleme imkanı sunar. - 7/24 Erişim: Her yerden verilere anında erişim sağlar. - Virüs Koruması: Verileri özel algoritmalarla parçalayarak virüslerin aktif hale gelmesini engeller.

Arşiv, çeşitli formatlardaki veri ve belgelerin elektronik ortama aktarılması, saklanması ve yönetilmesi sürecini ifade eder. Arşivin işe yararları şunlardır: 1. Veri Erişim Kolaylığı: Belgelere hızlı ve kolay erişim sağlar, internet üzerinden her yerden erişilebilir olması zaman ve mekan sınırlamalarını ortadan kaldırır. 2. Verimlilik Artışı: Belge yönetim süreçlerini hızlandırır, arama ve bulma işlemleri çok daha hızlı ve etkili bir şekilde yapılır. 3. Güvenlik ve Koruma: Verilerin şifrelenmesi, yedeklenmesi ve yetkisiz erişime karşı korunması gibi güvenlik önlemleriyle donatılabilir, bu da veri kaybı veya hasar riskini azaltır. 4. Maliyet Etkinliği: Fiziksel depolama alanı ihtiyacını ve ilgili maliyetleri azaltır, kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini düşürür. 5. Uzun Süreli Saklama: Dijital formatlar, belgelerin zamanla yıpranmasını önleyerek uzun vadeli saklama imkanı sunar. 6. Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevre üzerindeki etkiyi minimize eder.

Banka hesap hareketleri, devreden olarak silinmez. Ancak, hesap hareketleri arşivlenerek daha uzun süre saklanabilir.

Samsung cihazlarında arşivlenen mesajlar, mesaj uygulamasının ana ekranında genellikle bulunmaz. Arşivlenmiş mesajlara erişmek için aşağıdaki adımları izlemek gerekir: 1. Mesaj uygulamasını açın. 2. Ekranın sağ üst köşesindeki üç nokta simgesine (menü) dokunun. 3. Açılan menüden "Arşiv" veya "Klasörler" seçeneğini seçin. Eğer bu seçenekler yoksa, mesajlar doğrudan silinmiş olabilir veya başka bir yere taşınmış olabilir.

Wayback Machine, web sayfalarını farklı zaman dilimlerinde tarayarak ve anlık görüntülerini alıp arşivleyerek verilerini elde eder. Bu süreç, otomatik bir arama botu tarafından gerçekleştirilir.

Döviz kurları arşivlenir çünkü bu veriler, çeşitli alanlarda önemli bilgiler sağlar ve gelecekteki analizlerde kullanılır. Döviz kurlarının arşivlenmesinin bazı nedenleri: Yatırım kararları. Finansal raporlama. Ekonomik araştırmalar. Piyasa takibi.

Körüklü dosya, belgeleri düzenlemek, saklamak ve arşivlemek için kullanılan bir kırtasiye malzemesidir. İşe yarar yönleri şunlardır: Birden fazla bölme içerir, bu sayede farklı türdeki belgeleri ayrı bölmelere yerleştirmek mümkündür. Kolay erişim sağlar, belgeleri türe, amaca veya sıraya göre dosyalayarak hızlıca bulunmalarını sağlar. Taşınabilir olması, belgelerin ofis dışındaki toplantılarda veya görüşmelerde düzenli bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar. Estetik bir görünüm sunar, çeşitli renk ve desenlerde olması, dosyaların daha şık görünmesini sağlar.

Arşiv için hem SSD (Katı Hal Sürücüsü) hem de HDD (Sabit Disk Sürücüsü) kullanılabilir, ancak her birinin farklı avantajları ve dezavantajları vardır: SSD'lerin Avantajları: - Daha hızlı: Verilere daha hızlı erişim sağlar, bu da dosyaların daha hızlı açılmasını ve uygulamaların daha hızlı çalışmasını sağlar. - Daha dayanıklı: Hareketli parçaları olmadığı için darbelere ve titreşime karşı daha dayanıklıdır. - Daha az enerji tüketimi: Daha düşük güç tüketir. HDD'lerin Avantajları: - Daha yüksek kapasite: Genellikle daha büyük veri arşivlerini saklamak için tercih edilirler. - Daha ekonomik: SSD'lere göre daha ucuzdur. Sonuç olarak, dijital arşiv için SSD daha uygun bir seçenektir, çünkü hız ve dayanıklılık önemlidir.

Cloud Mail.Ru'da arşivler, "Bulut" (Cloud) hizmetinde saklanır.

Evrak imha işlemi şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. Tespit: İmhaya ayrılacak evrakların belirlenmesi. 2. Komisyon Kurulumu: İmha Komisyonu'nun oluşturulması ve personelin görevlendirilmesi için olur alınması. 3. İnceleme: Belirlenen komisyon tarafından evrakların incelenmesi. 4. Liste Hazırlığı: İmha Komisyonu tarafından imha listesinin hazırlanması ve bu liste için olur alınması. 5. Genel Sekreterlik Onayı: İlgili evrakların Genel Sekreterlikçe uygun görülmesi ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün uygunluk yazısı vermesi. 6. İmha: Evrakların kağıt olarak değerlendirilmesi veya imha edilmek üzere kıyımının yapılması. Ayrıca, profesyonel imha hizmetleri sunan firmalar da bulunmaktadır.

Alemdar bağlı klasör, belgeleri düzenlemek, arşivlemek ve korumak amacıyla kullanılır. Bu klasörlerin özellikleri arasında: - Deformasyona dirençli mukavva ve nikel kaplı paslanmaz metal aksam bulunması; - 500 sayfa kapasite ve A4 evraklarla uyum; - İşaretleme olanağı sunan sırt etiketliği sayesinde daha düzenli bir arşivleme imkanı; - Kolay kullanım için sırt parmaklığı; - Sağlığa zararlı kimyasallar içermemesi.

PDF arşivleme için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: 1. Bulut Depolama Çözümleri: PDF dosyalarını Google Drive, Dropbox veya OneDrive gibi bulut depolama hizmetlerine yükleyerek arşivleyebilirsiniz. 2. PDF/A Formatı: PDF dosyalarını PDF/A standardına göre arşivlemek, uzun vadeli koruma sağlar. 3. Doküman Yönetim Sistemleri (DMS): M-Files, DocuWare veya SharePoint gibi DMS yazılımları kullanarak PDF dosyalarını yönetebilir ve arşivleyebilirsiniz. 4. Dış Hard Diskler: PDF dosyalarını harici hard disklerde saklamak, fiziksel bir yedekleme çözümü sunar. 5. Optik Medya (CD/DVD/Blu-ray): PDF dosyalarını optik medyaya yakmak, uzun süreli arşivleme için uygundur. Ayrıca, PDF dosyalarını ZIP formatına dönüştürmek de bir arşivleme yöntemi olarak kullanılabilir.

Dosyalama ve arşivleme vize sınavında aşağıdaki konular çıkabilir: 1. Dosyalama Süreci: Dosyalama sürecinin aşamaları, fihrist hazırlama, dosya açma, dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi, dosya kontrolü, dosyanın muhafaza edilmesi ve dosyanın imhası. 2. Dosyalama Sistemleri: Alfabetik, sayısal, coğrafi ve kronolojik dosyalama sistemleri. 3. Arşivleme: Arşivin tanımı, arşiv belgelerinin özellikleri ve arşiv yönetimi. 4. Yetki ve Sorumluluklar: Dosyalama yönetiminde yetki ve sorumlulukların belirlenmesi, dosya takip çizelgesi. 5. Dijital Arşivleme: Dijital belgelerin depolanması ve erişilebilir hale getirilmesi.

Slip fişleri, muhasebeleştirilirken aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Yasal Saklama Süresi: POS slipleri, Vergi Usul Kanunu'na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre ise 10 yıl boyunca saklanmalıdır. 2. Nüshaların Ayrılması: Slipler, müşteri nüshası ve işyeri nüshası olmak üzere iki nüsha halinde üretilir. 3. Bilgilerin Kontrolü: Slip üzerinde yer alan bilgilerin (işletme adı, adres, tarih, saat, kart numarası, işlem tipi vb.) doğru ve eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir. 4. Entegrasyon: Dijital slipler, başta POS sistemleri olmak üzere çeşitli ödeme sistemleri ile entegre çalışan yazılımlar aracılığıyla muhasebeleştirilir. 5. Arşivleme: Dijital slipler, elektronik ortamda güvenli bir şekilde arşivlenir.

Afili vaka (adli vaka) kaydının silinmesi, cezanın infaz edilmesinden sonra hükümlü için gerçekleşir ve bu kayıt arşiv kaydına alınır.

Kupür koleksiyonu yapmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Kaynak Belirleme: Güvenilir kaynaklardan, örneğin gazete veya dergilerden, gerekli bilgileri içeren makaleleri, haberleri veya fotoğrafları seçin. 2. Kesme ve Yapıştırma: İlgili bölümleri kesin ve karton veya kağıtlara yapıştırın. 3. Kategorilendirme: Kupürleri konu veya zaman gibi kategorilere ayırarak dosyalayın. 4. Dijitalleştirme (Opsiyonel): Kupürleri dijital ortamda saklamak için tarayıcı kullanabilir veya yüksek çözünürlüklü fotoğraflar çekebilirsiniz. Kupür koleksiyonları, tarihî olayların belgelenmesi, araştırma çalışmaları veya hatıra amaçlı kullanılabilir.

E-Fatura mükellefi, aşağıdaki nedenlerden dolayı e-arşiv sistemine geçer: 1. Maliyet Tasarrufu: Kağıt fatura masraflarından kurtulmak için e-arşiv sistemine geçiş yapılır. 2. Zaman Tasarrufu: Fatura işlemlerinin dijital ortamda hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. 3. Arşivleme Kolaylığı: Faturaların dijital ortamda arşivlenmesi, ihtiyaç duyulduğunda kolayca ulaşılabilmesini sağlar. 4. Yasal Uyum: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) düzenlemelerine uymak ve cezai işlemlerden kaçınmak için e-arşiv sistemine geçiş zorunludur.

Hasta dosyaları, genellikle en az 10 yıl süreyle saklanır. Bazı durumlarda bu süre daha uzun olabilir: - Adli vakalar ve kritik tıbbi belgeler, süresiz olarak saklanır. - Devlet hastanelerinde ise tıbbi hizmetler için 5 ila 14 yıl arasında saklanır.

Toplu arşiv yapmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Arşiv Türünü Belirleme: Fiziksel, dijital veya hibrit arşiv yöntemlerinden birini seçin. 2. Belgelerin Sınıflandırılması: Belgeleri tarihe, konuya, projeye veya belge türüne göre kategorilere ayırın. 3. Uygun Saklama Alanının Seçilmesi: Fiziksel arşiv için klasörler, dosya dolapları ve yangına dayanıklı kasalar; dijital arşiv için ise bulut depolama veya harici diskler kullanın. 4. Yedekleme ve Güvenlik Önlemleri: Dijital arşivlerin düzenli olarak yedeklenmesi ve şifreleme, güvenlik duvarları gibi güvenlik önlemlerinin alınması önemlidir. 5. Arşivleme İçin Dijital Araçlar: Google Drive, Dropbox, Evernote gibi dijital araçlardan faydalanarak süreci daha kolay ve güvenli hale getirin. 6. Düzenli Bakım ve Güncelleme: Arşivin güncel kalmasını sağlamak için gereksiz belgeleri ayıklayın ve yeni belgeleri düzenli olarak ekleyin.

Esselte Speedbox arşiv kutusu, dokümanları arşivlemek ve taşımak için kullanılır. Özellikleri arasında: - Otomatik kurulum sayesinde zaman kazandırır. - Maksimum sağlamlık ve kolay üst üste yerleşim için güçlendirilmiş taban ve yan kısımlar. - 5 adet Esselte 75 mm klasör kapasitesi. - %100 geri dönüştürülmüş oluklu karton malzemeden üretim. - FSC sertifikalı olması.