ElektronikDöküman

Defter beyan sistemi, muhasebenin dijital ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan bir platformdur. Bu sistem sayesinde mükellefler, gelir ve gider kayıtlarını elektronik ortamda tutabilir, vergi beyannamelerini hazırlayabilir ve belgelerini dijital olarak saklayabilirler. Dolayısıyla, defter beyan sistemi ile muhasebe işlemleri benzer ancak aynı değildir; muhasebe işlemlerinin dijitalleştirilmiş bir versiyonudur.

GİB'den e-arşiv fatura kesmek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Test portalına giriş. 2. Test hesabı oluşturma. 3. E-arşiv fatura oluşturma. 4. Sisteme giriş. 5. Fatura bilgilerinin girilmesi. 6. Faturanın oluşturulması ve gönderilmesi. 7. GİB'e raporlama. GİB e-Arşiv Portalı, küçük ölçekli işletmeler için GİB tarafından sunulan ücretsiz bir hizmettir. e-Arşiv fatura kesme süreci hakkında daha fazla bilgi almak için GİB'in resmi web sitesini ziyaret edebilir veya bir uzmana danışabilirsiniz.

Gib portaldan fatura kesmenin bazı sonuçları: Fatura türü: Gib portal, e-fatura kesmek için kullanılır ve bu yöntem, düşük hacimli fatura işlemleri yürüten mükellefler için uygundur. Fatura saklama: Portalda düzenlenen faturalar, sistemde yalnızca altı ay süreyle saklanır. İptal imkanı: Gib portal üzerinden düzenlenen e-faturalar iptal edilemez. Maliyet: Gib portal üzerinden e-fatura kesmek ücretsizdir. Yasal yükümlülük: E-faturaların, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca, on yıl süreyle yasal olarak saklanması zorunludur.

E-fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: Alıcının mükellefiyet durumu: Fatura kesilecek kişinin veya firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilmelidir. Doğru format ve XML uyumu: E-fatura, teknik olarak bir XML dosyası olduğu için bilgilerin sistemin doğru biçimde XML çıktısı oluşturacak şekilde girilmesi gerekir. Gönderim sonrası kontrol: Fatura gönderildikten sonra GİB sistemi tarafından "başarılı" olarak işlenip işlenmediği kontrol edilmelidir. Tarih ve saat ayarı: E-fatura kesme süresi için tarih ve saat ayarının doğru olduğundan emin olunmalıdır. KDV ve diğer vergiler: KDV oranı doğru olmalı, iskontolar ve ek bedeller net bir şekilde faturada belirtilmelidir. İmza ve kaşe: E-fatura için imza ve kaşe gerekmez, ancak matbu faturalarda yetkili kişi tarafından ıslak imza ve kaşe bulunması zorunludur. Geriye dönük fatura kesimi: Vergi Usul Kanunu'na göre, e-fatura geriye dönük olarak kesilemez, en geç 7 gün içerisinde alıcı tarafa iletilmelidir.

Mali mühür şifresinin kaç haneli olduğuna dair bir bilgi bulunamamıştır. Ancak, mali mühür PIN kodu 3 (üç) kere hatalı girildiğinde, onlineislemler.kamusm.gov.tr sayfasına tıklanarak Kilit Çözme seçeneğinden yeni PIN belirleme işleminin yapılması gerektiği bilinmektedir. Mali mühür PIN oluşturma ve şifre değiştirme işlemleri için bilgisayarda Java uygulamasının 1.8 veya üzeri bir sürümde olması gerektiği de belirtilmiştir. Daha fazla bilgi için Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) web sitesi ziyaret edilebilir.

BDP'de (Beyanname Düzenleme Programı) beyanname güncellemek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Gerekli programları indirin. 2. Beyannameyi düzenleyin. 3. Tekrar gönderin. Beyannamenin 1 MB boyutunu geçmemesi gerekir; aksi takdirde güncelleme yapılmaz.

Mali mühür genellikle 3 yıllık olarak alınır. Ancak, 1 yıllık seçenekler de mevcuttur. 2025 yılı için 3 yıllık mali mühür sertifikası ve kart okuyucu ücreti tüzel kişilerde 1.440 TL, gerçek kişilerde ise 1.050 TL olarak belirlenmiştir. Mali mühür sertifikaları standart olarak 3 yıllık geçerlilik süresine sahiptir ve üç yılın sonunda yenilenmesi gerekir.

E-fatura başvurusu yapmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Mali mühür veya e-imza temini: E-fatura başvurusu yapabilmek için geçerli bir mali mühür veya e-imza sahibi olmak gereklidir. 2. Başvuru formunun doldurulması: Gerçek kişiler e-Devlet hesabını, tüzel kişiler ise vergi numarası ve şifresini kullanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın İnteraktif Vergi Dairesi’ne giriş yapar ve vergi işlemleri menüsünden “e-Belge” sayfasına geçer. 3. Gerekli belgelerin hazırlanması: Şirket türüne bağlı olarak "E-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi", "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi", noter tasdikli imza sirküleri ve kuruluş sözleşmesi gibi belgeler hazırlanmalıdır. 4. Başvurunun onaylanması: Form doldurulduktan sonra e-imza veya mali mühür ile başvuru onaylanır. 5. Aktivasyon: Başvuru onaylandıktan sonra, e-fatura sisteminin kullanıma açılabilmesi için aktivasyon işleminin yapılması gerekir. Başvuru sürecinde bir uzmandan destek almak, işlemlerin doğru ve hızlı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olabilir.

E-belge (e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye vb.) kullanması zorunlu olan kişiler: Yıllık brüt satış hasılatı belirli tutarların üzerinde olan mükellefler. E-ticaretle uğraşan ve belirli satış hacimlerini aşan kişiler. Gayrimenkul, motorlu taşıt alım-satım, inşa, imal veya kiralama işlemleri yapanlar. Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım veya işletme belgesi almak amacıyla konaklama hizmeti veren otel işletmeleri. Serbest meslek erbapları (avukat, doktor, muhasebeci vb.). E-belge kullanabilmek için, mükelleflerin Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen teknik ve idari şartları yerine getirmesi gerekmektedir.

E-defter uygulamasına giriş yapma yetkisi olan kişiler: Tüzel kişiler: Firmalarına ait mali mühür ile giriş yapabilirler. Gerçek kişiler: Mali mühür veya elektronik imza (NES) ile giriş yapabilirler. E-defter uygulamasına giriş, yalnızca elektronik imza ve mali mühür aracılığıyla yapılır. E-defter uygulamasına giriş yapabilmek için gerekli şartlar: Tüzel kişilerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları gerekir. Gerçek kişilerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya (NES) sahip olmaları gerekir. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekir.

Beyanname özel onay izah referans numarası, izaha davet kapsamında elektronik ortamda verilen beyannamelerde kullanılan bir numaradır. Özel onay, beyanname verirken kullanılan bir seçenektir. Referans numarası, ön tespit tutanağında yer alır ve izaha davet kapsamında verilecek beyannamelerde bu numaranın ilgili alana yazılması gereklidir.

GİB mali mühür imzalama sorununu çözmek için aşağıdaki adımlar izlenebilir: Mali mühür kontrolü: Akis kart izleme aracı ile mali mührün çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Tarayıcı ve Java ayarları: Bilgisayarda Google Chrome tarayıcı yüklü olmalı ve imzalama aracı çalıştırılmalıdır. Lisans güncellemesi: Kamu SM'nin sitesinden güncel lisans dosyalarını indirin. Birden fazla Java sorunu: Bilgisayarda birden fazla Java sürümü yüklü olmamalıdır. Kart programı kontrolü: Yüklü olan Akis kart programı kaldırılmalıdır. Sürücü ve dosya güncellemeleri: Akis kart için gerekli sürücü ve dosyalar güncellenmelidir. Bilgisayar yeniden başlatma: Tüm kurulumlardan sonra bilgisayar yeniden başlatılmalıdır. Bu adımlar sorunu çözmezse, GİB veya Kamu SM destek hatlarıyla iletişime geçilmesi önerilir.

E-arşiv vergi dairesine bağlanmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. İnteraktif Vergi Dairesi (İVD) kullanıcı kodu ve şifresi edinilir. - ivd.gib.gov.tr adresinden uygulamaya giriş yaparak “Bilgilerim/Sicil Kaydım” alanından kullanıcı kodu ve şifre öğrenilebilir. 2. e-Arşiv Portal uygulamasına giriş yapılır. - earsivportal.efatura.gov.tr adresinden e-Arşiv Portal uygulamasına ulaşılabilir. 3. Gerekli bilgiler girilerek e-arşiv fatura düzenleme işlemi gerçekleştirilir. - e-Arşiv fatura düzenlemek için “Belge İşlemleri” menüsünden “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” başlığı seçilir. e-Arşiv fatura düzenlemek için mali mühür veya elektronik imza kullanımı zorunlu değildir; İVD kullanıcı kodu ve şifresi ile giriş yapılabilir.

Mikro e-Fatura kullanmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. GİB Portalı veya Özel Entegratör Seçimi: GİB’in portalına giriş yapabilmek için e-imza sertifikası veya mali mühür edinilmelidir. 2. e-Fatura Modülünün Kurulumu: Mikro e-Fatura modülü satın alınmalı ve lisanslama işlemi yapılmalıdır. 3. Entegratörlük Sözleşmesi: Mikro Özel Entegratörlük sözleşmesi imzalanmalı ve Mikro’ya ulaştırılmalıdır. 4. Portal Kaydı: portal.emikro.com.tr adresinden kurumsal e-posta ile kayıt yapılmalıdır. 5. Fatura Oluşturma ve Gönderme: e-Fatura modülü üzerinden satış faturaları oluşturulup GİB sistemine gönderilebilir. 6. Takip ve Yönetim: Gönderilmiş Faturalar (360015) menüsünden e-faturaların GİB durum kodları ve kabul/red yanıtları takip edilebilir. Bazı avantajlar: GİB portale transfer ve veri tabanına import imkanı. Fatura görüntüleme ve iki farklı uygulamaya kaydetme durumunun ortadan kalkması. Kullanıcı dostu arayüz ile kolay kullanım. e-Fatura kullanımı, vergi mükellefi olan ve yasal olarak e-fatura kullanma zorunluluğu bulunan işletmeler için uygundur. Daha fazla bilgi ve destek için Mikro Yazılım’ın müşteri hizmetleri (0850 225 10 10) veya internet sitesi (mikro.com.tr) üzerinden iletişime geçilebilir.

E-fatura iptalinde e-irsaliyenin durumu, e-irsaliyenin iptal edilemeyeceği yönündedir. Ancak, malın fiili olarak sevk edilmesinden önce, malın muhteviyatının veya alıcının hatalı olduğunun tespit edilmesi halinde, alıcı e-irsaliye muhteviyatının tamamına e-irsaliye yanıtı aracılığıyla red yanıtı verebilir.

Hepsiburada'da e-arşiv fatura kesmek için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. E-fatura entegrasyonu sağlayın. 2. Hepsiburada satıcı paneline giriş yapın. 3. Siparişleri kontrol edin. 4. E-fatura kesin ve gönderin. Ayrıca, Dopigo gibi çeşitli entegratörler aracılığıyla da e-fatura kesme işlemi gerçekleştirilebilir. E-fatura kesme süreci ile ilgili daha fazla bilgi için Hepsiburada'nın resmi "e-faturam" sistemine başvurulabilir. E-fatura kesme işlemi, yasal düzenlemelere tabi olduğundan, doğru ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesi için uzman bir muhasebeciye veya danışmana başvurulması önerilir.

E-Arşiv Portal'ı kullanabilecek kişiler ve kurumlar şunlardır: E-fatura kullanıcıları: E-fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler, e-arşiv fatura düzenleyebilir ve gönderebilir. Gönüllü geçiş yapanlar: E-fatura kullanıcısı olmadan özel entegratörler aracılığıyla e-arşiv fatura kesilebilir. Belirli ciro ve satış hacmine sahip işletmeler: 2024 yılı için 6.900 TL'yi aşan faturalar e-arşiv olarak düzenlenmelidir. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar: Satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, belirli bir süre içinde e-arşiv faturaya geçmek zorundadır. E-Arşiv Portal'a giriş yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın web sitesinden başvuru yapılması gerekmektedir.

e-Devlet üzerinden e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) almak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. e-Devlet kapısına giriş yapılır. 2. e-Devlet şifresi ile sisteme giriş yaptıktan sonra “Gelir İdaresi Başkanlığı” hizmetleri arasından “e-SMM Başvurusu” seçeneği bulunur. 3. Gerekli bilgiler doldurularak başvuru tamamlanır. e-SMM başvurusu ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Dijital Vergi Dairesi portalı üzerinden de yapılabilir. e-SMM başvurusu için özel entegratörler de kullanılabilir. e-SMM başvurusu ve kullanımı ile ilgili güncel bilgiler için resmi kaynakların takip edilmesi önerilir.

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel farklar şunlardır: E-fatura: Sadece e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında kullanılır. Fatura, elektronik ortamda karşı tarafa iletilir ve kağıt çıktı alınamaz. UBL-TR formatı zorunludur. Gönderilen her fatura önce Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) iletilir. E-arşiv fatura: E-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya işletmelere gönderilir. Fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak iletilebilir. Format zorunluluğu yoktur. GİB'e yalnızca ay sonlarında rapor verilir. Ayrıca, e-arşiv faturanın zaman damgası varken, e-faturada zaman damgası kullanım zorunluluğu yoktur.

E-fatura portal iptal talebi oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. efatura.gov.tr adresinden "Fatura İptali" bağlantısına tıklanır. 2. İndirilen imzalama aracı çalıştırılır ve yeni bir sayfadan e-fatura iptal portalı açılır. 3. "e-Fatura İptal Portalı uygulamasına giriş yapmak için tıklayınız" sekmesine tıklanır ve e-Fatura İptal Portalı açılır. 4. "Fatura İptal Talebi Oluşturmak İçin Tıklayınız" seçeneğine tıklanır. 5. Fatura bilgileri, ödenecek tutar ve kart bilgileri doldurulur. 6. "Talep Oluştur" butonuna tıklanır. İptal talebinin onaylanabilmesi için, gönderilen e-fatura iptaline alıcının onay vermesi gerekmektedir. E-fatura iptal portalı haricinde yapılan iptal işlemleri sistemden takip edilemeyeceği için belgelerin ilgili mükellef tarafından muhafaza edilmesi gerekmektedir. E-fatura iptal portalı üzerinden işlem yapabilmek için mali mühür kartı ve Gelir İdaresi Başkanlığınca hazırlanan imzalama aracının kullanılması gerekmektedir. Daha fazla bilgi ve destek için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın efatura@gelirler.gov.tr adresine başvurulabilir.