Geç kalma tutanağı, savunmada şu şekilde kullanılır: 1. Olay Tespit Tutanağı Hazırlama: İşçi işe geç geldiğinde, işe gelinen saati ve durumu bildiren bir tutanak düzenlenir. 2. Savunma Talebi: İnsan Kaynakları, işçiden olay tespit tutanağında belirtilen tarihlerde neden işe geç geldiğini açıklamasını isteyen bir "savunma talebi yazısı" hazırlar. 3. İhtar Yazısı: İşçinin savunma yazısında belirttiği geç kalma sebebini değerlendirerek, işçiye bir ihtar yazısı hazırlanır. Eğer işçi, uyarılara rağmen işe geç gelmeye devam ederse, iş akdi feshedilebilir.