Defter tutma usulü tespit robotu olarak, Defter-Beyan Sistemi kullanılabilir. Bu sistem, işletmelerin yasal defter tutma ve beyanname süreçlerini dijitalleştirir. Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Ön Hazırlık: GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) internet sitesinde "Defter Beyan" menüsüne girilerek sistem hakkında ön bilgilendirme dokümanlarını okumak gereklidir. 2. e-Devlet veya GİB Üzerinden Giriş Yapma: Sisteme e-Devlet şifresi veya İnternet Vergi Dairesi kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapılır. 3. Bilgi Girişi ve Profil Oluşturma: İşletmeye ait unvan, adres, faaliyette bulunulan sektör gibi temel bilgiler girilir. 4. Defter Oluşturma ve Beyanname Dönemlerini Tanımlama: Sistemde işletmenin hesap dönemi, defter türü (işletme, serbest meslek vb.) tanımlanır ve aylık veya üç aylık dönemlerde verilmesi gereken beyannamelere uygun takvim oluşturulur. 5. Belgelerin Kaydı ve Takibi: Fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi tüm belge kayıtları sisteme yüklenir ve her kayıt otomatik olarak deftere işlenir. 6. Onaylama ve Dönem Kapatma: Her beyan döneminin sonunda, sisteme girilen verilerin doğruluğu kontrol edilir ve onaylanır.