Hazirunda olması gerekenler, toplantının türüne ve ortamdaki katılımcıların statüsüne bağlı olarak değişir. İşte bazı örnekler: Şirket genel kurullarında: Hissedarlar ve ortaklar, yönetim kurulu üyeleri. Kooperatif toplantılarında: Kooperatif üyeleri, yetkilendirilmiş vekiller. Dernek genel kurullarında: Dernek üyeleri, yönetim ve denetim kurulu üyeleri. Apartman veya site toplantılarında: Kat malikleri, maliklere vekaleten katılanlar. Mahkemelerde: Davacı ve davalı taraf, avukatlar, tanıklar. Ayrıca, hazirun cetveli adı verilen belgede, toplantıya katılan tüm kişilerin ad ve soyadları, kimlik bilgileri ve toplantıdaki statüleri yer almalıdır.