Gemi hizmet belgesi, sisteme şu şekilde işlenir: 1. Kurs Tamamlama ve Sınav Başarısı: Gerekli eğitimleri tamamlayıp yeterlilik sınavlarında başarılı olduktan sonra gemi adamı cüzdanı başvurusu yapılır. 2. Belgelerin Hazırlanması: İkametgah belgesi, diploma fotokopisi, sağlık raporu, sabıka kaydı, nüfus cüzdanı fotokopisi gibi belgeler tamamlanır. 3. Başvuru: Tüm belgelerle birlikte ilgili Liman Başkanlığı'na başvuru yapılır. 4. Onay ve Gönderim: Belgeler incelendikten sonra onaylanır ve gemi adamı cüzdanı, başvuru sahibinin adresine gönderilir. Ek olarak, gemi hizmet belgeleri, bakanlığın açtığı Liman Başkanlığı internet sitesi üzerinden online olarak yüklenebilir ve işlenebilir.