Arşivleme

Okullarda evrak saklama süresi, evrakın türüne ve niteliğine göre değişiklik gösterir. Bazı evrakların saklama süreleri şu şekildedir: Öğrenci nakil ve kayıt belgeleri: Genellikle 10 yıl süreyle saklanır. Öğretmen atama ve terfi dosyaları: Süresiz veya uzun sürelerle saklanır. Mali ve muhasebe kayıtları: Mali yıl kapandıktan sonra 5-10 yıl arası saklanır. Genel yazışmalar ve idari kararlar: İşlem gördükten sonra 1-5 yıl saklanır. Evrakların saklama süreleri, ilgili birimlerin arşiv sorumluları tarafından takip edilir. Evrak saklama süreleri hakkında daha detaylı bilgi için "pazarlar.meb.gov.tr" ve "turkceci.net" gibi kaynaklar incelenebilir.

Dijital arşivlemenin bazı faydaları: Veri erişim kolaylığı. Verimlilik artışı. Güvenlik ve koruma. Maliyet etkinliği. Uzun vadeli saklama. Çevre dostu.

Web arşivleme yapmak için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: Wayback Machine: Internet Archive tarafından sunulan bu hizmet, web sitelerinin geçmiş versiyonlarını arşivler. Google Cache: Google, web sitelerini tararken oluşturduğu geçici kopyaları saklar. Bu kopyalar, web sitesinin eski versiyonlarına erişim sağlar. Archive.today: Web sitelerinin belirli bir tarihteki kopyalarını saklayan bir arşivleme hizmetidir. WebCite: Akademik çalışmalar ve referanslar için web sitelerinin arşivlenmesini sağlayan bir hizmettir. Archivebox: Herhangi bir web sitesinin doğru bir anlık görüntüsünü oluşturmaya olanak tanıyan, kullanımı kolay bir arşivleme programıdır. Web arşivleme, telif hakkı ve gizlilik yasaları gibi yasal konuları gündeme getirebilir.

Google Drive'da toplu arşivleme yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 1. Google Yönetici Konsolu'nda oturum açın ve menüden "Dizin" > "Kullanıcılar" seçeneğine gidin. 2. Kullanıcıları toplu güncelle seçeneğini tıklayın ve boş CSV şablonu indir'i seçin. 3. Google E-Tablolar veya Microsoft Excel gibi bir e-tablo uygulamasında CSV dosyasını açın. 4. Yeni Durum sütununda, kullanıcıları arşivlemek için Arşivlenmiş, arşivden çıkarmak için ise Etkin değerini girin. 5. Kaydet'i tıklayın ve ardından Kullanıcılar sayfasında Kullanıcıları toplu güncelle'yi seçin. 6. CSV dosyası ekle'yi tıklayın ve güncellediğiniz CSV dosyasını seçin, ardından Yükle'yi tıklayın. Bu işlem için uygun Kullanıcı Yönetimi ayrıcalığına sahip olmanız gerekmektedir.

Arşivleme için kullanılabilecek bazı klasör türleri: Poşet dosya. Telli dosya. Askılı dosya. Karton dosya. Sıkıştırmalı dosya. Çıtçıtlı ve lastikli dosya. Ayrıca, plastik ve karton klasörler de arşivleme için sıkça tercih edilir. Klasör seçiminde, arşivin fiziksel koşullarına uygunluk ve metal kısımların sağlamlığı gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır.

Çizgi romanlar, çeşitli nedenlerle arşivlenir: Tarih ve kültür mirası: Çizgi roman arşivleri, toplumsal değerlerin ve kültürel dinamiklerin korunmasına yardımcı olur. Eğitim aracı: Çizgi romanlar, okuma becerilerini geliştirmek ve eğitim materyali olarak kullanılmak için arşivlenir. Sanatsal ve kültürel koruma: Çizgi romanlar, sanatsal ve toplumsal değişim gibi birçok temayı barındırır ve arşivler aracılığıyla gelecek kuşaklara aktarılır. Araştırma ve inovasyon: Eski ve yeni eserler bir arada sunulduğu için araştırmacılar ve yeni yetenekler için zemin hazırlanır. Erişim kolaylığı: Dijital arşivler, kullanıcıların istedikleri eserlere zaman ve mekandan bağımsız erişim sağlar.

Dosyalama yönergesi, kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır. Bu yönergeler sayesinde, işletmenin kullanacağı dosyalama sistemleri belirlenir ve çalışanlara tebliğ edilir. Dosyalama yönergelerinde genellikle şu konular yer alır: belgelerin kaydedilmesi ve işleme alınması; belgelerin dosyalama türlerine göre tasnifi ve numaralandırılması; evrakların postalama ve gönderme işlerinin yürütülmesi; arşivlenmesi gereken dosyaların yönetmelikler çerçevesinde arşivlenmesi.

Temat arşiv tipi delgeç, belgeleri dosyalamak için delik açmak amacıyla kullanılır. Temat 1400 model arşiv tipi delgeçin bazı özellikleri şunlardır: 63 sayfaya kadar delme kapasitesi. Metal konstrüksiyon sayesinde uzun ömürlü kullanım. Ergonomik kol yapısı ile minimum eforla maksimum performans. Hassas delme özelliği, belgelerde düzgün ve hizalı delikler açar. Kağıt hizalama kılavuzu ile belgeleri doğru konumlandırarak hatasız delme sağlar.

Dekontlar, dijital ve fiziksel olarak farklı şekillerde saklanabilir: Dijital Saklama: Mobil Uygulamalar: Bankanın mobil uygulaması üzerinden dekontları kaydetme veya ekran görüntüsü alma imkanı sunar. E-posta: İşlemlerden sonra bankadan gelen onay e-postaları veya oluşturulan dekontlar güvenli bir şekilde saklanabilir. Bulut Depolama: Google Drive, Dropbox gibi bulut servisleri kullanılarak dekontlar dijital olarak yedeklenebilir. Fiziksel Saklama: Çok önemli görülen dekontlar, örneğin yüksek meblağlı ödemeler veya araç alım satımı gibi durumlar için bir klasörde fiziksel olarak saklanabilir.

Co-archive terimi, farklı bağlamlarda farklı araçlar veya süreçler için kullanılabilir. İşte iki örnek: 1. SAP CO Nesnelerinin Arşivlenmesi: SAP sisteminde CO (Controlling) nesnelerini arşivlemek için FTR_CO_ARCHIVE işlem kodu kullanılır. 2. İşbirlikçi Arşivleme Aracı Kutusu: Co-Archiving Toolbox, işbirlikçi arşivleme uygulamalarını prototiplemek ve belgelemek için geliştirilmiş bir araçtır. Daha fazla bilgi için ilgili kaynaklara başvurulması önerilir.

Destek eğitim ders defterinin kaç gün tutulduğu bilgisine ulaşılamadı. Ancak, destek eğitim odasında öğrencilerin devam takibi gibi durumların okul yönetimince sınıf defteri tutulması yoluyla kayıt altına alındığı bilinmektedir. Destek eğitim odasında eğitim alacak öğrenciler ile eğitim hizmeti sunacak öğretmenlerin hangi gün ve saatlerde destek eğitim odasında olacaklarına ilişkin planlama okul yönetimince yapılır.

Kartoteks dolaplarını aşağıdaki kişiler ve kurumlar kullanabilir: Ofis çalışanları. Hukuk büroları. Sağlık kuruluşları. Eğitim kurumları. Kütüphaneler. Müze ve arşivler. Finans kurumları. Belediyeler ve kamu kurumları.

Telegram'da arşiv kanalı, kullanıcıların belirli sohbetleri veya dosyaları "arşivleme" adı verilen özel bir alana taşımasını sağlayan bir özelliktir. Arşivlemenin bazı avantajları: Önemli bilgilere odaklanma. Zaman tasarrufu. Gizlilik. Arşivleme işlemi: 1. Arşivlemek istediğiniz sohbeti veya dosyayı seçin. 2. Sağ üst köşedeki üç noktaya tıklayın ve açılan menüden "Arşivle" seçeneğini belirleyin. Arşivlenen sohbetler veya dosyalar, ana sohbet listenizden kaldırılır ancak "Arşivlenmiş Sohbetler" veya "Arşivlenmiş Dosyalar" bölümünden erişilebilir.

Eski nüfus kayıtları, ilgilinin ölümünden sonra ve her halde kayıt tarihinden itibaren seksen yıl geçtikten sonra tamamen silinir.

CloudMail'de arşivleme işlemi, aşağıdaki adımlar izlenerek yapılabilir: 1. Webmail'e giriş yapın: CloudMail hesabınıza giriş yapın. 2. Ayarlar menüsünü açın: Sağ üst köşedeki dişli çark simgesine tıklayın ve "Tüm ayarlar" seçeneğini seçin. 3. Kişisel verileri indirme seçeneğini bulun: Sol taraftaki panelden "Kişisel verileri indir" seçeneğine tıklayın. 4. Veri seçimini yapın: Her veri türü için (e-postalar, takvimler, adres defteri vb.) "Seçenekler" açılır menüsünden istediğiniz seçenekleri işaretleyin. 5. Dosya boyutunu ayarlayın: Alt kısımdaki "Maksimum dosya boyutu" açılır menüsünden zip dosyalarının maksimum boyutunu belirleyin. 6. İndirme talebinde bulunun: "İndirme talep et" butonuna tıklayın. 7. E-postayı bekleyin: Talep edildikten sonra, tüm verilerin hazır olduğunda size bir e-posta gönderilecektir. Alternatif olarak, Gmail gibi diğer e-posta hizmetlerinde de e-postaları arşivleme özelliği bulunmaktadır.

Bigpoint ciltleme makinesi, belgeleri düzenli ve profesyonel şekilde bir araya getirmek için kullanılır. İşe yarar yönleri: - Estetik görünüm: Evrakların şık ve kullanışlı dosyalar haline gelmesini sağlar. - Arşivleme: Belgelerin uzun süreli kullanımını ve düzenli saklanmasını mümkün kılar. - Farklı ciltleme yöntemleri: Spiral, helezon, tel veya tutkallı ciltleme gibi çeşitli yöntemlerle çalışabilir. - Ek fonksiyonlar: Bazı modellerde delme, kenar düzeltme gibi ek özellikler de bulunur.

Arşiv kutusu yerine kullanılabilecek bazı alternatifler şunlardır: Poşet dosyalar. Askılı dosyalar. Plastik klasörler. Karton klasörler. Ayrıca, üçgen arşiv kutuları ve metal kutular da arşiv kutusu yerine kullanılabilir. Alternatifin seçimi, kullanım amacına ve kişisel tercihlere göre değişiklik gösterebilir.

Askılı dosya havuzu, askılı dosyaların düzenli bir şekilde bir arada tutulmasını ve saklanmasını sağlar. Başlıca işlevleri: Düzen: Evrakların toplu ve düzenli olarak bir alanda tutulmasına yardımcı olur. Erişim: Şeffaf etiketleme alanları sayesinde dosyaların kolayca tanımlanmasını ve hızlı bir şekilde bulunmasını sağlar. Güvenlik: Belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve korunmasını sağlar. Taşıma: Pratik taşıma kulpları ile kolay taşıma imkanı sunar. Askılı dosya havuzları, ofisler, arşiv odaları ve ticari işletmeler gibi büyük miktarda belge saklanması gereken yerlerde yaygın olarak kullanılır.

Yazar kasa fişleri, genellikle 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır.

PDF/X-1a ve PDF/A farklı amaçlara hizmet eden PDF formatlarıdır. PDF/X-1a, baskı için uyumlu dosyaların eksiksiz olmasını sağlar ve tüm renklerin CMYK veya spot renkler olarak tanımlanmasını gerektirir. PDF/A ise uzun süreli elektronik belge arşivleme için tasarlanmıştır ve PDF standardının bir alt kümesidir. Dolayısıyla, PDF/X-1a baskı için daha uygunken, PDF/A arşivleme ve uzun vadeli belge saklama için daha uygundur.