Arşivleme

Dijital arşivleme çeşitli faydalar sağlar: 1. Güvenlik: Dijital belgeler şifrelenebilir ve parola korumalı olabilir, bu da onları kağıt belgelerden çok daha güvenli hale getirir. 2. Erişilebilirlik: Dijital belgelere internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir, bu da bilgi paylaşımını ve başkalarıyla işbirliği yapmayı kolaylaştırır. 3. Maliyet Etkinliği: Kağıt belgelerin saklanması için gereken fiziksel depolama alanı ve personel ihtiyacı azalır, bu da maliyetleri düşürür. 4. Veri Yedekleme: Dijital belgeler yedeklenebilir ve birden çok yerde saklanabilir, bu da felaketlerden kaynaklanan kayıp riskini azaltır. 5. Arama ve Dizinleme: Dijital belgeler aranabilir ve dizine eklenebilir, bu da belirli bilgilerin daha hızlı ve kolay bulunmasını sağlar.

Okullarda evrak saklama süresi, belgenin türüne göre değişiklik gösterir. İşte bazı örnekler: Öğrenci dosyaları: Mezuniyetten sonra 5 ila 10 yıl arasında saklanır. Personel dosyaları: Personelin çalıştığı süre boyunca ve işten ayrıldıktan sonra 10 yıl süreyle saklanır. Finansal belgeler: Vergi Kanunu gereği, gelir-gider tabloları ve faturalar gibi belgeler 5 ila 10 yıl arasında saklanır. Sınav evrakları: Okulda 2 yıl, üniversite arşivinde ise 5 yıl saklanır. Ayrıca, "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" gibi yasal düzenlemeler de evrak saklama sürelerini belirler.

Web arşivleme yapmak için aşağıdaki yöntemler ve araçlar kullanılabilir: 1. Wayback Machine: Internet Archive tarafından sunulan bu hizmet, web sitelerinin geçmiş versiyonlarını arşivler. - Kullanım: Wayback Machine web sitesine gidip, arşivlemek istediğiniz web sitesinin URL’sini girerek geçmiş versiyonları görüntüleyebilir veya indirebilirsiniz. 2. Google Cache: Google’ın web sitelerini tararken oluşturduğu geçici kopyaları saklar. - Kullanım: Google arama sonuçlarında, web sitesinin yanındaki küçük yeşil ok simgesine tıklayarak önbelleğe alınmış versiyonunu görüntüleyebilirsiniz. 3. Archive.today: Belirli bir tarihteki web sayfalarının kopyalarını saklayan bir arşivleme hizmetidir. - Kullanım: Archive.today web sitesine gidip, arşivlemek istediğiniz web sayfasının URL’sini girerek “Save” butonuna tıklamanız yeterlidir. 4. WebCite: Akademik referanslar için web sitelerinin arşivlenmesini sağlayan bir hizmettir. - Kullanım: WebCite web sitesine gidip, arşivlemek istediğiniz web sayfasının URL’sini girerek arşivleme işlemini başlatabilirsiniz. Ayrıca, düzenli yedekleme ve dijital arşivleme yazılımları kullanarak da web sitenizi arşivleyebilirsiniz.

Arşivleme için kullanılabilecek bazı klasör türleri: Poşet dosya. Telli dosya. Askılı dosya. Karton dosya. Sıkıştırmalı dosya. Çıtçıtlı ve lastikli dosya. Ayrıca, plastik ve karton klasörler de arşivleme için sıkça tercih edilir. Klasör seçiminde, arşivin fiziksel koşullarına uygunluk ve metal kısımların sağlamlığı gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır.

Google Drive'da toplu arşivleme yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 1. Bilgisayardan: - Google Drive hesabınızda oturum açın. - Arşivlemek istediğiniz dosyaları seçin. - Seçilen dosyaların üzerinde sağ tıklayın ve "İndir" seçeneğini seçin. 2. Telefondan: - Google Drive uygulamasını açın. - Arşivlemek istediğiniz dosyaları seçin. - Alt araç çubuğundaki üç nokta simgesine dokunun ve "İndir" seçeneğini seçin. 3. Tüm Dosyaları İndirme (Bilgisayardan): - Google Drive hesabınızda oturum açın. - Sol taraftaki menüden "Hesap Ayarları"nı seçin. - "İndirmeler" sekmesine tıklayın. - "Tümünü İndir" düğmesini tıklayın.

Çizgi romanlar çeşitli nedenlerle arşivlenir: 1. Kültürel Mirasın Korunması: Çizgi romanlar, zaman içinde toplumu ve kültürü yansıtan önemli belgeler olarak kabul edilir. 2. Sanatsal ve Tarihi Değer: Çizgi roman arşivleri, sanatçıların ve yazarların çalışmalarını bir arada görme ve çizgi romanların evrimini izleme fırsatı sunar. 3. Eğitim ve Araştırma: Çizgi romanlar, okuma becerilerini geliştirmek ve tarihsel, kültürel araştırmalar için zengin bir veri kaynağı sağlar. 4. Koleksiyonculuk: Çizgi romanlar, koleksiyoncular için değerli eserler olup, bazı eserlerin değeri zamanla artabilir.

Dosyalama yönergesi, kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır. Bu yönergede belirtilen hususlar şunlardır: - Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteri. - Dosyalama süreci: Gelen evrakın teslim alınması, tasnif edilmesi, dosyalama sistemine göre numaralandırılması ve dosya endekslerinin düzenlenmesi gibi işlemler. - Arşivleme: Arşivlenmesi gereken dosyaların yönetmelikler çerçevesinde saklanması.

Temat arşiv tipi delgeç, çok sayıda sayfanın tek seferde delinerek dosyalanması için kullanılır. Diğer işlevleri: - Paslanmaz metal gövde ve ergonomik tasarım ile uzun ömürlü ve kolay kullanım sağlar. - Farklı kâğıt boyutları için metal kılavuz çubuğu mevcuttur. - İki delik arası mesafe ve delik çapı standart dosya ve klasörlere uygundur.

Dekontlar hem fiziksel hem de dijital ortamlarda saklanabilir: 1. Fiziksel Arşivleme: Banka dekontları, banka şubelerinde veya veznelerinde basılı olarak saklanır. 2. Dijital Ortam: İnternet bankacılığı veya mobil bankacılık uygulamaları üzerinden alınan e-dekontlar, dijital ortamda saklanır ve gerektiğinde elektronik ortamda erişilebilir. Ayrıca, dekontların güvenli bir şekilde saklanması ve sadece yetkili kişilerle paylaşılması önemlidir.

Destek eğitim ders defteri, öğrencinin okuldan mezun olmasından sonra en az 5-10 yıl süreyle saklanır.

CO arşivleme için FTR_CO_ARCHIVE SAP işlem kodu kullanılır verilerinin arşivlenmesi için aşağıdaki adımlarla kullanılır: 1. Komut alanına FTR_CO_ARCHIVE işlem kodunu girin. 2. Arşivlenecek nesne türünü (örneğin, maliyet unsurları, maliyet merkezleri, iç siparişler, istatistiksel anahtar rakamlar) açılır menüden seçin. 3. Nesne numarasını girin. 4. Arşivle seçeneğine tıklayarak nesneyi arşivleyin veya Sil seçeneğine tıklayarak nesneyi arşivden çıkarın. 5. Arşivlenen nesneleri görüntülemek için Arşivlenen Nesneleri Görüntüle seçeneğine tıklayın ve nesne numarasını girin. 6. Ayrıntıları görmek için Yürüt seçeneğine tıklayın. Arşivleme işlemi sırasında dikkatli olunmalıdır, çünkü bu işlem veri kaybına veya yanlış veri depolanmasına yol açabilir.

Kartoteks dolaplarını aşağıdaki kişiler ve kurumlar kullanabilir: Ofis çalışanları. Hukuk büroları. Sağlık kuruluşları. Eğitim kurumları. Kütüphaneler. Müze ve arşivler. Finans kurumları. Belediyeler ve kamu kurumları.

Telegram arşiv kanalı, Telegram'da kullanıcının tüm sohbet geçmişini, metin mesajlarını, fotoğraflarını, videolarını ve diğer medya dosyalarını içeren bir klasördür. Bu arşiv, sohbetlerin ana listeden gizlenmesini sağlar, ancak grupların ve kanalların üyesi olarak kalınmasını, tüm tarihin korunmasını ve gerektiğinde her şeyin geri yüklenebilmesini mümkün kılar.

Eski nüfus kayıtları, ilgilinin ölümünden sonra ve her halde kayıt tarihinden itibaren seksen yıl geçtikten sonra tamamen silinir.

Arşiv kutusu yerine kullanılabilecek bazı alternatifler şunlardır: Poşet dosyalar. Askılı dosyalar. Plastik klasörler. Karton klasörler. Ayrıca, üçgen arşiv kutuları ve metal kutular da arşiv kutusu yerine kullanılabilir. Alternatifin seçimi, kullanım amacına ve kişisel tercihlere göre değişiklik gösterebilir.

Bigpoint ciltleme makinesi, belgeleri düzenli ve profesyonel şekilde bir araya getirmek için kullanılır. İşe yarar yönleri: - Estetik görünüm: Evrakların şık ve kullanışlı dosyalar haline gelmesini sağlar. - Arşivleme: Belgelerin uzun süreli kullanımını ve düzenli saklanmasını mümkün kılar. - Farklı ciltleme yöntemleri: Spiral, helezon, tel veya tutkallı ciltleme gibi çeşitli yöntemlerle çalışabilir. - Ek fonksiyonlar: Bazı modellerde delme, kenar düzeltme gibi ek özellikler de bulunur.

CloudMail'de arşivleme işlemi, aşağıdaki adımlar izlenerek yapılabilir: 1. Webmail'e giriş yapın: CloudMail hesabınıza giriş yapın. 2. Ayarlar menüsünü açın: Sağ üst köşedeki dişli çark simgesine tıklayın ve "Tüm ayarlar" seçeneğini seçin. 3. Kişisel verileri indirme seçeneğini bulun: Sol taraftaki panelden "Kişisel verileri indir" seçeneğine tıklayın. 4. Veri seçimini yapın: Her veri türü için (e-postalar, takvimler, adres defteri vb.) "Seçenekler" açılır menüsünden istediğiniz seçenekleri işaretleyin. 5. Dosya boyutunu ayarlayın: Alt kısımdaki "Maksimum dosya boyutu" açılır menüsünden zip dosyalarının maksimum boyutunu belirleyin. 6. İndirme talebinde bulunun: "İndirme talep et" butonuna tıklayın. 7. E-postayı bekleyin: Talep edildikten sonra, tüm verilerin hazır olduğunda size bir e-posta gönderilecektir. Alternatif olarak, Gmail gibi diğer e-posta hizmetlerinde de e-postaları arşivleme özelliği bulunmaktadır.

Askılı dosya havuzu, askılı dosyaların düzenli bir şekilde bir arada tutulmasını ve saklanmasını sağlar. Başlıca işlevleri: Düzen: Evrakların toplu ve düzenli olarak bir alanda tutulmasına yardımcı olur. Erişim: Şeffaf etiketleme alanları sayesinde dosyaların kolayca tanımlanmasını ve hızlı bir şekilde bulunmasını sağlar. Güvenlik: Belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve korunmasını sağlar. Taşıma: Pratik taşıma kulpları ile kolay taşıma imkanı sunar. Askılı dosya havuzları, ofisler, arşiv odaları ve ticari işletmeler gibi büyük miktarda belge saklanması gereken yerlerde yaygın olarak kullanılır.

Yazar kasa fişleri, genellikle 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır.

PDF/X-1a ve PDF/A farklı amaçlara hizmet eden PDF formatlarıdır. PDF/X-1a, baskı için uyumlu dosyaların eksiksiz olmasını sağlar ve tüm renklerin CMYK veya spot renkler olarak tanımlanmasını gerektirir. PDF/A ise uzun süreli elektronik belge arşivleme için tasarlanmıştır ve PDF standardının bir alt kümesidir. Dolayısıyla, PDF/X-1a baskı için daha uygunken, PDF/A arşivleme ve uzun vadeli belge saklama için daha uygundur.