BelgeYönetimi

TÜRMOB Luca e-Entegratör, e-Fatura portalı üzerinden faturalama süreçlerini elektronik ortama taşıyan bir uygulamadır. Bu uygulama ile: e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgeleri kolayca oluşturulabilir. Kontör kullanılarak belgeler ücretsiz olarak oluşturulabilir. Belgelerin PDF'leri görüntülenip, WhatsApp üzerinden gönderilebilir. TÜRMOB Luca e-Entegratör, Android ve iOS platformlarında kullanılabilir.

Yerli arşivler çeşitli kurumlarda bulunmaktadır: 1. Milli Kütüphane: Ülke genelinde yayınlanan eserleri toplar ve derler, internet sayfasından milyonlarca kitap ve süreli yayının künyelerine ulaşılabilir. 2. İBB Atatürk Kitaplığı: İstanbul'da yer alır, eski harfle basılmış kitaplar, gazeteler ve el yazmaları gibi tarihi değeri olan eserleri içerir. 3. TÜBİTAK Dergi Arşivi: TÜBİTAK'ın popüler bilim dergilerinin arşiv sayılarını ücretsiz erişime sunar. 4. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı: Osmanlı ve Cumhuriyet dönemine ait belgeleri barındırır, Ankara ve İstanbul'da merkezleri vardır. 5. TBMM Arşivi: 1920 yılından beri çıkan yasalar ve tutanakları saklar.

Cepli dosyalar çeşitli türlere ayrılır: 1. Tek Cepli Dosyalar: Sadece bir cep içerir ve az sayıda belge taşımak için kullanılır. 2. Çift Cepli Dosyalar: İki cep içerir ve daha fazla belgeyi düzenli bir şekilde saklamak için idealdir. 3. A4 Boyutlu Cepli Dosyalar: Standart A4 belgeler için uygundur ve en yaygın kullanılan türdür. 4. Özel Boyutlu Cepli Dosyalar: Farklı boyutlardaki belgeler için tasarlanmış özel dosyalardır. 5. Plastik Cepli Dosyalar: Daha dayanıklı ve suya karşı korumalıdır, uzun süreli kullanım için uygundur.

GSB EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), Elasoft Yazılım ve Bilişim Teknolojileri tarafından geliştirilen EBYS yazılımı ile çalışmaktadır.

Coral AI, çeşitli alanlarda belge yönetimi ve bilgi çıkarma işlemlerini kolaylaştıran bir yapay zeka aracıdır. Başlıca işlevleri: PDF özetleme: PDF dosyalarından hızlı ve özlü özetler oluşturur. Doğal dil işleme: Gelişmiş algoritmalar kullanarak belgeleri analiz eder ve anahtar noktaları belirler. Soru yanıtlama: Belgelerle ilgili sorulara sayfa alıntılarıyla birlikte yanıtlar verir. Çoklu dil desteği: 90'dan fazla dilde çalışır. Alıntı oluşturma: Yanıtlar ve özetler için tıklanabilir sayfa numarası referansları sağlar. Kullanım alanları: akademisyenler, öğrenciler, araştırmacılar ve iş profesyonelleri için zaman tasarrufu ve verimlilik artışı sağlar.

Doküman Yönetim Sistemi (DMS) aşağıdaki adımlarla çalışır: 1. Belge Yükleme: Kullanıcılar belgeleri DMS'ye yükler. 2. Dizinleme: Yüklenen belgeler, belirli anahtar kelimeler ve meta verilerle dizinlenir. 3. Saklama: Belgeler, merkezi bir veri tabanında saklanır. 4. Erişim: Kullanıcılar, belirli izinler ve erişim hakları doğrultusunda belgelere erişebilir. 5. Arama: Belgeler, anahtar kelimeler veya meta veriler kullanılarak kolayca bulunabilir. 6. Paylaşma ve Düzenleme: Belgeler, kullanıcılar arasında paylaşılabilir ve düzenlenebilir. 7. Güvenlik: Belgeler, yetkisiz erişim ve veri kaybına karşı korunur. Bu süreç, kağıt tabanlı sistemlerin yerini alarak iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.

DMS (Document Management System)'in amacı, belgelerin organize edilmesi, yönetilmesi, korunması ve erişilebilir hale getirilmesi süreçlerini dijital ortamda optimize etmektir. DMS'in diğer amaçları: - Verimliliği artırmak: Belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasını sağlayarak çalışanların daha fazla zamanınızı değer katan işlere ayırmalarını mümkün kılar. - Maliyetleri azaltmak: Kağıt, depolama ve manuel işlem maliyetlerini düşürür. - Güvenliği sağlamak: Erişim kontrolleri, şifreleme ve denetim izleri ile belgelerin güvenliğini artırır. - Uyumluluğu sağlamak: Düzenleyici standartlara uygunluğu otomatikleştirerek yasal cezalardan kaçınmayı mümkün kılar. - İşbirliğini kolaylaştırmak: Belgelerin farklı kaynaklardan tek bir platformda paylaşılmasını ve üzerinde birlikte çalışılmasını sağlar.

PDF ajanda, belgelerin orijinal biçiminde saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar. Bu formatın bazı kullanım alanları şunlardır: İş dünyası: Sözleşmeler, raporlar, sunumlar, faturalar ve teklif dosyaları gibi önemli belgelerin paylaşımı ve arşivlenmesi için idealdir. Eğitim: Ders notları, e-kitaplar, makaleler ve tezlerin saklanması ve dağıtılması için kullanılır. Günlük yaşam: Kişisel belgelerin, biletlerin, fatura ödemelerinin ve garanti belgelerinin güvenli bir şekilde saklanması ve paylaşılması amacıyla kullanılır. Ayrıca, PDF dosyaları şifreleme ve dijital imza gibi güvenlik özellikleriyle donatılabilir, bu da hassas bilgilerin korunmasını sağlar.

MYK yenileme ücreti, belge yenileme başvurusu yapıldıktan sonra yatırılır.

Outlook'ta açılan belgelerin nasıl geri getirileceği, belgenin kaybolma nedenine göre değişiklik gösterebilir: 1. Silinmiş Öğeler Klasörü: Belgeyi yanlışlıkla Silinmiş Öğeler klasörüne taşıdıysanız, bu klasörden geri yükleyebilirsiniz. 2. Yedekleme ve Geri Yükleme: Belgeyi yedeklediyseniz, Yedekleme ve Geri Yükleme işlevini kullanarak geri yükleyebilirsiniz. 3. Kurtarılabilir Öğeler Klasörü: Belgeyi kalıcı olarak sildiyseniz, Kurtarılabilir Öğeler klasöründe olabilir.

Arşiv yazılımı, belgelerin düzenli bir şekilde kategorize edilip saklanmasını, erişilebilir hale getirilmesini ve aranabilirliğinin artırılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir. Arşiv yazılımının başlıca işlevleri ve faydaları şunlardır: Belge yönetimi: Belgelerin dijitalleştirilmesi, taranması ve depolanması. Kategorilendirme ve etiketleme: Belgelerin belirli kategorilere veya etiketlere göre sınıflandırılması. Arama ve filtreleme: Belgelerin içeriği, başlığı veya etiketleri gibi özelliklerine göre arama yapabilme imkanı. Versiyon kontrolü: Belgelerin farklı sürümlerinin yönetilmesi. İşbirliği ve paylaşım: Belgelerin birden fazla kullanıcı tarafından düzenlenmesi, yorum yapılması ve değişikliklerin takip edilmesi. Güvenlik: Belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması ve şifrelenmesi. Arşiv yazılımı, işletmeler ve bireyler için zaman ve kaynak tasarrufu sağlar, iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.

Netsis'te taslak belgenin basımı için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. "Çoklu Seri Giriş Ekranı"nda belge birim kodları tanımlandıktan sonra "E-İrsaliye Yanıt Serisi" seçeneği tercih edilen birim kodu ile birlikte işaretlenmelidir. 2. Taslak haline gelen belgeler, "Toplu E-İrsaliye Oluşturma" ekranına kısıt verilerek listelenir. 3. Belge üzerine çift tıklandığında E-İrsaliye belgesi görüntülenir ve bu belgede "ETTN" numarası otomatik olarak oluşturulur. 4. "Baskı Ön İzleme" butonuna basılarak taslak belgenin ön izlemesi yapılabilir ve ardından "Yazdır" butonuna basılarak varsayılan yazıcıdan çıktı alınabilir.

Dizekli kağıt, iki veya daha fazla belgeyi eş zamanlı olarak çoğaltmak için kullanılan bir materyaldir. Kullanım alanları şunlardır: - Ofis ve büro: Fatura, irsaliye, sözleşme. - Perakende: Teslimat makbuzu. - Eğitim: Sınav kağıdı, çalışma yaprakları. - Sanat ve tasarım: Prototip çizimleri. Dijital dönemde bile, saha ve acil durumlarda tercih edilmeye devam eder.

Evet, kurumlara dilekçe verirken ek yapılabilir. Ekler, dilekçenin sonunda "Ekler" veya "Ek" başlığı altında belirtilmelidir.

Kopya kağıdı, iki veya daha fazla belgeyi eş zamanlı olarak çoğaltmak için kullanılan bir materyaldir. Kullanım alanları: - Ofis ve büro: Fatura, irsaliye, sözleşme gibi belgelerin çoğaltılması. - Perakende: Teslimat makbuzları. - Eğitim: Sınav kağıtları, çalışma yaprakları. - Sağlık: Reçete, hasta formları. - Sanat ve tasarım: Prototip çizimleri. Ayrıca, dijital baskı öncesi prova kopyaları ve taşınabilir saha raporları için de pratik bir çözüm sunar.

CMR taşıma belgesi, taşıma işleminin tamamlanmasından sonra en az bir yıl boyunca saklanır.

Belgegeçer (faks makinesi), belgelerin hızlı ve güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar. Kullanım alanları ve faydaları şunlardır: İş yönetimi: Faturalar, sözleşmeler, siparişler ve iş akışlarının elektronik olarak yönetilmesi. Finans: Müşteri hesapları, kredi başvuruları ve finansal belgelerin işlenmesi. Sağlık hizmetleri: Hasta kayıtları, reçeteler ve tıbbi belgelerin saklanması. Hukuk: Yasal belgelerin ve dava dosyalarının yönetimi. Eğitim: Ders notları, sınav sonuçları ve öğrenci belgelerinin dijitalleştirilmesi. Hükümet: Vergi beyannameleri ve resmi raporların elektronik olarak yönetilmesi. Ayrıca, belgegeçerler kağıt belgelerin fiziksel saklama ihtiyacını azaltarak çevre dostu bir seçenek sunar.

PaperPort programı, belgeleri dijitalleştirmek, düzenlemek, bulmak ve paylaşmak için kullanılan bir belge yönetim yazılımıdır. Başlıca işlevleri: - Kolay tarama: Belgeleri tek bir tıklamayla taramak ve dijital PDF dosyaları oluşturmak. - Güvenlik: Belgelerin şifrelenmesi, gizlilik sertifikaları ve izinsiz erişimi engelleyen özellikler. - Arama ve organizasyon: Dosya öznitelikleri ve metin dizeleri ile belgeleri hızlıca bulmak ve organize etmek. - Form doldurma: Boş formları otomatik olarak doldurup kaydetmek ve e-posta ile göndermek. - Mobil erişim: Belgeleri iPhone, iPad ve Android cihazlardan görüntülemek ve indirmek. PaperPort, Standart ve Profesyonel sürümleri ile sunulmaktadır.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve EBS (Elektronik Başvuru Sistemi) kullanımı şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. EBYS Kullanımı: - Belge Oluşturma: Kullanıcılar, sistem üzerinden standart formatlara uygun şekilde yeni belgeler oluşturur. - Dijital İmza ve Onay Süreci: Belgeler, e-imza entegrasyonu sayesinde ilgili kişiler tarafından elektronik olarak imzalanır ve onaylanır. - İç Yönlendirme: İmzalanan belgeler, EBYS üzerinden ilgili birimlere veya personele dijital olarak yönlendirilir. - Kayıt ve Arşivleme: Onaylanan belgeler sistem tarafından otomatik olarak kayıt altına alınır ve dijital arşivde saklanır. - Erişim ve İzleme: Yetkili kullanıcılar, sisteme giriş yaparak aradıkları belgelere ulaşabilir ve işlem geçmişlerini detaylı olarak izleyebilir. 2. EBS Kullanımı: - Hesap Oluşturma ve Giriş: Kullanıcı hesabı oluşturularak sisteme giriş yapılır. - Başvuru Formunun Doldurulması: Başvuru formunda gerekli bilgilerin girilmesi sağlanır. - Gerekli Belgelerin Yüklenmesi: Başvuruya eklenmesi gereken belgeler dijital olarak sisteme yüklenir. - Başvurunun Onaylanması: Başvuru formu ve belgeler incelendikten sonra başvuru onaylanır. - Başvuru Takip: Başvuru sahipleri, başvurularının durumunu sistem üzerinden takip edebilir ve sonucu öğrenebilirler.

Fişleri dijitalleştirmek için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Ayıklama ve Tasnif: Fişleri fiziksel olarak tanıyın ve dijital ortamda nereye kaydedileceğine karar verin. 2. Tarama: Fişleri yüksek çözünürlüklü bir tarayıcı ile dijital formata dönüştürün. 3. Optik Karakter Tanıma (OCR): Taranan belgelerde bulunan metinleri dijital veriye dönüştürmek için OCR yazılımı kullanın. 4. Metadata Ekleme: Dijitalleştirilen belgelere, içeriği hakkında bilgi veren anahtar kelimeler, tarihler gibi metadata ekleyin. 5. Depolama ve Yönetim: Dijital belgeleri güvenli bir belge yönetim sisteminde saklayın ve gerektiğinde kolayca erişilebilir hale getirin.