Arşiv yazılımı, belgelerin düzenli bir şekilde kategorize edilip saklanmasını, erişilebilir hale getirilmesini ve aranabilirliğinin artırılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir 1.
Arşiv yazılımının başlıca işlevleri ve faydaları şunlardır:
- Belge yönetimi: Belgelerin dijitalleştirilmesi, taranması ve depolanması 2.
- Kategorilendirme ve etiketleme: Belgelerin belirli kategorilere veya etiketlere göre sınıflandırılması 1.
- Arama ve filtreleme: Belgelerin içeriği, başlığı veya etiketleri gibi özelliklerine göre arama yapabilme imkanı 1.
- Versiyon kontrolü: Belgelerin farklı sürümlerinin yönetilmesi 1.
- İşbirliği ve paylaşım: Belgelerin birden fazla kullanıcı tarafından düzenlenmesi, yorum yapılması ve değişikliklerin takip edilmesi 1.
- Güvenlik: Belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması ve şifrelenmesi 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: