Savunma tutanağı hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Başlık ve Tarih: Tutanak başlığı, kağıdın ortasına ve büyük harflerle yazılır 2. Başlıkta olayın belirtilmesi gerekmiyorsa, sadece "TUTANAKTIR" şeklinde yazılır 2.
- Olayın Niteliği: Suçun veya yaşanan olayın niteliği yazılarak belirtilir 2.
- Detayların Verilmesi: Yaşanan olaya dair detayların verilmesi, tutanağın kullanılabilmesini kolaylaştırır 2. Ayrıca, bilgilerin hangi şekilde öğrenildiği de eklenmelidir 2.
- Zaman ve Mekan Bilgisi: Suçun veya olayın meydana geldiği zaman ve mekana dair bilgilere yer verilmelidir 2.
- Deliller: Varsa, suç veya olaya dair deliller tutanağa eklenmeli ve nasıl elde edildikleri yazılmalıdır 2.
- İmza: Tutanak, olaya tanık olan veya tutanağı düzenleyen kişiler tarafından imzalanmalıdır 23.
Savunma yazısı ise şu şekilde hazırlanmalıdır:
- Başlık ve Tarih: Savunmanın hazırlandığı tarih sağ üst köşeye yazılır 34.
- Hitap: Savunmanın hazırlandığı şirketin ilgili kurumuna hitap edilerek başlanır 34.
- Savunma Konusu: Savunmanın hangi olay veya ihlal ile ilgili olduğu açıkça belirtilir 3.
- Açıklama: Olayın nasıl geliştiği, savunmayı yapan kişi tarafından nasıl algılandığı ve ilgili durum hakkında açıklamalar eklenir 3.
- Gerekçeler ve Belgeler: İddiaları çürütmek veya açıklığa kavuşturmak için sunulabilecek gerekçeler ve ilgili belgeler belirtilir 3.
- İmza ve Bilgi: Savunmanın sonunda "Bilgilerinize sunarım" cümlesi ve sağ alt köşeye isim, soy isim ve imza eklenir 34.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: