KPI'da kaç gösterge olması gerektiği, işletmenin genel performansına bakarken, ilerlemeyi ölçmek için yaklaşık beş farklı KPI ile sınırlı tutulması önerilir. Ancak, pazarlama, satış, İK, müşteri hizmetleri ve geliştirme gibi her departman için daha spesifik KPI'lar da izlenebilir. KPI belirlerken, SMART kriterleri göz önünde bulundurulabilir: Specific (Spesifik). Measurable (Ölçülebilir). Achievable (Ulaşılabilir). Relevant (İlgili). Time-Bound (Zamana Bağlı).