Sekreterlik

İlaç sekreteri olarak da bilinen tıbbi sekreter, sağlık kuruluşlarında çeşitli görevler üstlenir. Bu görevler arasında: Hasta karşılama ve kayıt: Hastaları karşılamak, kimlik bilgilerini almak ve hastane bilgi sistemine kaydetmek. Randevu yönetimi: Doktor randevularını düzenlemek, iptal veya değişiklik durumlarında hastaları bilgilendirmek. Tıbbi dokümantasyon: Hastaların tıbbi geçmişlerini, muayene sonuçlarını ve diğer önemli bilgileri düzenli olarak kaydetmek. Bilgi verme: Hastalara ve yakınlarına tedavi süreçleri, ilaç kullanımı gibi konularda bilgi vermek. Ödeme işlemleri: Hastane ücretlerinin tahsilatı ve sigorta işlemleriyle ilgilenmek. Telefon trafiği: Gelen telefonları cevaplamak, mesajları iletmek ve randevu almak. İdari işlemler: Malzeme siparişi, rapor hazırlama gibi diğer idari görevleri yerine getirmek.

Sekreter, bir şirket veya ofisteki idari ve yönetimsel işlerin sürdürülmesinden sorumlu olan kişidir. Görev ve sorumlulukları şunlardır: Randevu ve toplantı düzenleme: Yöneticilerin ve şirket içi birimlerin randevularını planlar, toplantı tarihlerini düzenler. Telefon ve e-posta yönetimi: Gelen aramaları cevaplar, mesajları not alır ve yazışmaları yönetir. Müşteri karşılama ve yönlendirme: Ofise gelen ziyaretçileri karşılar ve ilgili kişilere yönlendirir. Belge ve evrak düzenleme: Ofis içi veya ofisler arası yazışmaları düzenler, dosyaları ve evrakları düzenler. Mali işler: Gelir gider hesaplarını tutar, ofis malzemelerinin stoklarını tutar ve sipariş verir. Gizlilik: Şirket ve müşteri bilgilerinin gizliliğini sağlar. Diğer görevler: İş seyahatleri ve yemek organizasyonlarını düzenler, günlük iş raporları tutar.

Sekreterlikte çeşitli klasör türleri kullanılır: 1. Standart Klasörler: Genellikle A4 boyutunda olup, metal veya plastik klipsleri bulunur. 2. Zarf Klasörleri: Daha küçük boyutlarda olup, fermuarlı yapısı sayesinde içeriği güvende tutar. 3. Ciltli Klasörler: Sunum dosyalarının saklanması için tercih edilir, daha şık ve profesyonel bir görünüm sağlar. 4. Osmanlı Klasörler: Kalın evrakların saklanması için idealdir, genellikle büyük boyuttadır. 5. Çoklu Delikli Klasörler: Dosyaların delgili bir şekilde saklanması gerektiğinde kullanılır. Ayrıca, sekreterlikler de belgelerin düzenlenmesi ve korunması için yaygın olarak kullanılır.

Sekreterlik ve ilaç mümessilliği farklı mesleklerdir. İlaç mümessilliği, ilaç firmalarının ürünlerini tanıtmak, satmak ve piyasada temsil etmekle görevli profesyonellerin yaptığı bir iştir. Sekreterlik ise büro yönetimi ve idari işlerde çalışan, yazışmaları yürüten, randevuları ayarlayan ve genel ofis işlerini organize eden kişilerin yaptığı bir meslektir.

Toplantı notlarını genellikle sekreter tutar.

Avukatlık bürosunda sekreter çeşitli görevler üstlenir: 1. Randevu Düzenleme: Yöneticisinin randevularını alarak, saatler hakkında düzenlemelerde bulunur. 2. İletişim Yönetimi: Ofis telefonları, elektronik ofis malzemeleri ve maillerin kontrollerini yaparak gerekli iletişimi sağlar. 3. Belge Hazırlama ve Dosyalama: Avukatların yönlendirmesi doğrultusunda belgeleri hazırlayarak adliyeye teslim eder ve dosyalama yapar. 4. Mahkeme Hazırlıkları: Duruşma günlerinde yapılacak işlemler için hazırlık yapar, randevu defterini ayarlar ve izleme defterine kayıtlarını yapar. 5. Makbuz İşlemleri: Gerekli evraklar için makbuz alma ve imzalatma işlemlerini gerçekleştirir. 6. Seyahat ve Organizasyon: Baroda aldığı yetki belgesine istinaden adliyeden veya icra dairesinden alması gereken evrakların kopyalarını sorumlu olduğu kişilere iletir. Çalışma ortamı genellikle ofis içi olup, hareketli ve zaman zaman gürültülü olabilir.

Muhasebede çalışan bir sekreter, şirketin finansal işlemlerini ve kayıtlarını yönetmekten sorumludur. Bu görevler arasında: Finansal raporlar hazırlamak: Gelir tabloları, nakit akış tabloları ve bilançolar gibi üst yönetime aylık raporlar sunmak. Faturaları incelemek: Faturaların doğruluk ve talep düzenlemelerini kontrol etmek. Bütçe koordinasyonu: Yıllık işletme bütçesi ve sermaye gider bütçesi gibi bütçeleri koordine etmek ve izlemek. Ödemeleri almak: Müşterilerden veya müşterilerden gelen ödemeleri almak ve bunları işletmenin banka hesabına yatırmak. Kayıt tutma: Gelir ve gider kayıtlarını güncelleyerek muhasebe kayıtlarını tutmak. Yazışma ve idari görevler: Vergi kayıtları, vergi indirimi formları ve satıcılara, müşterilere ve alacaklılara mektuplar hazırlamak gibi idari işleri yürütmek.

Tıbbi sekreterlik mesleği, sağlık sektöründe önemli bir yer tutmaktadır ve vardır. Çalışma alanları arasında hastaneler, poliklinikler, özel klinikler, tıp merkezleri, laboratuvarlar ve sağlık sigortası şirketleri gibi çeşitli sağlık kuruluşları bulunmaktadır. Tıbbi sekreter olmak için, üniversitelerin 2 yıllık Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik bölümünden mezun olmak veya en az lise mezunu olup tıbbi sekreterlik sertifikasına sahip olmak gerekmektedir.

Boğaziçi Üniversitesi (BÜ) İnşaat Mühendisliği bölümünde sekreterlik görevi, inşaat mühendisliği projelerinin planlanması, yönetimi ve denetimi süreçlerinde destek sağlar. Sekreterin spesifik görevleri arasında şunlar yer alabilir: Proje planlama ve yönetiminde aktif rol almak, bütçe planları yapmak ve kaynakları yönetmek; Şantiye organizasyonu sağlayarak işçi, malzeme ve ekipman koordinasyonunu yönetmek; Mimarlar ile birlikte çalışarak yapıya ait temel tasarım ve taşıyıcı sistem hesaplarını gerçekleştirmek; İnşaat malzemelerinin seçimi, testi ve kalite kontrolünde görev almak; İnşaat projelerini sürdürülebilirlik çerçevesinde değerlendirerek çevresel etkileri en aza indirecek çözümler üretmek.

Bilgisayar mühendisliği sekreterliği 4 yıllık bir lisans programıdır.

Sert sekreter, bir şirketin veya kuruluşun idari ve yönetimsel işlerinde destekleyici görev üstlenen kişidir. Başlıca görevleri şunlardır: Randevu ve toplantıların düzenlenmesi: Yöneticinin günlük akışını organize eder, randevuları ayarlar ve hatırlatmalar yapar. Telefon ve e-posta trafiğinin yönetilmesi: Gelen aramaları cevaplar, notları alır ve ilgili kişilere iletir. Müşteri ilişkilerinin yürütülmesi: Gelen müşterileri karşılar, yönlendirir ve ihtiyaçlarına göre yardımcı olur. Ofis malzemelerinin yönetimi: Stokları takip eder, sipariş verir ve teslimat raporlarını tutar. Yazışmaların düzenlenmesi: İç ve dış yazışmaları düzenler, belgeleri dosyalayıp sınıflandırır. Raporlama: İş raporları tutarak verileri analiz eder ve yöneticiye özet raporlar sunar. Ayrıca, sekreterler ön muhasebe, hukuk ve sağlık konularında da destek verebilirler.

3D sekreterlik sertifikası, sekreterlik ve büro yönetimi alanında temel becerileri kazandıran ve resmi geçerliliği olan bir belgedir. Bu sertifika, aşağıdaki alanlarda işe yarar: 1. Kariyer Gelişimi: İşverenler için sertifika, adayın mesleki yeteneklerini ve yetkinliklerini belgeler, iş başvurularında avantaj sağlar. 2. İş Güvenliği: İş yerindeki prosedürleri, gizlilik standartlarını ve etik kuralları öğrenerek, güvenli bir çalışma ortamı sağlamaya yardımcı olur. 3. İletişim ve Organizasyon: Yazılı ve sözlü iletişim becerilerini geliştirir, organizasyon ve planlama konularında pratik yöntemler sunar. 4. Geniş Çalışma Alanı: Kamu kurumları, hastaneler, özel şirketler, eğitim kurumları gibi çeşitli alanlarda çalışma fırsatı sunar.

Üniversite bölüm sekreterliği görevleri şunlardır: 1. Toplantı ve Randevu Organizasyonu: Bölümdeki toplantıları ve randevuları düzenlemek. 2. Ofis ve Evrak İşleri: Ofis yönetimi sağlamak, gelen aramaları yanıtlamak ve e-postaları yönetmek. 3. Öğrenci İşleri: Öğrencilerin evrak takibini yapmak, dosya açmak ve belgeleri arşivlemek. 4. Yönetimsel Destek: Yöneticinin iş süreçlerini takip etmek ve diğer birimlerle koordineli çalışmak. 5. Mali İşler: Bölüm için satın alma taleplerini hazırlamak ve mali işlemleri takip etmek. 6. Yasal ve İdari İşler: Akademik personel ve öğrencilerle ilgili mevzuatı bilmek ve uygulamak.

Kore'de sekreterlik yapmak için genellikle en az lise mezunu olmak gerekmektedir. Gerekli yetkinlikler arasında iyi iletişim becerileri, organizasyon yeteneği, zaman yönetimi ve problem çözme yetenekleri bulunmaktadır. Çalışma alanları arasında büyük şirketler, kamu kurumları, hastaneler, üniversiteler ve hukuk büroları yer almaktadır. Eğitim almak isteyenler, meslek liselerinde veya özel eğitim kurumlarında sekreterlik ve ofis yönetimi programlarına katılabilirler.

Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik bölümünde çıkmış sınavlar arasında Temel Yeterlilik Testi (TYT) ve Alan Yeterlilik Testleri (AYT) bulunmaktadır. Ayrıca, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi bünyesinde bu bölümle ilgili ara sınavlar, yarıyıl/yıl sonu bitirme sınavları ve telafi sınavları da yapılmaktadır.

Dul bir sekreterin iş görevleri, genel sekreterlik görevlerinden farklı değildir. Sekreterler genellikle şu sorumlulukları üstlenir: Randevu ve toplantıların düzenlenmesi. Telefon ve e-posta yönetimi. Dosya ve belgelerin düzenlenmesi. Müşteri ilişkileri. Ofis malzemelerinin yönetimi. Bu görevler, sekreterin çalıştığı şirketin sektörüne ve büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir.

Sekreter, diyalog kurarken aşağıdaki iletişim becerilerini kullanmalıdır: 1. Diksiyon ve Telaffuz: Net ve anlaşılır bir şekilde konuşmalı, doğru kelimeleri doğru telaffuz etmelidir. 2. Güler Yüzlü ve Nazik Olmak: Her zaman güler yüzlü, nazik ve hoşgörülü bir tutum sergilemelidir. 3. Profesyonel Dil Kullanımı: İş yerinde profesyonel bir dil kullanmalı, gereksiz argo veya samimiyetten uzak ifadelerden kaçınmalıdır. 4. Etkili Dinleme: İyi bir dinleyici olmalı, karşısındakini anlamaya çalışmalı ve gerektiğinde sorular sorarak doğru bilgiyi almalıdır. 5. Doğru Tonlama: Ses tonunu doğru şekilde ayarlamalı, ne çok yüksek ne de çok düşük bir ton kullanmalıdır. 6. Empati Kurma: Karşısındaki kişinin duygularını anlamaya çalışmalı ve ona destek olmalıdır. Bu beceriler, sekreterin iş yerinde etkili iletişim kurmasını ve işini daha başarılı bir şekilde yürütmesini sağlar.

Sekreterlik mesleğinde hem kadınlar hem de erkekler çalışabilir.

Ofis sekreteri, bir şirket veya ofisteki çeşitli idari görevleri yerine getiren kişidir. Başlıca iş görevleri şunlardır: Randevu ve toplantıların düzenlenmesi: Yöneticinin günlük akışını yönetmek ve değişiklikleri bildirmek. Telefon aramalarının yanıtlanması: Gelen aramaları cevaplamak, not almak ve ilgili kişilere iletmek. Yazışmaların düzenlenmesi: Ofis içi ve ofisler arası yazışmaları hazırlamak ve takip etmek. Müşteri yönlendirmesi: Gelen müşterileri karşılamak ve ilgili bölümlere yönlendirmek. Ofis malzemelerinin yönetimi: Stokları tutmak, sipariş vermek ve teslimatı raporlamak. Raporlama: Günlük, haftalık ve aylık iş raporları tutmak. Ayrıca, ofis sekreterleri, yöneticinin sağ kolu olarak iş toplantılarının, yemeklerin ve seyahatlerin organizasyonunda da görev alırlar.

A4 sekreterlik mekanizmasını takmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Sekreterliği açın: Sekreterliğin üst kısmındaki sıkıştırma mandalını açarak kağıtları yerleştireceğiniz alanı oluşturun. 2. Kağıtları yerleştirin: Sabitlemek istediğiniz kağıtları sekreterliğin içine yerleştirin. 3. Mandalı kapatın: Kağıtları sabitlemek için üstteki mandalı tekrar kapatın. Bu işlem, sekreterliğin sert yapısı sayesinde herhangi bir zemine ihtiyaç duymadan not almanızı sağlar.