Sayısallaştırma ve arşivleme işlemleri aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir: 1. Materyalin Hazırlanması: Arşivlenecek belgeler, zımba ve ataçlardan arındırılır, hasar görmüş olanlar onarılır ve belirli bir mantık sırasına göre dizilir. 2. Tarama: Belgeler, materyalin cinsine uygun tarayıcılarla bilgisayar ortamına aktarılır. 3. Görüntü İyileştirme: Taranmış görüntülerin kalitesini artırmak için algoritmalar uygulanır. 4. İndeksleme: Belgeler için arama ve tasnifleme kriterleri girilir (dosya numarası, müşteri adı, evrak tipi, tarih gibi). 5. Metadata Girişi: Belgelerin anahtar kelimelerle etiketlenmesi ve gerekli verilerin (barkod, OCR bilgileri) sisteme girilmesi sağlanır. 6. Kalite Kontrol: Olası hatalar tespit edilip düzeltilir. 7. Aktarma: Veriler, doküman arşiv sistemlerine kaydedilir ve süreç tamamlanır.