Arşivleme

Dosyalamada amaçlardan hangisinin daha önemli olduğu, organizasyonun ihtiyaçlarına ve önceliklerine bağlıdır. Ancak, dosyalamanın genel amaçları arasında şunlar bulunur: Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurulması. Evrakın aslına uygun zarar görmemesi. Emniyetli bir şekilde saklanması. Bürolarda evrak karmaşasının önlenmesi. Arşivleme için temel oluşturulması. Bu amaçlar arasında bir hiyerarşi belirlemek mümkün değildir.

Kültürel mirasın dijitalleşmesi, kültürel miras unsurlarının (eserler, belgeler, yapılar vb.) dijital teknolojiler kullanılarak sayısallaştırılması, korunması, depolanması ve yaygınlaştırılması sürecidir. Dijitalleşmenin sağladığı bazı avantajlar: Erişilebilirlik: Dijitalleşme, kültürel mirasa dünyanın her yerinden erişim imkanı sunar. Koruma: Dijital kayıtlar, eserlerin korunması ve restorasyonu için gerekli bilgileri sağlar. Eğitim ve farkındalık: Dijital araçlar, tarihi eserlerin ve olayların daha iyi anlaşılmasını sağlar. Sürdürülebilirlik: Dijitalleştirme, kaybolma riski olan nesnelerin sürdürülebilirliğini artırır. Dijitalleşme sürecinde kullanılan bazı teknolojiler: 3D tarama ve modelleme: Tarihi eserlerin dijital kopyalarını oluşturur. Sanal gerçeklik (VR) ve artırılmış gerçeklik (AR): Kültürel mirasın sanal ortamda sergilenmesini sağlar. Dijital arşivler ve veri tabanları: Geçmişe dair bilgilerin ve belgelerin saklanmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırır.

Mikrofilmin bazı kullanım amaçları: Depolama ve muhafaza: Fotoğrafları, planları, matbu yazıları ve yazı parçalarını kısaltılmış halde saklamaya yarar. Neşriyat: Bir bilginin orijinal kaynağı, örneğin bir gazete, mikrofilm haline getirilerek çoğaltılabilir. Arşivleme: Değerli ve nadir eserlerin yıpranmasını önler, büyük belgelerin taşınmasını ve farklı insanlarca incelenmesini kolaylaştırır. Veri güvenliği: Elektromanyetik dalgalardan ve diğer dış etkenlerden etkilenmez, uzun ömürlüdür. Maliyet avantajı: Ucuz ve seri bir şekilde çoğaltma imkanı sunar.

Eski Instagram yazışmaları, Instagram'ın kendi sunucularında 30 güne kadar saklanabilir, ancak bu süre kesin değildir. Yazışmaları geri getirmek için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: Veri indirme: Instagram, kullanıcıların tüm verilerini içeren bir dosyayı indirmelerine olanak tanır. Üçüncü taraf uygulamalar: Bazı uygulamalar, önbellek verilerini analiz ederek silinen mesajları geri getirebilir, ancak bu yöntemler güvenlik riskleri taşıyabilir. Bildirim geçmişi: Android 11 ve üzeri cihazlarda, silinen mesajların bildirimleri cihaz belleğinde kalabilir. Bu yöntemler her zaman kesin sonuç vermeyebilir ve mesajların tamamen geri getirilmesi mümkün olmayabilir.

HDD film dolumu süresi, harici harddiskin kapasitesine ve yazma/okuma hızına bağlı olarak değişir. USB 3.0 için ortalama dolum süreleri: 500 GB harddisk için 2-3 saat; 1 TB harddisk için 4-6 saat; 2 TB harddisk için 9-11 saat. USB 2.0 için ortalama dolum süreleri: 500 GB harddisk için 5-6 saat; 1 TB harddisk için 12-13 saat; 2 TB harddisk için 24-26 saat. Ayrıca, dolum süresi seçilen film arşivinin boyutuna da bağlıdır. Bu süreler, genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir; kesin süre için bir harddisk dolum hizmeti sağlayıcısıyla iletişime geçilmesi önerilir.

Defter ve belgelerin muhafaza süresi, farklı mevzuatlara göre değişiklik göstermektedir: Vergi Usul Kanunu (VUK) uyarınca: Defter ve belgeler, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle muhafaza edilmelidir. Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca: Defter ve belgeler, ticari davalarda delil olarak kullanılabilmesi için 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (5510 sayılı) uyarınca: İşveren ve iş yeri sahipleri, iş yeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılın başından başlamak üzere 10 yıl süreyle saklamalıdır. Ayrıca, bazı özel durumlarda (örneğin, yıllara sari inşaat işleri veya zararların mahsup edilmesi) defter ve belgelerin muhafaza süresi 5 yıldan daha uzun olabilir.

Gömlek dosya, incelenip iade edilmek üzere bilirkişiye veya başka mercilere gönderilen dosyaların aslı gelene kadar geçici olarak oluşturulan dosyadır. Ayrıca, gömlek dosya şu işlerde de kullanılır: Belgelerin korunması: İnce tasarımları ve hafif yapılarıyla alan tasarrufu sağlar, belgeleri düzenli şekilde saklar ve zarar görmelerini engeller. Arşivleme: Evrak, proje ve raporların arşivlenmesinde kullanılır. Okul ve ofis kullanımı: Ödevler, projeler ve önemli belgelerin saklanması için tercih edilir.

Dosya dolabı ve arşiv dolabı arasındaki temel farklar şunlardır: Kullanım Amacı: Dosya dolapları, belgelerin düzenli bir şekilde saklanması ve organize edilmesi için kullanılır. Arşiv dolapları, belge ve dosyaların uzun süreli saklanması için idealdir. Özellikler: Dosya dolapları, genellikle dikey veya yatay olarak iki çeşittir ve çekmeceli veya raflı olabilir. Arşiv dolapları, çekmeceleri bulunan, açılıp kapanır kapakları olan raflı dolaplardır. Güvenlik: Dosya dolapları, özel kilit mekanizmalarına sahip olabilir. Arşiv dolapları, kilitli kapaklara sahiptir, böylece içindeki belgelerin güvenliği sağlanır. Alan Tasarrufu: Arşiv dolapları, kompakt yapıları sayesinde alandan tasarruf sağlar. Bu farklılıklar, dosya dolaplarının günlük ofis malzemelerinin saklanması için, arşiv dolaplarının ise önemli belgelerin uzun süreli saklanması için tercih edilmesini sağlar.

PDF/A formatı, PDF belgelerini uzun süreli arşivleme için destekler ve farklı uyumluluk seviyelerinde çeşitli dosya formatlarını içerir. Desteklenen formatlar: PDF/A-1b: Belge Görünümü Seviye B uyumluluğu, temel gereksinimleri karşılar. PDF/A-1a: Seviye A uyumluluğu, erişilebilirliği artıran ek özellikler içerir: dil belirtimi, hiyerarşik belge yapısı, etiketli metin aralıkları ve resimler ile semboller için açıklayıcı metinler. PDF/A-2: JPEG 2000 görüntü sıkıştırması, saydamlık efektleri ve katmanlar için destek, OpenType yazı tiplerinin gömülmesi ve dijital imzaların korunması gibi yeni özellikler içerir. PDF/A-3: XML, CSV, CAD, kelime işleme belgeleri ve elektronik tablo belgeleri gibi rastgele dosya formatlarının PDF/A uyumlu belgelere gömülmesine olanak tanır. Ayrıca, PDF belgeleri PDF 1.3 - 1.7 gibi çeşitli Adobe PDF formatlarında da arşivlenebilir.

Ön muhasebe evraklarının saklanması için bazı öneriler: Elektronik ortamda saklama: Faturalar, fişler, çek ve senetler gibi önemli belgeler dijital arşiv sistemlerinde saklanabilir veya bulut tabanlı muhasebe yazılımları kullanılabilir. Fiziksel saklama: Belgeler, kategorize edilmiş klasörlerde, güneşin üstüne düşmediği ve nemden uzak güvenli bir yerde muhafaza edilmelidir. Süreli saklama: Ticaret Kanununa göre evrakların 10 yıl, vergi kanunlarına göre ise 5 yıl saklanması zorunludur. Saklanması gereken bazı evrak türleri: Resmi defterler: Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri, Ortaklar Pay Defteri vb.. Önemli belgeler: İmza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekaletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçeleri. Personel evrakları: Özlük bilgileri, sözleşmeler, işten ayrılış evrakları. İthalat evrakları. Tedarikçi faturaları. Demirbaş kayıtları ve garanti belgeleri.

Google Chrome'da arşivleme için birkaç yöntem bulunmaktadır: Sekme arşivleme: Üç dikey noktanın yanındaki adres çubuğundaki kutu simgesine tıklayarak sekmeleri bölünmüş kutularda arşivleyebilirsiniz. Veri dışa aktarma: Google Hesabınızda depolanan verileri indirerek arşivleyebilirsiniz. Yedekleme: EaseUS gibi dosya yedekleme yazılımları ile belirli aralıklarla otomatik yedekleme planlayarak verilerinizi koruyabilirsiniz. İş veya okul Google Hesabı kullanıcıları için bazı verilerin dışa aktarılamayabileceğini unutmamak gerekir.

Webarsiv terimi farklı bağlamlarda farklı anlamlara gelebilir. Webarşiv, Vikipedi'de bir modül adı olarak geçmektedir. Web Archive, uzantısı .war olan, web sitelerini ve bunların dağıtım bilgilerini içeren arşiv dosyalarını ifade eder. WebARŞİV, kurumların dijital arşivleme ihtiyaçları için tasarlanmış, web tabanlı ve düşük maliyetli bir arşiv yönetim sistemidir.

PDF/X-1a ve PDF/A arasındaki temel farklar şunlardır: PDF/X-1a: Renk Modeli: Renkler yalnızca CMYK veya spot renklerle tanımlanır ve ICC profillerini desteklemez. Etkileşim ve Medya: Yorum, form alanları, video ve JavaScript gibi etkileşimli öğeler içermez. Baskı Ayarları: Belgenin basıldığında nasıl görüneceğine dair bilgiler içerir. PDF/A: Kendi Kendine Yeterlilik: Belgenin doğru görüntülenmesi için gereken tüm kaynaklar (yazı tipleri, görüntüler vb.) dosyanın içinde gömülüdür. Etkileşim ve Medya: Multimedya, şifreleme ve hiperlinkler yasaktır. Uzun Vadeli Saklama: Yazılım veya teknolojideki değişikliklere rağmen belgenin tutarlı bir şekilde görüntülenebilmesini sağlar. Özetle, PDF/X-1a daha çok baskı için hazır dosyaların paylaşımı için uygunken, PDF/A uzun süreli arşivleme için uygundur.

RAR, "Roshal Archive" ifadesinin kısaltması olup, bir dosya sıkıştırma ve arşivleme uzantısıdır. .rar uzantısına sahip dosyalar, sıkıştırılmış halde bir veya daha fazla dosya saklayabilen veri kapsayıcılarıdır.

Office 365'te arşivleme yapmak için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: Outlook'taki "Arşivle" düğmesi. Exchange Online arşivleme. Saklama ilkeleri oluşturma. Arşivleme işlemi için aşağıdaki kaynaklar da faydalı olabilir: cozumpark.com'da Office 365'te arşivleme özelliğinin nasıl etkinleştirileceği açıklanmıştır. serkanduran.com.tr'de, Office 365 Outlook'ta online arşivleme ve ekstra 50 GB depolama alanı oluşturma adımları verilmiştir. youtube.com'da, Office 365'te çevrimiçi mail arşivleme özelliğinin açılması ve kural oluşturulması hakkında bir video bulunmaktadır.

Karışık arşivin ne işe yaradığı hakkında bilgi bulunamadı. Ancak, arşivin genel olarak ne işe yaradığı hakkında bilgi verilebilir. Arşiv, kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucunda oluşan belge ve kayıtların saklandığı yerdir. Arşivin bazı işlevleri şunlardır: Belgelerin korunması. Erişime hazır tutma. Tarihî ve hukuki değer. Araştırmalara katkı.

Zip dosyası, bir veya daha fazla dosyayı sıkıştırarak depolamak için kullanılan bir dosya formatıdır. Zip dosyasının kullanım amaçları: Dosya boyutunu küçültme. Dosya düzenleme ve organizasyon. Veri paylaşımı. Zip dosyaları, Windows, macOS, Linux ve mobil işletim sistemleri gibi birçok platformda kullanılabilir.

Kartoteks, ofis ve iş yerlerinde klasör, belge ve evrakların düzenli bir şekilde saklanması ve sınıflandırılması için kullanılan çekmeceli veya raflı depolama sistemleridir. Kartotekslerin bazı kullanım amaçları: Evrak yönetimi: Dosya, belge ve klasörleri depolayarak kaybolmalarını önler ve kolayca erişilebilir hale getirir. Düzen ve verimlilik: Ofis düzenini sağlar, zamandan tasarruf eder ve iş süreçlerinde verimliliği artırır. Veri güvenliği: Belgeleri fiziksel ve dijital zararlardan koruyarak veri güvenliğini artırır. Farklı sektörlerde kullanım: Kütüphanelerde kitapların ve yayınların katalog bilgilerini saklamak, hastanelerde hasta kayıtlarını tutmak, okullarda öğrenci kayıtlarını düzenli tutmak gibi çeşitli sektörlerde kullanılır.

Müzik arşivini saklamanın birkaç yolu: iTunes Match ile senkronizasyon. Bulut depolama. Yerel depolama.

Arşivden çıkarılan e-postalar, genellikle gelen kutusuna geri gönderilir. Örneğin, Gmail'de arşivlenen bir e-postayı bulmak için sol tarafta yer alan "Diğer" seçeneğine tıklanıp "Tüm Postalar" seçeneği seçilmelidir. Ancak, arşivleme politikaları ve uygulamaları, organizasyonun ihtiyaçlarına ve yasal gerekliliklere bağlı olarak değişebilir.