EBYS yazışmalarında kullanılan bazı ifadeler şunlardır: Sayı ve tarih: EBYS tarafından otomatik olarak verildiğinden, sistem haricinde bir evrak numarası kullanılmaz. İlgi, ilişik ve ekler: Yazı içinde belirtilir ve sisteme dosya olarak eklenir. Gizli belgeler: Çok gizli, gizli, özel gibi güvenlik kodları kullanılır. Onay akışı: Hiyerarşik kurallara uygun olarak yapılır, amir atlanarak onay akışı oluşturulmaz. Elektronik imza: Belgelerin güvenliği ve yasal geçerliliği için kullanılır. Kayıtlı elektronik posta (KEP): Elektronik postanın nitelikli şeklini ifade eder.