Resmi yazışmada 10 temel ilke şunlardır:
- Büyük Harf Kullanmama: Yazışmalarda büyük harflerle yazmaktan kaçınılmalıdır, bu bağırmak olarak algılanabilir 1.
- Yazım Kurallarına Dikkat Etme: Cümlelerin başlarına büyük harfle başlanmalı ve yazım kurallarına uyulmalıdır 12.
- Profesyonel E-posta Adresi Kullanma: Kurumsal yazışmalarda şirket mail adresi kullanılmalıdır 1.
- Konu Kısmını Doldurma: E-postanın içeriği ile ilgili anlaşılır bir konu belirlenmelidir 12.
- Farklı Yazı Formatları Kullanmama: Genellikle Calibri veya Arial fontu ve 11 ya da 12 punto büyüklüğü tercih edilmelidir 13.
- Yazışma Dilini Seçme: Kurumsal dilde yazışmaktan vazgeçilmemelidir 14.
- Alıcı Adreslerini Dikkatlice Seçme: İlgili kişileri alıcı olarak seçmek ve e-posta metnini kontrol ettikten sonra adresleri belirlemek önemlidir 1.
- Ekleri Düzenleme: Eklenen dosyaların adları önceden düzenlenmeli ve boyut küçültülmelidir 1.
- Geri Bildirim Verme: Hatalı bir mail alındığında geri bildirimde bulunulmalıdır 1.
- İmzalama: İmzada ad, soyad, görev ve telefon numarası gibi bilgiler yer almalıdır 1.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: