Savunma tutanağı hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler: Tarih ve saat: Tutanak, tarih ve saatle başlar ve yine tarih ve saatle biter. Şahit: Mümkünse iki şahit bulunmalı, yoksa bir şahit yeterli olur. Kağıt düzeni: Tutanak, kağıdın tek yüzüne yazılmalı, silinti veya kazıntı olmamalıdır. Yazıcı: Tutanak, aynı kalemle ve aynı kişi tarafından yazılmalıdır. Vukuat günü: Tutanak, olayın gerçekleştiği gün içinde tutulmalıdır. Devamsızlık durumu: İşe devamsızlık nedeniyle tutulan tutanakta, personel şahitler huzurunda aranarak işe neden gelmediği sorulmalı ve cevabı tutanağa yazılmalıdır. Birden fazla sayfa: Birden fazla sayfaya ihtiyaç varsa, üst kısma sayfa numarası eklenmeli ve her sayfa paraflanmalıdır. Savunma talep formu, işverence personelden yazılı savunma talep etmek için hazırlanır. Bilgisayar ortamında veya başka biri tarafından yazılan savunmalar geçerli kabul edilmez.