Savunma tutanağı hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlık ve Tarih: Tutanak başlığı, kağıdın ortasına ve büyük harflerle yazılır. 2. Olayın Niteliği: Suçun veya yaşanan olayın niteliği yazılarak belirtilir. 3. Detayların Verilmesi: Yaşanan olaya dair detayların verilmesi, tutanağın kullanılabilmesini kolaylaştırır. 4. Zaman ve Mekan Bilgisi: Suçun veya olayın meydana geldiği zaman ve mekana dair bilgilere yer verilmelidir. 5. Deliller: Varsa, suç veya olaya dair deliller tutanağa eklenmeli ve nasıl elde edildikleri yazılmalıdır. 6. İmza: Tutanak, olaya tanık olan veya tutanağı düzenleyen kişiler tarafından imzalanmalıdır. Savunma yazısı ise şu şekilde hazırlanmalıdır: 1. Başlık ve Tarih: Savunmanın hazırlandığı tarih sağ üst köşeye yazılır. 2. Hitap: Savunmanın hazırlandığı şirketin ilgili kurumuna hitap edilerek başlanır. 3. Savunma Konusu: Savunmanın hangi olay veya ihlal ile ilgili olduğu açıkça belirtilir. 4. Açıklama: Olayın nasıl geliştiği, savunmayı yapan kişi tarafından nasıl algılandığı ve ilgili durum hakkında açıklamalar eklenir. 5. Gerekçeler ve Belgeler: İddiaları çürütmek veya açıklığa kavuşturmak için sunulabilecek gerekçeler ve ilgili belgeler belirtilir. 6. İmza ve Bilgi: Savunmanın sonunda "Bilgilerinize sunarım" cümlesi ve sağ alt köşeye isim, soy isim ve imza eklenir.