ODTÜ'de akademik personel, mail atarken aşağıdaki adımları izlemelidir: 1. Mail Adresi: Mail adresi, öğrencinin isim ve soy isminden oluşmalıdır, nickname kullanılmamalıdır. 2. Konu Başlığı: Mailin içeriğini özetleyen ciddi bir başlık seçilmelidir (örneğin: '… Ders Ödevi', 'Spss Sonuçları', 'Makale Planı'). 3. Hitap: Maillere 'Sayın Hocam' veya 'Sayın Ad-Soyad' şeklinde saygılı bir hitap ile başlanmalıdır. 4. Kendini Tanıtma: Öğrenci, ad-soyad, üniversite, bölüm ve kaçıncı sınıf olduğunu yazarak kısaca kendini tanıtmalıdır. 5. Metin: Mailin içeriği kısa, net ve en doğru şekilde aktarılmalıdır, yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine dikkat edilmelidir. 6. Ek İstek: Mailin sonuna doğru hocadan ne istendiği açıkça ifade edilmelidir (örneğin: 'Müsait olduğunuz bir zaman diliminde bana dönerseniz çok sevinirim'). 7. Kapanış: Mail, 'Saygılarımla', 'İyi Günler Dilerim', 'İyi Çalışmalar Dilerim' gibi kapanış cümleleri ile bitirilmelidir.