Hocaya mail yazarken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Konu başlığı: İçeriği özetleyen, ciddi ve açıklayıcı bir başlık kullanılmalıdır. Hitap şekli: "Sayın Hocam" veya "Sayın Prof. Dr. ..." gibi saygılı ve resmi hitaplar tercih edilmelidir. Kendini tanıtma: Eğer hoca kişiyi tanımıyorsa, ad-soyad, üniversite, bölüm ve sınıf bilgisi verilerek kısa bir tanıtım yapılmalıdır. İçerik: Mail kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. Talep: Mailin sonunda, istenenler net bir şekilde belirtilmelidir. Kapanış: "Saygılarımla", "İyi çalışmalar dilerim" gibi ifadelerle mail sonlandırılmalıdır. Örnek bir mail yapısı şu şekilde olabilir: > "Sayın Prof. Dr. Ayşe Yılmaz, > > Merhabalar. Ben Ankara Üniversitesi Tarih Bölümü 4. sınıf öğrencisi Zeynep Demir. Bitirme tezim için Osmanlı arşiv belgelerine dair önerilerinizi rica etmekteyim. Uygun olduğunuzda kısa bir görüşme şansı bulabilirsem çok mutlu olurum. > > Saygılarımla, > Zeynep Demir".