• Buradasın

    Arşiv yönetim sistemi nasıl çalışır?

    Yazeka

    Arama sonuçlarına göre oluşturuldu

    Arşiv yönetim sistemi belgelerin dijitalleştirilmesi, saklanması, organize edilmesi ve erişilmesi süreçlerini otomatikleştiren yazılım çözümleridir 4.
    Çalışma prensibi şu adımlardan oluşur:
    1. Belgelerin Dijitalleştirilmesi: Tarayıcılar veya doküman yönetim yazılımları kullanılarak, kağıt üzerindeki veriler dijital dosyalara dönüştürülür 13.
    2. Dokümanların Depolanması: Dijitalleştirilmiş belgeler, merkezi bir veritabanında veya bulut tabanlı bir depolama alanında saklanır 13.
    3. Arama ve Erişim: Belgeler, anahtar kelime aramaları, etiketleme ve meta veriler kullanılarak aranabilir ve erişilebilir hale getirilir 13.
    4. Doküman Yönetimi: Belgelerin düzenlenmesi, güncellenmesi ve sürüm kontrolü yönetilir 1.
    5. Yedekleme ve Kurtarma: Düzenli yedekleme işlemleri yapılır, böylece veri kaybı durumunda belgeler hızlı bir şekilde geri yüklenebilir 13.
    Bu sistemler, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını, alan tasarrufu sağlanmasını ve iş süreçlerinin verimliliğini artırmayı amaçlar 13.
    5 kaynaktan alınan bilgiyle göre:

      Yanıtı değerlendir

      5 kaynak

      1. enfobilisim.com
        1
      2. guvenliarsivleme.com
        2
      3. doxagon.com
        3
      4. bilisim.turksat.com.tr
        4
      5. haberdenizli.com
        5

    Konuyla ilgili materyaller

    Dijital arşiv için hangi program kullanılır?

    Dijital arşiv için kullanılabilecek bazı programlar şunlardır: 1. M-Files: Kullanıcı dostu arayüzü ve gelişmiş özellikleriyle öne çıkan bir belge yönetim yazılımı. 2. DocuWare: Belgelerin dijitalleştirilmesi, düzenlenmesi ve paylaşılması için ideal bir çözüm, bulut tabanlı depolama ve OCR desteği sunar. 3. eFileCabinet: Şifreli depolama, mobil erişim ve hızlı belge tarama gibi özellikler sunan, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygun bir program. 4. OpenText: Kurumsal seviyede belge yönetimi ve dijital arşivleme çözümleri sunar, büyük veri yönetimi ve analitik raporlama özellikleri içerir. 5. Google Workspace (Drive): Belgelerin düzenlenmesi ve saklanması için yaygın olarak kullanılan bir bulut çözümü, paylaşım ve iş birliği araçları sunar. Program seçimi yaparken, ihtiyaçlar, bütçe, kullanıcı sayısı ve mevcut sistemlerle uyumluluk gibi faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir.
    5 kaynak

    Dijital arşivleme ne işe yarar?

    Dijital arşivleme çeşitli faydalar sağlar: 1. Güvenlik: Dijital belgeler şifrelenebilir ve parola korumalı olabilir, bu da onları kağıt belgelerden çok daha güvenli hale getirir. 2. Erişilebilirlik: Dijital belgelere internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir, bu da bilgi paylaşımını ve başkalarıyla işbirliği yapmayı kolaylaştırır. 3. Maliyet Etkinliği: Kağıt belgelerin saklanması için gereken fiziksel depolama alanı ve personel ihtiyacı azalır, bu da maliyetleri düşürür. 4. Veri Yedekleme: Dijital belgeler yedeklenebilir ve birden çok yerde saklanabilir, bu da felaketlerden kaynaklanan kayıp riskini azaltır. 5. Arama ve Dizinleme: Dijital belgeler aranabilir ve dizine eklenebilir, bu da belirli bilgilerin daha hızlı ve kolay bulunmasını sağlar.
    5 kaynak

    Arşivleme yöntemleri kaça ayrılır?

    Arşivleme yöntemleri üç ana kategoriye ayrılır: 1. Kronolojik Arşivleme: Belgelerin tarih sırasına göre düzenlenmesini sağlar. 2. Alfabetik Arşivleme: Belgelerin isim, konu veya başlık gibi alfabetik ölçütlere göre sınıflandırılmasını içerir. 3. Konu Bazlı Arşivleme: Belgelerin içeriğine veya konusuna göre kategorilere ayrılmasını sağlar.
    5 kaynak

    Arşiv yönetmeliği nasıl hazırlanır?

    Arşiv yönetmeliği hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Arşiv Mekanlarının Oluşturulması: Kurum veya kuruluşun merkez teşkilatında "Kurum Arşivi", taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise "Merkezi Arşiv"ler kurulmalıdır. 2. Dosya Kodu ve Dosyalama: Belgelerin dosya kodları, kurumsal dosya planına göre belirlenmeli ve belgeler dosyalama kurallarına uygun olarak saklanmalıdır. 3. Belgelerin Devri: İşlemi tamamlanmış belgeler, her yılın ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilmelidir. 4. Arşivlerde Düzenleme: Belgeler, işlem gördükleri yapıya uygun olarak asli düzenleri bozulmadan muhafaza edilmeli ve yerleşim planları oluşturulmalıdır. 5. Ayıklama ve İmha: Ayıklama ve imha komisyonları kurularak, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler belirlenmeli ve imha listeleri hazırlanmalıdır. 6. Elektronik Arşivler: Elektronik ortamda bulunan belgeler, erişim, saklama ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulmalıdır. Bu süreçte, TS13212 numaralı "Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi" standardı dikkate alınmalıdır.
    5 kaynak

    Dijital arşiv yönetim sistemi nedir?

    Dijital arşiv yönetim sistemi, dijital formattaki bilgilerin (metin, görüntü, ses ve video gibi) sistematik bir şekilde toplanması, korunması, düzenlenmesi ve erişilebilir hale getirilmesi ile ilgilenen bir disiplindir. Bu sistemin temel bileşenleri şunlardır: 1. Belge Dijitalleştirme: Kağıt ve mikrofilm gibi analog formattaki belgelerin dijital formata dönüştürülmesi. 2. Meta Veri Yönetimi: Belgelerin arama ve erişimi kolaylaştırmak için tarih, yazar, konu gibi meta verilerle etiketlenmesi. 3. Veri Depolama ve Güvenlik: Dijital arşivlerin güvenli ve dayanıklı veri depolama sistemlerinde saklanması. 4. Erişim ve Yönetim: Yetkili kullanıcıların dijital arşivlere erişebilmesi ve belgeleri yönetebilmesi için gerekli altyapı ve araçların sağlanması. Dijital arşiv yönetim sistemi, verimliliği artırır, yasal uyumluluğu kolaylaştırır ve kurumsal hafızayı korur.
    5 kaynak

    Derneklerin arşivleme sistemi nasıl yapılır?

    Derneklerin arşivleme sistemi, aşağıdaki adımları içeren bir süreçle kurulur: 1. Belgelerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması: Hangi belgelerin dijitalleştirileceği belirlenir ve belgeler kategorilere ayrılır. 2. Tarama ve Dijital Formata Dönüştürme: Belgeler, yüksek kaliteli tarayıcılar kullanılarak dijital formata dönüştürülür ve PDF, TIFF veya JPEG gibi uygun formatlara aktarılır. 3. Dijital Belge Yönetim Sistemi Seçimi: Belgelerin düzenlenmesi, etiketlenmesi, metin araması ve güvenli depolanması için bir Dijital Belge Yönetim Sistemi (DBYS) seçilir. 4. Veri Güvenliği ve Yedekleme: Dijital arşivin güvenliği için şifreleme, güvenlik duvarları ve düzenli yedeklemeler yapılır. 5. Düzenli Bakım ve Güncelleme: Eski veya gereksiz belgelerin düzenli olarak silinmesiyle arşivin temiz kalması sağlanır. Bu süreç, derneklerin verimliliğini artırır, yasal uyumluluğu sağlar ve kurumsal hafızayı korur.
    5 kaynak

    Arşiv ve belgelik aynı şey mi?

    Evet, "arşiv" ve "belgelik" aynı şeyi ifade eder. Her iki terim de, belge ve yazıların saklandığı yeri tanımlamak için kullanılır.
    5 kaynak