• Buradasın

    Derneklerin arşivleme sistemi nasıl yapılır?

    Yazeka

    Arama sonuçlarına göre oluşturuldu

    Derneklerin arşivleme sistemi, aşağıdaki adımları içeren bir süreçle kurulur:
    1. Belgelerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması: Hangi belgelerin dijitalleştirileceği belirlenir ve belgeler kategorilere ayrılır 12.
    2. Tarama ve Dijital Formata Dönüştürme: Belgeler, yüksek kaliteli tarayıcılar kullanılarak dijital formata dönüştürülür ve PDF, TIFF veya JPEG gibi uygun formatlara aktarılır 2.
    3. Dijital Belge Yönetim Sistemi Seçimi: Belgelerin düzenlenmesi, etiketlenmesi, metin araması ve güvenli depolanması için bir Dijital Belge Yönetim Sistemi (DBYS) seçilir 12.
    4. Veri Güvenliği ve Yedekleme: Dijital arşivin güvenliği için şifreleme, güvenlik duvarları ve düzenli yedeklemeler yapılır 12.
    5. Düzenli Bakım ve Güncelleme: Eski veya gereksiz belgelerin düzenli olarak silinmesiyle arşivin temiz kalması sağlanır 1.
    Bu süreç, derneklerin verimliliğini artırır, yasal uyumluluğu sağlar ve kurumsal hafızayı korur 2.
    5 kaynaktan alınan bilgiyle göre:

      Yanıtı değerlendir

      5 kaynak

      1. doxagon.com
        1
      2. enfobilisim.com
        2
      3. aidango.com
        3
      4. megep.meb.gov.tr
        4
      5. istekirtasiye.com
        5

    Konuyla ilgili materyaller

    Arşiv çeşitleri nelerdir?

    Arşiv çeşitleri şu şekilde sınıflandırılabilir: Kurum tarafından oluşturulma şekline göre: Devlet Arşivleri: Devlet kurumlarının işlemleri sonucu oluşan evrak ve belgelerin toplandığı arşivler. Şehir (Kent) Arşivleri: Bir şehrin yerel kültür mirasını yansıtan belge, yayın, kitap, fotoğraf, harita gibi malzemelerin toplandığı arşivler. Bucak (Nahiye) Arşivleri: Bir bucak içindeki kuruluşların işlemleri sonucu ortaya çıkan evrak ve belgelerden oluşan arşivler. Noter Arşivleri: Noterlik işlemleri sonucu oluşan belgelerin toplandığı arşivler. Dini Arşivler: Cami, medrese, kilise gibi dini kurumların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin toplandığı arşivler. Özel Arşivler: Devlet veya yarı devlet kuruluşu olmayan kişi veya kuruluşların arşivleri. Oluşturulma şekline göre: Görsel ve İşitsel Arşivler: Film, kaset, CD, DVD gibi basılı olmayan görsel ve işitsel materyallerden oluşan arşivler. İkonografik Arşivler: Resim, gravür, fotoğraf gibi malzemelerden oluşan arşivler. Kartografik Arşivler: Harita, plan ve kroki gibi kartografik malzemelerden oluşan arşivler. Diğer: Hastane Arşivleri: Hastanelerin faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin toplandığı arşivler. Gazete ve Dergi Arşivleri: Gazete ve dergilerin yayınlanmış her sayısının bulunduğu arşivler. Kurumsal Arşivler: Kurumların kendi bünyelerinde, yasal gereklilikler veya kurumsal hafıza oluşturmak amacıyla tuttukları arşivler.
    5 kaynak

    Arşiv imha tutanağı nasıl hazırlanır?

    Arşiv imha tutanağı şu şekilde hazırlanır: 1. İmha Listelerinin Hazırlanması. İmha edilecek malzeme için, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içindeki tarih ve sıra numarası ile dosya planı esas alınarak iki nüsha imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 2. Kesinlik Kazanması. Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. 3. Tutanak Düzenlenmesi. İmha işlemi, iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 4. Saklanması. İmha listeleri ve tutanakları, aidiyetleri göz önüne alınarak gruplandırılır. Nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.
    5 kaynak

    Arşivleme neden önemlidir?

    Arşivlemenin önemli olmasının bazı nedenleri: Yasal uyum: Belgelerin yasal olarak belirlenen süreler boyunca saklanması zorunludur. Kurumsal bellek: Arşivlenmiş veriler, şirketin geçmişteki projelerini ve iş süreçlerini yansıtan bir kurumsal hafıza işlevi görür. Risk yönetimi: Düzenli arşivleme, doğal afetler veya siber saldırılar gibi felaket anlarında veri kaybını minimize eder. Verimlilik ve tasarruf: Dijital ortamda saklanan belgeler, alan tasarrufu sağlar ve korunan verilere hızlı ve kolay bir şekilde erişilmesi verimliliği artırır.
    5 kaynak

    Arşiv hizmetleri yönetmeliği kimlere uygulanır?

    Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve arşivlik malzemeler için uygulanır. Kapsamı: 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamındaki kurum ve kuruluşları kapsar. 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1. maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları içerir. Uygulanmadığı Kurumlar: İl özel idareleri, belediyeler ve bağlı kuruluşları bu yönetmeliğin kapsamı dışındadır.
    5 kaynak

    Arşiv yönetmeliği nasıl hazırlanır?

    Arşiv yönetmeliği hazırlanırken aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Amaç ve Kapsam Belirleme: Yönetmeliğin amacı ve kapsamı açıkça tanımlanmalıdır. 2. Dayanak Oluşturma: Yönetmelik, ilgili mevzuat hükümlerine dayandırılmalıdır. 3. Tanımlar Yapma: Yönetmelikte geçen terimlerin tanımları yapılmalıdır. 4. Belgelerin Düzenlenmesi ve Korunması: Belgelerin dosyalanması, saklanması ve güvenliği için kurallar belirlenmelidir. 5. Ayıklama ve İmha İşlemleri: Ayıklama ve imha işlemleri için yöntemler ve prosedürler tanımlanmalıdır. 6. Uygulama ve Denetim: Yönetmeliğin nasıl uygulanacağı ve denetim mekanizmaları belirlenmelidir. Örnek bir arşiv yönetmeliği için "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" veya "MASKİ Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliği" incelenebilir.
    5 kaynak

    Arşiv kutusu yerine ne kullanılır?

    Arşiv kutusu yerine kullanılabilecek bazı alternatifler şunlardır: Poşet dosyalar. Askılı dosyalar. Plastik klasörler. Karton klasörler. Ayrıca, üçgen arşiv kutuları ve metal kutular da arşiv kutusu yerine kullanılabilir. Alternatifin seçimi, kullanım amacına ve kişisel tercihlere göre değişiklik gösterebilir.
    5 kaynak

    Arşivleme yöntemleri kaça ayrılır?

    Arşivleme yöntemleri genellikle üç ana kategoriye ayrılır: 1. Kronolojik Arşivleme: Belgelerin tarih sırasına göre düzenlenmesini sağlar. 2. Alfabetik Arşivleme: Belgelerin alfabetik düzene göre sınıflandırılmasını sağlar. 3. Konu Bazlı Arşivleme: Belgelerin içeriğine veya konusuna göre kategorilere ayrılmasını sağlar. Ayrıca, fiziksel (geleneksel) arşivleme ve dijital (sanal) arşivleme olarak iki temel yöntem daha bulunmaktadır. Bazı kaynaklarda hibrit arşivleme yöntemi de yer alır; bu yöntem, hem dijital hem de fiziksel arşivleme tekniklerinin bir arada kullanılmasını ifade eder.
    5 kaynak