Arşiv ve belge arasındaki temel farklar şunlardır:
- Arşiv: Arşiv, sahip olduğu arşiv değeri taşıyan belgeleri koruma ve hizmete sunma sorumluluğunu yerine getiren, bilgi-belge merkezidir 1. Arşiv belgesi ise, idari ve/veya entelektüel kullanımı nedeniyle korunan belgedir 1.
- Belge: Genel anlamda, bir şahıs, kurum veya kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen, gelecekte kullanılabilecek ve kanıt niteliği taşıyabilecek her türlü kaydedilmiş bilgidir 15. Resmi belge ise, hukuki, tarihi ve içerik yönünden kanıt değeri taşıyan ve genellikle kurum bünyesinde tutulan belgedir 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: