Dernek kongre tutanağı hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Hazırlık: Kongre gündeminin ve ilgili arka plan materyallerinin önceden incelenmesi, gerekli araçların (dizüstü bilgisayar, not defteri, kalem) temin edilmesi. 2. Not Alma: Kongre sırasında, tartışmalar ve alınan kararlar hakkında net ve özlü notlar alınması. 3. Tutanakların Düzenlenmesi: Notların gözden geçirilmesi ve tutarlı bir özet oluşturulması, başlıklar ve madde işaretleri kullanılması. 4. Ayrıntıların Kaydedilmesi: Tarih, saat, yer ve katılımcılar gibi ilgili tüm ayrıntıların, ayrıca tartışılan önemli konuların, kararların ve eylem öğelerinin kaydedilmesi. 5. Eylem Öğeleri: Sorumlu taraf ve tamamlama için son tarih dahil olmak üzere, atanan tüm eylem öğelerinin listelenmesi. 6. İnceleme ve Dağıtım: Tutanakların doğruluk ve eksiksizlik açısından gözden geçirilmesi, düzeltmelerin yapılması ve tüm katılımcılara dağıtılması. 7. Takip: Kongredeki eylem öğelerinin takip edildiğinden ve derhal tamamlandığından emin olunması. Ek olarak, kongre tutanağının dernek tüzüğüne ve yasal düzenlemelere uygun olması gerekmektedir.