Derneklerin arşivleme sistemi, aşağıdaki adımları içeren bir süreçle kurulur: 1. Belgelerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması: Hangi belgelerin dijitalleştirileceği belirlenir ve belgeler kategorilere ayrılır. 2. Tarama ve Dijital Formata Dönüştürme: Belgeler, yüksek kaliteli tarayıcılar kullanılarak dijital formata dönüştürülür ve PDF, TIFF veya JPEG gibi uygun formatlara aktarılır. 3. Dijital Belge Yönetim Sistemi Seçimi: Belgelerin düzenlenmesi, etiketlenmesi, metin araması ve güvenli depolanması için bir Dijital Belge Yönetim Sistemi (DBYS) seçilir. 4. Veri Güvenliği ve Yedekleme: Dijital arşivin güvenliği için şifreleme, güvenlik duvarları ve düzenli yedeklemeler yapılır. 5. Düzenli Bakım ve Güncelleme: Eski veya gereksiz belgelerin düzenli olarak silinmesiyle arşivin temiz kalması sağlanır. Bu süreç, derneklerin verimliliğini artırır, yasal uyumluluğu sağlar ve kurumsal hafızayı korur.