Proforma fatura hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Başlık: Belgenin üst kısmına "Proforma Fatura" başlığı eklenmelidir. 2. Şirket Bilgileri: Firma adı, logo ve iletişim detayları yazılmalıdır. 3. Fatura Numarası ve Tarihi: Benzersiz bir fatura numarası ve düzenleme tarihi eklenmelidir. 4. Müşteri Bilgileri: Alıcının adı, şirket adı, adresi ve iletişim bilgileri yazılmalıdır. 5. Ürün veya Hizmet Detayları: Satılacak malların veya hizmetlerin açıklaması, miktarları, birim fiyatları ve toplam fiyatlar listelenmelidir. 6. Ek Maliyetler: Nakliye, taşıma, vergiler ve diğer ek ücretler eklenmelidir. 7. Ödeme Şartları: Ödeme yöntemi, vadesi ve herhangi bir özel koşul belirtilmelidir. 8. Sevkiyat Bilgileri: Nakliye yöntemi, tahmini teslimat tarihi ve farklı bir adres varsa shipping address eklenmelidir. 9. Ek Bilgiler: Kullanılan para birimi, proforma faturanın geçerlilik süresi ve ilgili notlar eklenmelidir. 10. Son Kontrol ve Onay: Tüm bilgilerin doğruluğu kontrol edilmeli ve fatura onaylanmalıdır. Hazırlama araçları olarak muhasebe yazılımı, Excel veya Google Sheets gibi elektronik tablolar veya online fatura jeneratörleri kullanılabilir.